【ARTERIAモバイルシステム】患者様の待ち時間を減らし、業務効率化とペーパーレス化を推進│医療法人社団松和会 池上総合病院 様

導入の背景電子カルテを導入しても、紙管理から脱却できず

当院では、地域のクリニックからの紹介で来院された方なども含めて、毎日の外来患者数は800～900名。初めて当院にかかる時は、クリニックからの紹介状を示し、問診票や診療申込書を記入します。

また、昨今の新型コロナウイルス感染症対策で、すべての外来患者様が検温、体調、発熱の有無等を申告する新型コロナウイルス対応問診票も新たに必要となりました。当院ではすでに電子カルテを導入済ですが、問診票や同意書は依然として患者様に紙の用紙へ手書きで記入をお願いしていました。

その後、受付職員が確認し、スキャンして電子カルテに紐づけをする流れです。このため、電子カルテによりペーパーレス化が進んでいるのにも関わらず、問診票や同意書に関しては紙のファイリングが必要、という状況が続いており、問診票のペーパーレス化も検討することとしました。さらに、当院内で複数の科を受診する場合でも、科ごとに問診票を記入する必要があり、患者様の負担もファイリングする紙も増え、効率化を阻んでいました。

導入の目的電子化により患者様受け入れ体制が充実し、業務も効率的に

そこで、患者様の待ち時間を短縮し、ペーパーレス化を推進するために、問診票の電子化が急務となりました。問診票を電子化することでペーパーレス化が実現し、ファイリングの必要がなくなります。

また、初診時の症状などをデータとして集め、分析することも可能になります。さらに、電子カルテと紐づけた問診票により、ドクターもモニター上で内容を確認でき、効率化が図れます。それにより患者様の待ち時間も短縮でき、新型コロナウイルス感染症対策として、感染リスクの削減にも繋がります。

そういった観点で同業他社のシステムと比較検討を行い、ARTERIAモバイルシステムの問診・文書機能の導入を決めました。まず、小児科と歯科口腔外科で2020年11月から運用を開始しました。

導入のポイント従来の手書き書類のイメージをそのまま継続できる、ARTERIAの文書機能

電子問診票を検討していた時に国際モダンホスピタルショウで知ったのが、WorkVisionのARTERIAモバイルシステムでした。これからリリースする開発中の製品を、当院の運用に合わせた形で構築できる、という提案が決め手となりました。特に注目したのはiPadで入力可能な「問診機能」と、従来の手書き書類のイメージをPDFでそのまま運用できる「文書機能」です。

ARTERIAの文書機能は、従来の紙イメージを継続でき、記入する患者様も後処理をする職員も、違和感なく移行することができます。またiPadの利用は、今後入院関係書類や各種同意書など、問診票以外での利用も容易に拡大できることが期待されます。

さらにワークビジョンは、私たちの要望にも柔軟に提案していただき、共に創り上げていく手応えも充分でした。実際に対応も迅速で、新型コロナウイルス禍にあっても、想定以上に早く導入することができました。

今回は10台のタブレットを導入し、患者様の来院状況に合わせて2つの診療科で融通し合っています。また、電子問診に変えたのは、従来の一般的な問診票、新型コロナウイルス対応問診票で、利用頻度が少ない特殊な文書は、従来通り紙で運用しています。これらの電子化への切り替えは、状況を見ながら検討していく予定です。

導入の効果幅広い年代の患者様が違和感なく対応

現在は小児科や歯科口腔外科のみ導入。タブレットなどの電子機器に慣れた若い世代だけではなく、ご年配の方も違和感なく使用されています。特に新型コロナウイルス対応問診票は、これまですべての外来患者様が紙に記入していましたが、電子問診導入科では紙のファイリングの必要がなくなり、書類管理の効率化が図れました。

また、これまで歯科口腔外科では、受付と診察室が離れているため、患者様が診察時に問診票を携行して、医師に示していましたが、電子問診運用後は、受付で確認するとすぐに電子カルテに紐づけられるので、医師が診察前に問診票を確認することが可能となり、効率的な診察が可能になりました。

加えて、電子問診運用を機に、問診票の内容も検討。現在の診察内容に合わせて質問事項を整理したり、各診療科に合わせたシェーマ図(身体部位の絵図)の取込もできるため、より使いやすい内容に変更することができました。この観点から見ても、電子問診運用は継続的な質改善活動の一環となり得ていると考えています。

今後の展望さらなる拡大を早期に、幅広く

当面の目標は、全25診療科とともに、登録文書の種類を増やし、病院全体でペーパーレス化することです。先行する2診療科の運用状況を見て、改善点に対応しながら、早期に全診療科に導入し、業務効率化を推進したいと考えています。

また、将来的に患者様のスマホやタブレットでも電子問診ができるようになれば、来院前に問診ができ、院内滞在時間をさらに短くすることができます。また、地域のクリニックで作成した紹介状を、患者様のスマホやタブレットで撮影し、電子問診票と連携できれば、これも業務の効率化になります。今後もさまざまな可能性を検討していきたいと考えています。