ワークフローシステム導入事例

プロフィール

働き方改革に対応する業務効率化の手段のひとつとして、ペーパーレスが注目を集めています。従来のペーパーレス化の最終目標は、紙資料をデータ化することによる「エコ」や「コスト削減」とされていましたが、現在はペーパーレス化を目指す過程での「ワークスタイル改革による生産性向上」が注目されています。

会社名:
株式会社リサ・パートナーズ
所在地:
東京都港区港南2-15-3
URL:
https://www.risa-p.com/

「働き方改革」という大きな流れの中、株式会社リサ・パートナーズ様がワークフローシステムで実現した「ペーパーレス」と「生産性向上」のポイントをご紹介します。

導入の背景

働き方改革の実現に向けて稟議運用のICT化を推進

我が社では事業の拡大と共に、各部門が起票する稟議書のボリュームが増加していました。稟議書の内容は、契約承認の申請、リース申請、出張届や交通費の申請など、部門により多岐に亘ります。

従来は紙の稟議書を回付するスタイルであったため、回付遅延の発生、業務量が多いなどの課題が発生していました。その課題を解決するために、稟議書のシステム化を進めることとしました。

業務分析を進める中で、承認者の外出に起因した回付の遅延、台帳転記や申請部門からの問い合わせ対応に多くの時間が割かれる等が、改善すべきテーマとして抽出されました。

そこで、働き方改革の実現に向けた取り組みとして、稟議運用業務のICT 化を検討した結果、株式会社WorkVision(ワークビジョン)の提案するワークフローシステム「AgileWorks」を採用することといたしました。

導入の目的

クラウド型APIを利用した「駅すぱあとWebサービス」との連携へ

「AgileWorks」は、紙に記入するような直観的なオペレーションでした。従来の申請フォームをWebブラウザでそのまま表現できることで、業務の流れを変えることなくスムーズに稟議を運用することができ、最適なワークフローシステムであると判断しました。

導入後、社内のあらゆる申請業務が効率化されましたが、交通費申請では「駅すぱあと」を経路検索機能として連携させ効率化させました。

「駅すぱあと」のシステム連携サービスのうち、ワークフローシステムを止めることなく最新の経路情報の利用が可能な「駅すぱあとWebサービス」を現在は採用しています。

交通費申請は駅すぱあとWebサービスを利用

導入ポイント

最新経路情報を利用した交通費精算業務を実現

ワークビジョンの提案は、事前に定期券の区間をワークフローで申請する機能を利用することで、「AgileWorks」にユーザー毎の定期経路情報を登録し、経路検索機能である「駅すぱあとWebサービス」との連携で定期区間を反映した精算業務を行うことでした。定期区間の運賃が控除された最新の交通費が申請でき、また鉄道会社の運賃改定時もデータ更新などの対応作業は不要です。

ワークフローシステムと駅すぱあとWebサービスとの連携で定期区間を反映した精算業務を実現

導入の効果

ワークビジョンのWebサービス連携構築ノウハウを高く評価

ワークフローの活用による交通費精算の電子化は、申請者の確認作業と、経理部門の集計・仕訳・会計システムへの入力業務の負担を軽減し、精算業務の効率化を実現するものでした。

承認ルートと進捗状況の可視化、ペーパーレス化による印刷コストと保管スペース削減、会計システムとのデータ連携による決算の早期化など、業務効率化だけではなく意思決定のスピード化を実現するシステムであることを確信しました。

株式会社リサ・パートナーズ様

システムの導入により、各部門からの承認状況の問い合わせがなくなったことで、担当者の業務負荷が軽減されました。また、詳細な条件で対象書類を簡単に検索できるなど、システムを導入した効果は業務のスリム化と効率化、また内部統制の強化を可能としました。弊社は、ワークビジョンのWebサービス連携構築ノウハウを高く評価しています。

今後の展開

システム効果で得た業務のスピードアップを企業活動に反映

ワークフローシステムを活用することで、経費精算や経費申請の自動化はもちろん、データ連携の統合管理による申請の精度アップや、以前の申請書の流用による時短化が実現しました。

今後もICTによる業務効率化を図ることで、働き方改革への取り組みを加速すると共に、システム効果で得た業務のスピードアップとレベルアップを企業活動に反映させていきます。

パンフレットダウンロード

本ページでご紹介の記事がPDFファイルでダウンロードできます。必要事項を入力して送信してください。ご入力いただきましたメールアドレス宛にパンフレットのダウンロードURLをお送りします。

※この記事は2019年10月に取材した内容を元に構成しています。 記事内における数値データ、組織名、役職などは取材時のものです。

関連ソリューション

関連事例



事例紹介

コラム

セミナー・イベント

セミナー・イベント一覧