電子サインによるペーパーレス化で個人情報管理の厳格化と医療DXを推進

医療業界は、患者さんの機微な情報を取り扱うため、個人情報保護法の厳格化によって管理する紙書類が少しずつ増え、煩雑になってきていました。それに伴い、印刷・コピー・スキャン・保管などの作業が多く発生するようになり、クラークさんの業務負荷が徐々に重くなってきました。
さらに世間的に医療DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が推奨されており、病院内でも紙から脱却し、デジタル化を推進する動きが活発になってきていました。

他業界で電子サインによるペーパーレス化や効率化が実現している例もあり、医療業界でも電子サイン（医療同意書）を利用してペーパーレス化を進めることで、業務負荷を軽減する方法を病院内で検討されるようになりました。

電子カルテを利用しているため、紙で取得した各種書類をデジタル化しておくという手間が発生していました。
印刷、記入、コピー、スキャン、保管という作業があり、その中では紙の受け渡しも発生するため、作業時間だけではなく物理的に移動する時間もありました。更に、同意書のチェック漏れなどが発生した場合、再度記載してもらうなど、病院側にも患者さん側にも負荷がかかっていました。

このように業務負荷が大きくかかった環境下で、同意書をはじめとした大量の書類を取り扱うことによってヒューマンエラーが発生するリスクが高まるため、個人情報推進委員会から個人情報のある書類をより厳格に管理するように指示が出ており、早急に対策を検討していかなければいけませんでした。
また、業務負荷がかかることによって人材が流出していく可能性もあり、人材定着の観点からも業務効率化を進めていく必要がありました。

人材定着、業務効率化のために電子サインに対応したシステムを探しているとARTERIA AXIA モバイルシステムを見つけました。
早速、詳しく話を聞いてみると、電子カルテとの連携実績があり、診療予約や問診票への対応も想定された魅力的なシステムでした。
加えて、タイムスタンプだけではなく、筆跡鑑定も可能で、電子署名が法的に有効なものでした。他の会社の電子サインの話も聞いてみましたが、法的な有効性が十分に確認できず不安が残るもので、そちらとは残念ながらご縁がありませんでした。
また、その他にも一括署名機能もあり、患者さんに何度も署名を書いてもらう手間を減らせることもプラスでした。
他の病院への導入事例からペーパーレス化の効果も確認でき、機能面、将来性、実績の面からWorkVision（ワークビジョン）のARTERIA AXIA モバイルシステムで電子サインを導入することにしました。

ARTERIA AXIA モバイルシステムの電子サインを導入したことで、紙書類への対応が大幅に削減されました。同意書の取得時には、一括署名機能を使って、いくつもの同意書に一括で電子サインが可能になり、患者さん、職員含め何度も行っていたサインが不要になりました。
これは平均7～8枚くらい、多いと十数枚あった同意書へのサインが一括でできるようになったため、1年間で3,439回の患者署名の削減を実現し、大幅に患者さんの手間を軽減しました。
それだけではなく、同時にチェック機能を使うことで、チェックを忘れていた書類などをすぐに確認できるようになり、一度取得した書類に再度サインをもらうこともなくなり、患者さんと職員の負担が軽減しました。取得した同意書はそのまま電子カルテに取り込まれるため、スキャンの手間もいらなくなり、当然同意書の事前印刷などの作業も発生しなくなりました。また、後で書類の修正が必要になった場合は、履歴を呼び出して対応できるのでスムーズに編集が可能です。

現場に導入するときも難しい作業がなく、直感的に操作できるため、慣れるのも早く、業務負荷が軽減されたため、導入してよかったという声も聞こえてきます。また、電子サインにすることで、年配の方が対応できるか懸念はありましたが、ペンで書くという動きは変わらないため、どうしても電子機器を受け付けない方以外は問題なく利用できています。

セット文書で登録しているため、事前準備の手間はかかりますが、全体で見ると業務効率は上がってきており、1診療科の年間約5,900枚の紙の削減ができているため、それに付随する印刷、記載、スキャン、保管の時間が大幅に削減できました。

これからは、これまで以上に人材不足に悩む時が来るかもしれないので、 医療DXには積極的に取り組んでいきたいと考えています。
今はまだできませんが、将来的には患者さんに渡す書類をすべて電子交付にすることや、病院にいなくてもできることをデジタル化することによって解決し、患者さんの病院来訪や滞在時間の負荷などを軽減したいです。
また、現在は利用する診療科も限られており、同意書については消化器内科の検査同意書のみなので、対象の診療科や書類を増やすことで、更なる紙の削減や業務効率化ができると考えています。
今後も、セット組の手間だけではなく、様々な面で病院業務の効率化をしてくれることをARTERIA AXIAモバイルシステムに期待しています。