【人事給与勤怠システム】医療現場のペーパレス化で業務効率化と時間短縮を実現│社会福祉法人 恩賜財団 済生会滋賀県病院 様

導入の背景医療充実のために職員を大量に雇用し、組織が大きく変化

当院は、ドクターヘリやドクターカーを配備する救命救急センターだけでなく、災害拠点病院として専門的な訓練を受けたDMAT（災害派遣医療チーム）を遠隔地の災害にも派遣しています。
また、関連施設である済生会守山市民病院や、特別養護老人ホーム淡海荘、介護老人保健施設ケアポート栗東、訪問看護ステーションだけでなく、地域医療支援病院として地域のクリニックや医療機関と連携し地域完結型医療を推進しています。

がん医療においては、済生会滋賀県病院がんセンターを設立し、手術支援ロボットや外来化学療法センター、リニアックなどの放射線治療設備を兼ね備えた高度な集学的がん治療を行っており、「地域がん診療連携支援病院」としての役割を担うために設備や人員の強化をしています。

患者さんに満足いただける総合病院として発展していけるよう救急医療、がん医療、医療介護連携を推進し、地域支援医療の更なる充実を目指すため、積極的に雇用を行い、2004 年に650 人ほどだった職員が2020 年には1,000 人を超えました。

導入の目的システムを活用した事務作業の効率化が急務に

職員数の増加に伴い、従来の煩雑化した書類の運用方法では事務作業の業務負荷が大きく、申請業務の処理にも時間がかかっていましたが、システム導入によって処理の簡略化や申請時間の短縮、業務効率化が可能になりました。

また、職員は24 時間365 日稼働しているため、一人ひとりの働き方に対応した事務処理を実現することで働き方改革を進め、職員のES（Employee Satisfaction=職員の満足度）向上を目指しています

導入のポイントペーパーレスによる業務効率化とセキュリティを重視

システムを新しくする際に各種申請業務の簡易化だけではなく、web 給与明細の導入、年末調整の電子化などを一緒に実現できるかを重視していました。

他ベンダーからクラウドソリューションの提案などもいただきましたが、センシティブな情報を取り扱うためセキュリティ面の不安があり、重視した要件が実現可能でセキュリティ面、コスト面の条件も満たしているワークビジョンが提案するソリューションを導入することにしました。

導入の効果ペーパーレスによる大幅な業務負荷軽減と時間短縮を実現

申請業務をワークフロー化することで、申請する側も承認する側も大幅に業務負荷を軽減することができました。 職員は曜日や時間に関係なく自分の都合の良い時間に申請ができ、承認する側も書類での捺印・回付をすることが無くなり業務に集中して取り組めるようになると同時に、申請事項の発生から承認完了までの時間が大幅に短縮できました。

Web 明細の導入により給与明細配付の数日前から行っていた印刷、封入作業がなくなり、業務時間を平準化することで、業務負荷の軽減をすることができました。

時間外申請も職員全員合わせると月間10,000 件以上あったため、申請だけではなく書類の管理に非常に時間がかかっていましたが、ワークフロー化によって管理業務が簡易化されました。

今後の展望更なるES 向上に向けて業務効率化を目指す

患者さんに少しでも良い医療を提供するためには職員のES 向上が必要です。
そのために、適切な勤務管理や事務処理の簡素化による業務負荷の軽減をしていかなければいけません。

今後もペーパーレス化を進めながら、少しでも職員の負担がかかりにくい運用をできるようにしていきます。
また、医師の働き方改革に注目が集まっています。システム化・データ化を進めることで現状を把握しやすくし、働きやすい環境を整えていく基盤づくりができればと考えています。