PDF文書機能と電子カルテシステムの連携で
ペーパーレス化と院内業務の効率化、医療DXを実現
｜社会医療法人 河北医療財団 河北総合病院 様

2025年7月に新病院への移転を控えている中で、これを機に病院全体で医療DXを進めようと専用のチームを立ち上げて、各々の部署から意見を集めていました。その中で業務のDX化は重要なテーマの一つで、特に紙媒体の削減および削除は大きな課題として挙げられていました。 加えて、新病院では、9階までの縦同線やサテライトクリニックを含めた横動線があり、紙運用を行った場合には人の動きが多く発生することが予想されるため、ペーパーレス化の重要性が非常に高まっていました。

ペーパーレス化の一環として、河北総合病院では電子カルテは既に導入していましたが、その他にも病院内にさまざまな紙の書類があり、時間が限られている中で、すべてを同時に進めることは難しく、どこから進めるかを決める必要がありました。そこで相談や検討を重ねた結果、病院側も患者さん側もメリットが大きく、影響範囲が大きい電子サインを推進することになりました。
また、河北総合病院では、地球環境保全を重視しており、そういう意味でもペーパーレス化は非常に重要なテーマでした。

電子サインを推進する目的は、事前準備の効率化、書類管理の効率化、患者さんの負荷軽減、印刷関連コストの削減、環境保全があります。紙の運用では、印刷・セット組みといった事前準備作業や、記載後の書類のスキャン作業、原本の保管作業や廃棄作業が多く発生します。
入院の事前案内を患者さんに行った場合、紙の書類を一度持ち帰っていただき、入院当日に再度持ってきていただく必要がありました。期間が空いてしまうため、当日忘れてこられる方もおり、その場合再度印刷し、お渡しして確認いただくなどの手間が双方に発生していました。こういった患者さんにも余分にかかる負担を軽減してあげたいという想いもありました。

また、紙運用による事務作業のコストだけではなく、紙自体の費用やプリンターの維持費、トナー代も継続的に発生し、健全な経営とより質の高い医療の提供をするために紙媒体の削減は必要でした。このコストを削減していくことで、同時に環境保全にもなるため、病院の理念の実現にも繋がっていきます。

システム選定において、紙の削減と業務効率化をする目的から考えると、データの呼び出し・保存管理が容易なこと、電子カルテと連携がしやすいこと、メンテナンスの労力がかからないことが重要でした。その他にも、導入がスムーズにできることも選定項目として重視しました。そこで、目的に合うシステムを見つけるために各メンバーに展示会などに参加してもらい、情報収集を進めていく中で、WorkVisionのARTERIA AXIA モバイルシステムを見つけました。
ARTERIA AXIA モバイルシステムは、利用中の電子カルテと連携が可能で、さらに現状の電子カルテに存在する文書をそのまま活用できました。そのため、大きな運用変更やメンテナンス作業に時間と労力がかからないところが非常に魅力的でした。

また、他のシステムは画面上で電子サインできる範囲が限られていましたが、ARTERIA AXIA モバイルシステムは画面設定の自由度が高く、利用者の操作性が高かったのもよかったです。機能とは別ですが、導入を検討する際にさまざまな要望を出しましたが、否定せず、まずは一緒に可能性を探ってくれることも非常にうれしかったです。

システムの導入を検討する際に、いくつかの意見が院内から出てきましたが、意見があるということは「興味がある証拠」なので、その意見を一つ一つ吸い上げて一緒に解決していきました。最終的には、いくつかのサービスと比較しましたが、機能全体が他のサービスより優れており、加えて機能の将来性・拡張性を感じ、WorkVisionのARTERIA AXIA モバイルシステムを導入することに決定しました。

まずはiPad10台を導入し、一部の診療科の問診表や一部検査のチェックリストのみでスモールスタートしました。
最初は利用範囲が限られていたためiPadが余っている状態でしたが、使っていくうちに医事課が使用対象を積極的に広げてくれました。翌年度には追加でiPad20台を導入し、現在では合計30台での運用になっています。
使用対象は、全診療科の外来問診表・診療申し込み票・脳血管造影検査の同意書 が対象に加わり、今では月あたり約5,000枚の紙削減に成功しました。紙運用の時にはあった事前準備作業やスキャン作業、原本管理などの労力と時間と費用も削減し、医事課の窓口からは紙の補充がなくなり楽になったという声も出ており、紙削減と業務効率化が実現できています。

また、保存機能が優れており、修正情報も残しながら一時保存機能や上書き修正ができるため、一時的な患者さん本人の同意と後日家族の方からの同意取得なども可能で、煩雑な書類管理を簡単に行うことができます。入院時など3か月先の予約を取ることもありましたが、電子で対応できるため、書類管理が病院側も患者さんもなくなり負担が軽減されました。
懸念点だった高齢の方のiPad利用も、サポートなく自分で書けるケースも多く、スムーズに紙から電子への移行ができています。
電子カルテとの連携に関しては、ARTERIA AXIA モバイルシステムに入力した情報を電子カルテにそのまま返すことができるため、非常に簡単に運用できている。紙運用の場合は、診察時などはファイルを見てから患者を呼んでいたため、そこで初めて問診票を見ることができましたが、今では診察室に入る前に情報を見ることができ、スムーズに診察ができるようになりました。

メンテナンス面では、電子カルテとの連携によって非常に手間がかからず運用できています。現在5名で管理していますが、基本は電子カルテをメンテナンスすれば自動反映できため、ARTERIA AXIA モバイルシステム自体はほとんどメンテナンスフリーで利用しており、新規で何かが発生しない限り月に１～2日触るくらいで運用ができています。

現在、ARTERIAは問診表等の外来部門において多く対応しておりますが、ARTERIAの強みを最大限に活かして各同意書関連はすべてARTERIA対応にしたいと計画しております。それが実現すれば、紙の削減・時間と労力の効率化・大型プリンターの削減・医療の質向上といった一石何鳥もの効果を目指しております 。
また、その他の業務もシステムに任せられる業務はシステムに任せ、属人的な仕事を減らしていきたいです。特に今後の人口減少・労働者の減少を考えるとシステムの利用は必要です。ただ、システムを入れたとして質を落とさない運用にしていかなければいけないと考えています。