電子サインと電子カルテを連携し、業務効率化と月間1,000枚のペーパーレス化を実現

医療業界の潮流として医療DXが推奨されており、医療DX推進体制整備加算の整備や、それ以外にもさまざまな方向で推進されています。

小山記念病院は、もともと設備投資による効率化には前向きなこともあり、医療DXを推進していくという経営方針を掲げ、徐々に院内の電子化を進めてきていました。
ただ、電子カルテなど一部の医療機関向けシステムは導入していましたが、まだまだ病院内には多くの紙が残っており、それによって発生する業務も多く、院内の負担になっていました。

依然として同意書の印刷、患者さんへの紙の手渡し、管理といった事務作業や紙媒体の移動、保管が残っており、ペーパーレス化を進めながら業務を人からシステムやツールに置き換えることで、業務効率化を図っていく必要がありました。

また、業務の効率化だけではなく、紙に関係する費用も削減したいというのも理由の一つでした。
単純な紙そのものの費用だけではなく、トナーやプリンターの維持費など付帯する費用が発生しており、これらを抑えていくことで、病院内の無駄な支出の削減を目指しました。

電子サインの検討で重視したポイントは２つありました。
一つ目が、ローカル環境下の電子カルテと連携できることです。ローカル環境にある電子カルテは、他システムとの連携が難しいため悩んでいました。
電子カルテと電子サインのシステムを連携無しで運用しても意味がないため、この問題に対応できなければ、検討もできません。
この点、ARTERIA AXIAモバイルシステムは、利用中の電子カルテとの連携実績があり、ローカル環境との接続も問題なくできました。

二つ目が、システムの将来性・拡張性です。
まずは、限られた部署・書類で始め、将来的に他の部門でも使用していきたいとも考えていました。
部門ごとに少しずつ求められる機能も異なるため、将来性・拡張性は非常に重要です。
ARTERIA AXIAモバイルシステムは、機能面の将来性・拡張性もありますが、
画面のデザインも紙のように利用できるため、初めて操作する人にも受け入れられやすく、他部署への展開もしやすそうでした。

また、導入の相談をしている際のWorkVisionの担当者の対応が良かったのも一因です。質問への返信も早く、新しいシステムの導入を安心して任せることができると感じました。電子カルテとの連携実績もあり、将来性・拡張性も期待できたため、ARTERIA AXIAモバイルシステムの導入を決めました。

現在は、事務部門における入院で使用する書類等を紙運用から切り替え、電子サインシステムを活用した電子署名で運用しています。主に入院手続き時の書類お渡し・記入漏れや案内忘れの軽減・紙の削減に寄与しており、入院同意書、床頭台同意書、室料差額同意書の3種類だけで狭い範囲の利用状況ですが、月間1,000枚以上の紙を削減し、発生する費用を抑えることができています。
紙に関連する一連の費用だけではなく、紙を運用することで発生する一連の業務負荷も同時に軽減することができています。

操作面では、導入前にも職員に操作を体験してもらい好評でしたが、実際に導入した後も混乱なく運用できています。
患者さんも紙に近い画面のため抵抗感なく記入してくれています。
新たなシステムを導入する場合、導入準備の負荷や操作慣れの負荷だけではなく、システムを維持するための管理・メンテナンスの負荷も発生します。
ただ、この電子サインシステムは、特定の書類のフォーマットを追加・更新するときに発生する作業はありますが、日々の管理はなく、基本的にメンテナンスフリーで運用できており、余分な負荷はかかっていません。

また、導入時に重視した電子カルテの連携ですが、非常にスムーズに連携できています。
入院の受付時にARTERIA AXIAモバイルシステムに登録すると、すぐに電子カルテに反映されるため、人や紙の移動もなくなり、スムーズに確認ができるようになりました。

これから医療DXがより一層推進され、人からシステムに置き換わる時が来るので、その時代に向けて準備をしていきたいと考えています。
現在は、ARTERIA AXIAモバイルシステムの使用する範囲の拡大を調整・確認しており、検査の問診や病棟スタッフの業務効率化を図るためタブレットの増台などを検討しています。
電子署名で出来る範囲は院内でシステムの統一化を図りたいと考えており、準備が出来次第、部門横断的に進めていきたいです。
この電子サインシステムはもっと利用できる機会が多いと考えており、WorkVisionとは二人三脚で導入当初の想定以上に活用するとともに、よりよい機能があれば積極的に導入し、人でなければできない業務に集中できる環境を作っていきたいと思います。