月間3,200部の帳票をペーパーレス化。
｜社会医療法人 頌徳会 様

当会では、ARTERIAを導入する以前、紙の帳票を扱うことによるさまざまな課題がありました。

まず、病院では、次の日に来院の予定がある患者様のために問診票などの必要書類を印刷して準備する必要がありました。また、当日は患者様からサインをいただいた後、その書類をスキャンしてデータ化し、電子カルテと連携するという作業も発生していました。これらは毎日必ず行わなければいけない業務として事務員の負担になり、同時に「スキャンする」という工程では取り込みのミスや間違いが発生するリスクもありました。

そして、介護施設では、入居者様の契約時に、冊子で契約書を準備していました。数十ページにも及ぶ分厚い契約書を入居者様用と施設用の2部製本し、それぞれに署名や割り印をしてお互いに1部ずつ持っていたのです。そのため、施設の事務室の棚には大量の契約書がズラッと並んでいて「なんとかしたい」という声が現場だけでなく経営層からもあがっていました。

ARTERIAを導入したことで、以前は紙で用意しなければならなかった多くの帳票をタブレットで準備し、記載できるようになりました。そのため、先述した「次の日に来院の予定がある患者様のための帳票準備」の作業は丸ごとなくなり、事務員の作業負荷は大幅に軽減されました。帳票はすでに患者様ごとに電子カルテと連携されているので、別の患者様の情報を登録してしまうといった人的ミスが起こる心配もありません。ARTERIAにより、病院と介護施設、全5拠点で月間3,200部の帳票電子化を実現できました。

事務員のなかでは「うまく使えるか心配」といった声もありましたが、導入する前にWorkVisionの技術担当者さんが当院に来て直接システムの使い方の説明をしてくれました。システムとしても非常にシンプルなので事務員は違和感なく使えているようです。また、患者様は高齢の方も多いですが、「タブレットになったら使いづらくなった」といった声は特にいただいておらず、私たちもホッとしています。

また介護施設の契約書については、ARTERIA導入により、電子契約で完結できるようになり、ペーパーレス化が飛躍的に進みました。分厚い原本を棚に並べて保管していた従来の方法に比べて確認作業もとても簡単。電子カルテで検索すれば誰でも確認でき、管理しやすくなりました。

もうひとつ、ARTERIAで特に有効に使われているのがタブレットでのカメラ機能です。来院された患者様の保険証の情報を取り込むという業務が劇的に簡素化されました。以前は印刷機でコピーをし、その紙をスキャンし、データ化して電子カルテと連携させるという方法で毎回手間がかかっていました。データ化するためにわざわざコピーをするという工程…とても非効率ですよね。この作業が、ARTERIAならタブレットで撮影するだけで完了します。現場でとても評判が良く、フル活用されています。