経費精算システムのメリット5つとデメリット3つ｜
選び方はどうする？

経費精算は、すべて手作業で行なうとかなりの手間がかかる大変な作業ですが、経費精算システムを導入すれば、経費精算にかかる手間やリスクの改善が期待でき、内部統制の強化にもつながります。また、多くの企業が、働き方改革のひとつとして経費精算システムを使用し、残業時間の見直しや業務の改善を行なっています。このように、経費精算システムは社員にとっても会社にとっても、さまざまなメリットがあります。では、具体的にどのような利点があるのか、経費精算システムの5つのメリットをご紹介します。

システムのメリット1：社外から申請することも可能

経費精算システムを導入すれば、経費精算をアプリで行なうことも可能になります。その場合は、外出先からスマートフォンで申請することができます。また、移動中や隙間時間に申請できるので、経費精算にかかっていた時間を大幅に短縮でき、空いた時間を業務に充てることができます。

システムのメリット2：レシートの撮影だけで申請できる

経費精算を行なうには、経費精算書を記入し、レシートを一枚ずつ添付して経理担当者に提出する必要があります。しかし、経費精算システムを利用すれば、レシートを撮影して送るだけで申請完了です。RPAの自動仕訳機能により、日付や支払先、使用金額などが自動的に入力されるので、記入の手間が省けるうえに記入ミスの心配もありません。また、経理担当者にとっては、社員が提出した経費精算書の確認作業や、記入ミスを指摘する手間を省くことができます。

システムのメリット3：電子マネーと連携するシステムもある

電子マネーが普及している近年では、経費を電子マネーで支払うことが多々あります。しかし、電子マネーで支払うと領収書をもらい忘れることが多く、改めて領収書をもらうにしても手間がかかってしまいます。しかし、電子マネーと連携する経費精算システムでは、使用した時点で自動的に経費が申請されるので領収書は必要ありません。また、これにより不正な申請を防ぐことができるというメリットもあります。そして、経理担当者は電子マネーが何に使用されたのかということや、交通経路などを調べる必要がなくなり、業務の負担を大幅に減らすことができます。

システムのメリット4：領収書の紛失防止

経費精算の申請に使う領収書は、社員が自分で管理する必要があります。なくしてしまった場合は申請を受理されず、自腹を切って経費を支払う可能性も考えられます。しかし、経費精算システムは電子帳簿保存法に対応しているので、領収書を自身で管理する必要がありません。つまり、ペーパーレス化することによって、領収書を紛失するリスクを減らすことができます。

経費精算システムを導入することで業務の改善に大きな期待ができますが、若干ながらデメリットも存在します。経費精算システムを導入する際には、経費精算システムを活用できるよう、事前にデメリットを把握してしっかりと対策を取りましょう。では、どのようなデメリットが存在するのか、3つのデメリットをご紹介します。

システムのデメリット1：社員への共有に時間を要することもある

経費精算システムを導入した後、社員への共有に手間取る可能性があります。慣れ親しんだ制度から新しい制度へ変わるので、経費精算システムを理解し、慣れるまでに時間を要します。電子化に苦手意識を持っている社員への共有は時間がかかることが考えられます。導入の際には、社員へ共有するための研修体制やマニュアルなども整えておきましょう。

システムのデメリット2：導入目的を明確にしておかないとコストがかかる

経費精算システムの導入費には大きなコストがかかります。それだけでなく維持費も必要になりますので、決して安価なものではありません。経費精算システムを導入すれば、経費精算を効率よく行なうことができますが、導入費や維持費を上回る生産性を生み出せるかを検討してから導入しましょう。販売元の経費精算システムの提供会社に、費用対効果について相談しておくのも対策のひとつとして有効です。

この記事では、経費精算システムのメリットとデメリット、選び方について解説してきました。メリットとデメリットを理解したうえで会社に合った経費精算システムを導入し、経費精算の申請をスムーズにしましょう。