帳票の保存はどうする？
帳票の保存方法3つと保存期間2つを解説！

会社では一年ごとに確定申告をおこないますが、帳票はその際にも使われます。しかし、申告が終わったからと言って、帳票を廃棄してはいけません。帳票には作成義務だけではなく、保存義務があるからです。だからと言って、適当な方法でいつまでも保存していると、無意味に保管場所を圧迫するだけではなく、管理も煩雑になってしまいます。帳票の保存方法や保存期間を正しく理解し、適切に管理できるようにしましょう。

国税庁（帳簿書類等の保存期間及び保存方法）

帳票の保存方法3つ

帳票というと紙のイメージがありますが、現在はペーパーレスが進み、さまざまな方法で保存ができるようになりました。紙での保存以外に、電子データ、マイクロフィルム、スキャンなどでの保存も可能です。今回は、主な保存方法を3つご紹介します。注意すべき点や、メリット、デメリットを把握したうえで、適切な保存方法を選択するようにしましょう。

帳票の保存方法1：原則的に紙での保存が必要となる

帳票は原則として紙での保存が必要です。パソコンの会計ソフトなどで帳票を作成していたとしても、出力して紙媒体で保存しなくてはなりません。紙での保存のメリットとしては、ITリテラシーに関係なく帳票の作成・閲覧ができる、見やすい、通信障害や停電の影響を受けないといった点が挙げられます。その反面、保管場所を圧迫する、管理が煩雑になる、紙の消費が増えてコストがかかるといったデメリットもあります。

帳票の保存方法2：電子データ保存は3ヶ月前に税務署に申請書を提出

ペーパーレス社会への移行にともない、帳票の保存方法の緩和化も図られています。1998年に電子帳簿保存法が制定され、電子データでの保存が認められるようになりました。電子データで帳票の保存をおこなう場合は、帳簿の備え付けを開始する日の3カ月前までに、指定の承認申請を所轄の税務署に提出することが必要となります。手書きの帳票と同じく、Excelなどでひな型を作り、社内で共通した形式とします。

国税庁（電子帳簿保存法関係）

帳票の保存方法3：契約書・領収書などはスキャナ保存も可能

2005年に電子帳簿保存法が改正され、手書きの書類をスキャンして保存することが可能になりました。電子データ保存と同じく、指定の承認申請書を開始する日の3カ月前までに所轄の税務署に提出することが必要となります。ただし、スキャナ保存できる帳票の種類は限られています。契約書、領収書、請求書、納品書、注文書、見積書などがスキャナ保存の対象となります。

帳票の保存期間2つ

帳票の保存期間は会社法、税法で定められています。この2つの法律によって、保存義務が定められている帳票の種類や保存期間が異なりますので、注意が必要です。どの帳票でも10年間保存しておけば問題ありません。

帳票の保存期間1：法人税法上の保存期間

法人税法上では、帳票類はすべて7年間保存しておくことが義務づけられています。ただし、欠損金額が生じている場合は、欠損金額を10年間繰り越すことが可能で、黒字となった場合には過去の欠損金額を控除することができます。欠損繰越控除をすると、課税所得を減らせるため節税につながります。しかし、その欠損金額が正確なものかどうかを証明する手段として、欠損金額が生じた年度の帳票は10年間保存しておかなくてはなりません。