クラウド会計ソフトとは？
メリット・デメリットや選び方について解説

クラウド会計ソフトとは、パソコンにインストールする従来型の会計ソフトと異なり、サービス提供元のサーバにアクセスし、インターネット上で会計ソフトの機能を利用することができるサービスです。
クラウド会計ソフトの主要な機能には、以下のようなものがあります。

伝票入力・仕訳

振替や入金、出金などの取引の伝票入力を行う基本機能です。
サービスによっては、仕訳や勘定項目の提案を自動で行ってくれるものなどもあります。

帳票の作成・出力

伝票入力されたデータから、現金出納帳、仕訳帳、総勘定元帳など各種帳票を自動で作成することができます。

入金・支払管理

請求に対して正しく入金されているかの入金管理や、支払管理表の作成や取引先などへの振り込みなどの支払管理を自動化できます。

決算

貸借対照表や損益計算書など、決算に必要な決算報告書を作成することができます。更にシステムによっては、電子申告・電子納税に対応しているものもあります。

経営分析

月別推移や昨年対比、キャッシュフローなどのデータを出力でき、会計数値に基づいた経営状態分析を行いやすくなります。

データ連携

銀行やクレジットカードの情報や他の社内システムとデータ連携できる機能を持つシステムもあります。

バックアップ機能

クラウド会計のデータはクラウドサーバ上に保存されるため、万一パソコンが壊れてしまっても、保存してきたデータは失われません。

スキャン機能

スキャナやスマートフォンのカメラ機能を使って、領収書の内容を読み込める機能が搭載されたシステムもあります。

クラウド会計ソフト導入のメリット

クラウド会計ソフトを活用することにより、会計業務の遂行において様々なメリットがあります。

場所やデバイスを問わずアクセス可能になる

クラウド会計ソフトはパソコンにソフトウェアをインストールする必要がないため、インターネットに接続できるデバイスがあれば、どこからもアクセス可能です。更にスマートフォンやタブレットなど、パソコン以外のモバイル端末からでもアクセスが可能で、外出先などからでも業務を行うことができます。

バージョンアップ不要で最新版ソフトを利用できる

法改正対応を含むシステムのアップデートはサービス提供者側で行うため、利用者側は手間をかけずに常に最新版のソフトを利用できます。

データ連携による業務効率化ができる

サービスによっては、インターネット銀行口座やクレジットカードとの連携を行えるものもあり、データ入力の手間を大幅に軽減することが可能です。また、経費精算や給与計算など、他の社内システムとのデータ連携が可能なサービスもあり、バックオフィス全体の業務効率化を推進できます。

経営状況の把握に役立つ

システムに登録されたデータをリアルタイムで集計、分析できるため、迅速に経営状況を確認し、経営判断に活かすことができます。

電子帳簿保存法改正に対応

スキャン機能をもつシステムを利用すれば領収書の電子データ保存ができるため、保存電子帳簿保存法改正への対応としても効果的です。

クラウド会計ソフト活用のデメリット

非常に便利なクラウド会計ソフトですが、いくつか注意が必要となる点も存在します。

システム利用のために通信環境が必須である

システムを利用するためにはサーバにアクセスする必要があるため、インターネットに接続されていないと作業ができません。接続が不安定な環境やシステム障害が起こった際などには、作業に支障がでてしまうリスクがあります。

継続的にコストがかかる

パソコンにインストールして使用するタイプの会計ソフトには買い切りタイプも多いですが、クラウド会計ソフトは月額利用料を払って使用するタイプが中心となります。したがって、導入時の初期コストだけでなく、継続的に運用コストがかかることをあらかじめ考慮して予算を決める必要があります。

インタフェースが変わる可能性がある

クラウド会計ソフトは常に最新版のソフトを使用することが可能ですが、アップデート時に機能やインタフェースが変わってしまうこともあります。その際は、新たな操作に慣れる必要が出てきます。

セキュリティリスクをゼロには出来ない

サーバにアクセスして利用するクラウドサービスである以上、データ漏洩やサイバー攻撃などのセキュリティリスクを完全に排除することは出来ない点も留意しておきましょう。

クラウド会計ソフトを導入する際には、以下のようなポイントを確認しておくと良いでしょう。

自社の規模や目的にあっているか

会計ソフトは、組織の規模によって必要とされる機能が異なってきます。自社の組織規模に合った機能の搭載されたシステムを選ぶ必要があります。
また、クラウド会計ソフトの導入する目的も組織によって異なります。自社の導入目的や用途を明確にした上でサービス選定を行うと良いでしょう。

システムを使うために必要な知識・スキル

導入したシステムを活用するためには、担当者のスキルレベルに合っていることも重要です。経験の浅い担当者がシステム操作を担当する場合、経理や簿記の知識が少なくても使いこなせるソフトを選定するのがおすすめです。

カスタマーサポートについて

システム導入時や利用中のサポート体制は、サービスによって異なってきます。メールやチャットでの対応の他、電話サポートにも対応しているものや、専門家のサポートが受けられるものもあります。自社や利用者のニーズに合ったサービスを選定すると良いでしょう。

連携できるシステムについて

他システムとの連携機能をもつサービスは多いですが、具体的に連携可能なシステムはサービスによって異なってきます。連携したいと考えているシステムとの連携が可能かをあらかじめ確認しておく必要があります。

税理士・会計事務所と連携できるか

顧問税理士・会計事務所とクラウド会計ソフトのデータ連携することにより、経理業務や税務申告をよりスムーズに行うことができるようになりますので、データを連携できるかどうかも事前にチェックしておくとよいでしょう。