会計システムとは？主な機能やメリット、
選び方やポイントなど解説

まず、会計システムの概要についてご説明いたします。
会計システムは、事業運営における財務の健全性を維持し、精密な財務データに基づく経営戦略を策定するために必要なソフトウェアツールです。
その核には、日々の帳簿管理から予算策定、資金繰り分析、四半期の業績報告に至るまでの会計業務の全領域を網羅する機能が多数ございます。
会計システムを導入することで、企業は複雑な財務処理を正確にかつ迅速に完了させることができ、経営判断に重要な財務情報をタイムリーに取得し、人的エラーの削減、業務時間の短縮、経営効率化を実現できます。
しかし、経営者や財務会計責任者は、会計システムを選定する際に、自社のビジネスモデルや具体的な業務ニーズを詳細に分析し、最適なシステムを選ぶ必要があります。
市場には様々な会計システムがあり、機能や操作性、コストパフォーマンスなど、各システムは独自の特徴を持っています。
自社の会計業務の現状を検討し、必要な機能を明確にすることで、適切な会計システムを選ぶことができます。
有効な会計システムは、処理の自動化だけでなく、戦略的な意思決定を支え、企業の成長を目指した持続可能な管理体制の構築に貢献します。
そのため、会計システムの導入は、長期的なビジョンを持ち、慎重かつ戦略的に進める必要があります。

会計システムのメリット

続きまして、会計システムのメリットについてご紹介いたします。
今日のビジネスを取り巻く環境では、迅速かつ的確な経営判断が求められており、その実行には会計業務の効率化が必要になります。
会計システムは、緊急性の高い企業ニーズに応えるため開発されたソリューションであり、企業の経営品質の向上を実現するために、複数のメリットを備えております。
まず一つは、会計業務の正確性と迅速性を格段に高められることです。
重要な財務データを即座に確認できるため素早い経営判断や、市場の動きへの迅速な対応が可能になります。
また、会計システムは管理会計の機能を備えているため、コスト削減や利益最大化など経営目的の達成において重要な役割を果たします。
加えて、実際の費用をリアルタイムで把握できることで、無駄な経費を削減し、経営資源の効果的な配分に繋がります。
さらに、会計システム導入によって実現可能な業務の自動化は、従業員の作業負担の軽減、高いモチベーションの維持、人的ミスのリスク軽減、バックオフィス業務の効率化により、信頼性の高い会計情報の提供に繋がります。
経営者や財務会計責任者が会計システム導入を検討する際、これらのメリットを考慮し、現行業務フローに対する明確な目的を持って、選定することが重要です。
組織のビジネスモデルに合った機能性や操作性、企業規模やサポート面などを総合的に評価し、最適な会計システムを導入できれば、企業パフォーマンスの最大化が可能になり、持続的な成長と競争力向上に貢献します。

会計業務の工数削減・効率化

会計システムの導入によるメリットの一つである、業務効率化の重要性について説明いたします。
業務効率化は、経営を圧迫する煩雑な会計作業を解決する鍵となるため、多くの企業において重視される観点です。
会計システムでは、毎日の取引記録、複雑な領収書の管理、経理処理の正確性の確保など、これらのプロセスを自動化することで、時間と労力の節約を可能にします。
また、機能面では、取引データの入力から税務計算、財務報告書の作成まで、会計業務全体を支える多様なツールが組み込まれており、これらの流れをスムーズに進行させることができます。
これにより、人手による処理に比べ、システムの自動処理は人的ミスを大幅に削減し、経営に不可欠の正確なデータ管理を実現します。

拠点間でデータ共有、会計業務を効率化

拠点間でのリアルタイムでデータ共有を可能にし、効率的に一元管理できることも会計システムの強みの一つです。
これにより、情報ギャップを最小限に抑え、経営判断の迅速化に寄与します。
同時に、会計システムにより各拠点での会計業務が標準化され、ミスの発生が抑制しやすくなります。
経営者や会計責任者は、最新の財務状況を常に把握できるため、財務戦略の策定・調整が柔軟になります。

会計システムの設置方法

会計システム導入時の設置方法は、クラウドタイプとオンプレミスタイプの2つが一般的です。
クラウドタイプは、インターネットを介してリモートサーバー上の会計データや機能にアクセスし、場所を選ばず手間なくメンテナンスやアップデートが行えます。
そのため、リモートワークや多拠点運用に適しています。
一方、オンプレミスタイプは、自社サーバーにインストールし、データ管理を内部で完結させる方法で、カスタマイズ性やセキュリティ基準の設定に優れています。
そのため、初期投資は大きいものの、長期的には運用コスト削減につながります。
企業の運用スタイルや資金状況、将来の計画、セキュリティ要件を考慮し、適切な会計システムを選択することが重要です。
下記におきまして、設置方法における両者のメリットについて、さらに詳しくご説明いたします。

クラウドタイプ

クラウド型会計システムの最大のメリットはその柔軟性です。
インターネットが利用可能な環境であれば、いつでもどこでもリアルタイムで会計データにアクセスできます。
出張中や自宅勤務時にも業務を継続でき、経営効率を高めることが期待できます。
また、物理的なサーバーのインストールが不要なため、初期設備投資を大きく削減できます。
初期費用を気にせず導入でき、常に最新版を使用できるのが利点です。
さらに、システムのメンテナンスやアップデートはプロバイダが担い、企業はITスタッフを雇わなくても済みます。
災害やシステム障害が発生しても、プロバイダのバックアップからデータを迅速に復旧できます。
これにより、ビジネスの中断を最小限に抑え、安定した経営を維持できます。
以上の点から、クラウド型会計システムは運用コストの削減、業務の柔軟性確保、データのセキュリティ向上のメリットを提供します。
これらは特に中小企業にとって重要で、限られたリソースで大きな効果を引き出せるでしょう。

オンプレミスタイプ

一方で、オンプレミスタイプの会計システムは、企業独自のニーズに合わせた管理・運用を実現できる選択肢として注目されています。
社内のサーバーにソフトウェアをインストールし、データを内部で一元管理できるため、セキュリティを非常に高く保てます。
独自の業務プロセスに合わせてカスタマイズすることで、企業の運用効率を大きく向上させることができます。
また、インターネット環境を気にせずシステムを安定して運用できることも大きな利点です。
一度の初期投資は高額になりますが、中長期的視点でコストパフォーマンスは優れており、総合的に見ると経営効率の向上につながる貴重な資産となります。
ただし、システム導入後のメンテナンスやアップデートには社内リソースを使用するため、IT部門の体制強化や担当者の育成が必要です。
サーバーやネットワークの管理、セキュリティ対策などを行うためには適切な知識と技術が求められます。
つまり、オンプレミスタイプの会計システムは、操作のカスタマイズ性と内部管理の徹底に価値を見出す企業にとって、業務効率化と財務管理の向上をもたらす最適なソリューションです。

これまで会計システムについて前提となる、概要／導入するメリット／設置方法／導入時のポイントについて解説してきました。
ここからはより具体的な、会計システムの不可欠な機能と経営の効率化への貢献について掘り下げます。
先立って、会計システムの主な機能のポイントについて、簡単にご紹介します。
まず、会計システムの核心機能は、全財務活動を正確に記録し、随時更新可能な決算報告の生成です。
リアルタイムでの財務状況の可視化は、実行可能な経営判断に必須で、これにより経営者や財務責任者は的確な戦略策定が可能です。
また、システム利用時の快適な操作感も重要です。
直感的インターフェイスを持ち、研修期間を最小限に抑えることで、従業員の学習コストを削減し、システムをすぐに活用できます。
このユーザーフレンドリー設計は作業効率の向上に寄与し、企業の経営効率を改善します。
さらに、高度な機能を備えた会計システムは、数値管理だけでなく経営戦略立案の洞察を提供します。
財務の正確性と法的要件を満たすことで、経営の安定と持続成長を支えます。
以上を踏まえると、会計システムは経営者や財務・会計責任者が決算業務を効率化し、戦略的な判断を行う上で欠かせないツールです。
それぞれの要点につきまして、詳しく見ていきます。

企業規模にあっているか

会計システムの選定において最も重要なのは、自社の規模に合っているか、ひいては自社のニーズに適しているかどうか、適したものを見つけることです。
小規模企業には、直感的な操作が可能で低コストで導入できるシステムが理想ですが、多様な会計業務をカバーする機能がすべて備わっているわけではありません。
一方、大規模企業向けのシステムは、その多機能によって複雑な財務管理や予算管理を効率的に行えますが、導入と維持には相応の投資が必要です。
企業が成長するにつれて会計業務の範囲や複雑性が拡大することを考慮し、スケーラビリティ※に富む会計システムを選ぶことも重要になります。
※スケーラビリティは、事業の発展と共にシステムが柔軟に対応できる能力であり、必要に応じて機能の追加や拡張ができることを意味します。
結論として、効率的で持続可能な経営を実現するためには、現在の企業規模に加え将来的な拡大も踏まえた会計システムの選択が不可欠です。
柔軟かつ拡張性の高いシステムを選べば、事業の成長に伴う会計処理のニーズの変化にも柔軟に対応し、経営戦略に貢献するサポートを提供し続けることができます。

仕訳入力サポートが充実している

会計業務を遂行する上で、日常的に行われる仕訳入力作業は、その正確性と効率が企業経営にとって非常に重要です。
これを強化するためには、機能豊富な会計システムの導入が必須です。
特に、自動生成機能やエクセルデータのインポート機能といった、仕訳入力サポートが充実したシステムの選択は、複雑な会計処理を迅速かつ無誤で処理するための鍵です。
これらは、従来の手作業による煩雑な入力作業を大幅に削減し、経営者や会計担当者が直面する誤入力のリスクを最小限に抑えます。
このような効率化は、日々の業務速度の向上だけでなく、月次決算や年次決算などの重要な会計期間における作業の迅速化にも大きく貢献します。

複数人で利用ができる

会計データのセキュリティと効率的操作性の面についても、会計システムを選ぶ際には考慮する必要があるでしょう。
現在では企業の財務・会計業務が複雑化しているため、複数スタッフが役割を持ち、会計データにアクセスするケースが一般的です。
そこで必要とされるのが、複数ユーザーがスムーズかつ安全に利用できる環境の構築です。
そのために、会計システム内でユーザーのアクセス権限を管理できる機能は必要不可欠です。
しかし、権限管理機能を持つ会計システムは、経営の透明性を保ちながらデータのセキュリティを確保することも重要です。
この点については、ユーザーごとに閲覧や操作のできるデータ範囲を設定することで、情報の重要性や秘密性に応じたアクセス制限が可能になり、情報漏洩リスクの低減に寄与します。
これにより、チームや部署間での情報共有が容易になり、会計タスクの素早い処理とリアルタイムのデータ分析が実現し、それが経営効率化に直接結びつきます。
また、操作のしやすさも重視することで、スタッフのストレスを減らし、業務の生産性を高めることができます。

法令改正への対応

機能的な会計業務や迅速な決算処理といった要件に加え、税務申告等の法令対応も、会計システムにとって欠くことのできない要件です。
最新の法規制に対応した財務報告を行い、適切なシステムを選択することで、コンプライアンスを保ちながら効率的な経営を実現できます。

これまでの説明でありました通り、適切な会計システムを導入することは、企業にとって多大なるメリットをもたらしてくれます。
しかし、自社に最も適した会計システムを選ぶ作業は、多くの選択肢の中から適切な判断を下す必要があり、容易ではありません。
最良の選択をするためには、機能性、使いやすさ、サポート体制、コストパフォーマンスなど、多角的に比較検討することが必要です。
本稿では、会計システム導入を成功させるための重要ポイントを紹介します。
選定プロセスでは、システムの機能だけでなく、操作のしやすさやカスタマイズの自由度、導入後のフォローアップやアップデート対応などのアフターサービスの充実度も重要です。
このように多くの要素を考慮することで、最適な会計システムを導入する手助けになるでしょう。
以下の記載にて、各ポイントを詳しく解説いたします。

専門知識がなくても使える機能と画面設計

会計システムにおける、インターフェイスの機能性について解説いたします。
インターフェイスにおけるポイントは、直感的操作が可能なユーザーフレンドリーな設計であること、かつ見通しの良い画面設計であることです。
これにより、スタッフの会計業務をスムーズかつ迅速に進めることができるようになり、従業員の作業負担が軽減され、教育や研修に必要な時間を削減できます。
さらに、従業員は生産的な業務に集中し、経営の効率化に寄与すると同時に財務管理の精度を高めることにもつながります。
つまり、理想的な会計システムは、機能を充実させるだけでなく、使い勝手にも優れていることが重要です。
使いやすい画面設計と賢明な機能により、会計知識が乏しいスタッフでも問題なく運用できる基盤が整います。

銀行明細、クレジットカード取引データの自動取込

昨今の充実した機能を持つ会計システムでは、銀行やクレジットカードの取引明細を自動的に取り込むことができます。
経営者や会計責任者が直面する課題の一つに、多数の取引データの入力作業があります。
従来の手作業によるデータ入力は時間を浪費し、誤入力のエラーが発生しやすくなります。
しかし、最新の会計システムを導入すれば、銀行の口座明細やクレジットカードの取引データなどの金融関連データを自動的にシステムに取り込み、データの正確性を高めることで、作業効率の向上を実現します。
この自動取り込み機能の活用により、手作業にかかっていた時間が削減され、経営分析や戦略立案など高付加価値の業務に集中できます。

自動集計で、見やすいレポート作成

データの自動集計機能は、財務報告や決算報告の作業を格段に簡略化し、効率を高めます。
集計からレポート出力までのプロセスが自動化され、時間と労力を削減し、経営層やステークホルダーへの迅速な報告が可能です。
導入する会計システムには、使い勝手の良さとカスタマイズ性が必須です。
両者の特徴を持つシステムを選ぶことで、研修時間の短縮に繋がり、専門スキルがないユーザーでも理解しやすいグラフィカルレポートを作成できます。
また、作成したレポートのフォーマットを、組織の各レベルに合わせて自由にカスタマイズできます。
例えば、売上や費用、利益率などのKPIを視覚的に表現することで経営者はデータを直感的に理解し、戦略的な意思決定を行えます。
レポートは目的に応じて調整できるため、投資家、取締役会、従業員などの異なるステークホルダーに適切な情報を提供できます。

充実のカスタマーサポート

企業運営において極めて重要な決断となる会計システムの導入と運用には、充実したカスタマーサポートが、大きな支えとなります。
そのため、選ぶ会計システムは、万が一のトラブルにも迅速に対応できる高品質なサポート体制があるかを考慮することが肝要です。
特に重要なのは、教育プログラムの有無とその充実度です。
システムを操作するスタッフが適切な教育を受けて、システムを正しく効率的に使用できるようにするサポートは、作業の精度を高め、経営効率を向上させるためにとても重要です。
さらに、定期的なアップデート情報が提供され、常に最新の機能を利用して業務を行えることも大切です。
会計システムは、法令の改正や新しいビジネス要件に合わせて進化するため、アップデートによる機能拡張は重要な要素です。
問題が生じた時には、ヘルプデスクによる迅速かつ的確なサポートが必要です。
即時解決がビジネスの中断を防ぎ、企業の信頼性を保つ大きな役割を果たします。
経営者や会計責任者には、導入する会計システムが高品質なカスタマーサポートを提供しているかを検討することをお勧めします。