【電子請求書発行システム】
ペーパーレスによる業務の平準化と効率化を実現│
小川電機株式会社 様

モノが潤沢に存在する現代において、ただ商品を提供するだけでは十分な価値を生み出すことができず、「御用聞き」から「サービス提案」へと変化を遂げていき、「フェイスtoフェイス」「現場主義」をモットーに、電材のベストパートナーとしてお客様の視点に立ったサービスを提供しています。

人、地域、未来に対する価値創造を目標に掲げていく中で、よりよいサービスを提供していくために、現場を支える従業員の業務効率化によって新しい価値創造機会の創出が求められていました。

請求書の発送業務は部署として大きな課題の一つでした。当初は1か月10,000枚を超える請求書の処理があり、請求書の作成、印刷、綴じ、各拠点発送までの業務を本社で3~4人で行い封入、発送までを各拠点で行っていました。その後、印刷、綴じを各拠点でも行えるようにし、発送までの期間短縮と本社の業務負荷を軽減しましたが、依然として請求書発送までの業務負荷は非常に大きいものでした。

また、請求書が届いていないという問い合わせをいただくこともあり、再発行処理によって自社とお得意先様の両方の負担が発生していました。加えて、弊社はSDGsを推進しており、今後の地球環境保護の視点からもペーパーレスを推進していく必要があると思い、請求書を電子化することに決めました。

請求書を電子化するシステムを検討するために、いくつかのベンダーより提案をいただきました。その際に重視したポイントは、現状の運用をスムーズに移行できるということと、不要なコストをおさえられるかということです。
現状の運用では、電子帳票による請求書保管を行っており、CSVは活用していませんでした。

他のベンダーからの提案では、CSVを活用するシステムしかなく、現状の運用を大きく変更する必要があり、カスタマイズも大幅に必要でコストが大きくかかりそうでしたが、WorkVision社からは現状の運用を重視したPDFを活用したシステムの提案がありました。他システムの調整が少なく不要なコストをおさえながら、現状の運用からスムーズに移行できるため、弊社の要望をくみ取った提案をしてくれたWorkVision社に請求書電子化のシステム導入を依頼することにしました。

弊社側が請求書の電子化システムを導入しても、お得意先様が応じてくれなければ電子化は進みません。そこで全お得意先様に請求書電子化推進のご案内を送付して現在では2割ほどが電子化対応できており2,000枚の請求書のペーパレス化が実現しました。その結果、印刷、封入、発送作業が軽減されて、業務負荷軽減と請求書の作成、発送から到着までの期間が短くなり、お得意先様ともスムーズにやりとりできるようになっています。

また、中には電子化に踏込めないお得意先様もいらっしゃるので、電子化対応の有無を自動で識別する様にシステムをカスタマイズし、メールで配信するお得意先以外を請求書印刷することで、電子化対応の有無にかかわらず、社内の業務負荷を軽減できています。

業務効率化によって新しい取り組みにチャレンジする環境づくりを
請求書の電子化率を向上させていくのは当然として、今後も社内の他の業務についてもペーパーレス化推進していきたいと考えています。

また、繁忙期と通常期の業務量の差が大きいため、システム化を進めながら平準化を行っていくことで、従業員の負荷を軽減していきたいと思っています。そして、効率化によって新しいことに取り組む時間を確保することで、他部門に貢献できるような部署にしていきたいと思います。