【会計システム】
データ連携強化により支払業務の大幅な
工数削減を実現｜プラス株式会社様

文具・家具業界を取り巻く環境はここ数年で目まぐるしく変化しています。
業務の電子化推進によるペーパーレスの加速だけではなく、リモートワークの推進によってオフィスで働く人口が減少することで、オフィス向けの文具・家具への需要が減少してきており、業界を取り巻く環境は非常に厳しいものになってきています。

従来のやり方では現状を打破していくことができないと考え、近年ではグループ力強化を掲げ、その中の一つとして、管理部門の機能集約が社内で推進されるようになってきました。

会計業務の中でも支払処理は、取引先ごとに様々な支払条件があるため、処理が特に煩雑になりやすくなっていました。また、データが一元管理されておらず、各データごとに抽出・加工できる人が異なり、属人化のリスクや、加工が手作業になるためヒューマンエラーが発生し、正確な情報が作成できないといったリスクなどがありました。
加えて、既存システムは長く運用しながら随時メンテナンスをいれてきましたが、調整に限界があり、不要な機能や項目が残っていたため、操作が分かりにくくミスをしやすい状態になっていました。

既存システムでも、RPAツールを導入して、自動化などを試みましたが、精度の低さや追加開発ができないなどの希望する運用ができないため、データの一元管理をしながら操作の自動化・簡素化を実現できる会計システムの移行が検討されました。

重要視したのは財務指標につながる情報を直接データベースから抽出しながら、各業務で発生するデータを一気通貫で対応できるパッケージであることです。また、グループ内の企業の基幹システムと大量の仕訳データの連携をしており、年間約1,500万件という膨大な明細データの連携に耐えられるパッケージを選定する必要がありました。

いくつかのベンダーに話を聞きましたが、我々が求める課題を正しく把握し、単純な会計システムの提案ではなく、新たなRPAツールやデータ連携ツールなどを総合的に組み込みながら、連携強化や財務指標データ抽出の簡易化などの多くの要件を満たした提案をしてくれたWorkVisionに依頼することにしました。

提案されたシステムを活用することで、グループ間の連携強化や一気通貫でデータを管理することが可能になり、かつ既存システムではデータを集計するためにはデータの抽出・加工が必要でしたが、グリッド機能を活用することで、画面上で集計ができるようになるなど大幅な業務改善が見込めました。

プラス社内カンパニー及びグループ各社の基幹システムから連携される仕訳データを並列処理にすることで、処理時間が3時間から30分程度に削減し、アウトソーシングしていた会計のルーチン業務も月間30時間ほど削減できました。
支払処理に関しても、2名で合計10時間で対応していたところ、1名で5時間程度で処理ができるようになり、大幅な工数削減を実現しています。

特に効果が大きかったのが、提案いただいたデータ連携ツールでした。
定義に基づいてデータ抽出・変換・書込が自動化されるため、大容量データに対しても高速処理が実現でき、業務自動化の要となりました。

以前は支払データを訂正するためには、CSVを抽出・加工後に再度アップロードする必要があり、業務負荷がかかることと、独自の操作手順があるため属人化していましたが、現在は画面上で簡単に操作できるため、工数削減やヒューマンエラーの防止に繋がっています。
また、システムを導入するだけではなく、内製化のサポートも行ってくれたため、スムーズに運用を開始することができたことも非常に助かりました。

会計システムの刷新をしましたが、経費精算、連結、固定資産管理などの処理は別システムで稼働しているため、
会計業務にまつわる処理をまとめて一気通貫のシステムにしていきたいと考えています。

また、今回は会計システムを中心に進めてきましたが、会計業務だけではなく、社内で発生するあらゆる業務の効率化を目指しています。今後も様々な業務を自動化や効率化を進めていくにあたり、管理者視点で開発するのではなく、ユーザーの声を拾いながら一緒にシステムを進化させていきたいと考えています。