【文書管理システム】
BOXとinvoiceAgentの連携により、
低コストでの電帳法対応を実現

経理業務にかかわる法改正が続く中、2024年1月1日から義務化される電子帳簿保存法への対応が迫ってきていました。
グループ会社を含めて電子帳簿保存法への対応の役割を担っていたため、早急に対応方針を固め、法改正への対応をする必要がありました。

また、法令対応だけではなく、紙書類の保管や管理の解消、属人化の解消、ヒューマンエラーの防止、業務効率化など支払業務の運用フローには課題が多く残っていました。

電子帳簿保存法に対応するためには当時の仕組みでは不足しており、紙で受領した請求書のスキャナ保存と、電子取引データを電子保存する仕組みが必要でした。
ただ法令対応するだけではなく、同時に業務改善の対応も必要だったため、取り込んだファイルの文字データを自動で認識するだけではなく、自動で請求書の日付、金額、取引先名を判断してくれるAIOCRの導入なども検討しました。
情報が電子化されることで、月次予算と実績を分析する際に多発していた処理済みの請求書を確認するための保管庫・キャビネットを探す作業を軽減するなど、実務的な手間やコスト削減も今回の導入の重要な目的でした。

支払業務における既存の運用を変更できない個所があり、その条件を受け入れてもらった上で電子帳簿保存法への対応と業務の効率化が実現できるサービスやベンダーを選定する必要がありました。

既に別目的でBOXを導入していたため、単純に電子ファイルを保存することはできました。
しかし、単体で運用しようとした場合、経理業務において求めている検索性が実現できず、検索要件の項目に手動作業が残るため、作業コストやヒューマンエラーが残る可能性が懸念されました。
WorkVision社からの提案は、BOXと別の文書管理システムを連携させることで、電子帳簿保存法に対応しながら、業務効率化を実現する運用でした。

電子ファイルを保存するストレージを新たに導入すると追加のコストがかかりますが、既に利用していたBOXの無制限のストレージを活かした運用にすることで、ランニングコストをおさえながら実現できるものでした。

また、オンボーディングプログラムを用いることで、サービス導入までのサポートをいただき、コスト面も含め、安心して進められる点を評価しました。

デジタル化により紙の文書整理保管に関するコストと手間が削減できました。
さらに検索性が改善されたことで、支払処理後の確認作業もスムーズに対応することができました。
システム導入前では2名体制で2日かかったところ、今では１日ほどで対応が可能となりました。

また、請求書のファイリングがそれぞれ担当している支払先ごとになり、担当者以外には見つけにくい属人的なものでしたが、今回の対応で解消されたとともに、工数削減に繋がりました。

急ぎの対応ではありましたが、連携性の高いBOXと文書管理ツールであったため、費用をおさえながら、早期に業務効率化と電子帳簿保存法の要件に対応することができました。

電子帳簿保存法に対してはコストを抑えたうえに早期の対応が実現しましたが、現状はまだ文書管理にフォーカスした部分の対応であり、今後は支払業務全体のフローを見直し、検収から支払いが一気通貫することで、より効率化していくことが重要と考えています。

直近取り組むべきことは、dejirenと生成AIを活用した、非定型フォーマットに強いAI-OCRを導入することで、電子帳簿保存法要件に沿った形で自動的に保管ストレージに入れる運用に移行し、アナログ対応が入らない仕組みを整備します。

フローの整備後に、グループ会社全体の対応をどうするかなどを検討できるフェーズに移行出来ればと考えています。