【会計システム】
決算の早期化に向けた様々な業務改善を加速
新たな財務会計・人事給与基盤として採用された
SuperStream-NX｜株式会社ソーシン様

以前から財務会計パッケージを活用してきた同社だが、経理部門内だけで利用するスタンドアロン型製品だったことで、人事給与や販売管理、生産管理など他システムとの連携は一切行われていなかった。
「以前は財務会計パッケージにアクセスできる端末が限られており、処理が集中すると業務の遅延を招くこともありました。
また、決算後5営業日で会計データを親会社に提出する必要があり、決算の早期化が以前からの課題でした」と経理部 原島 裕氏は当時の状況を振り返る。

実際の作業については、部門ごとに仕訳伝票を手書きで起票し、経理部門に集約後、まとめて入力する運用が採用されており、決算時には業務が集中し多くの時間と手間がかかっていた。
だからこそ、業務改善も視野に入れたインフラ作りが必要不可欠だったという。
「経理部門だけではありませんが、紙の削減について経営層から求められていました。また、親会社の対応次第ですが、将来的にはIFRS導入も可能な基盤作りが必要だと考えていました」( 原島氏)。

また、財務会計同様に人事給与システムも保守切れを控えていたため、新たな仕組みを検討していたと語るのは総務部 峯岸 正明氏だ。
「人事管理についてはシステムによる管理が未導入の状況で、社員の異動履歴などは紙やExcelにて管理せざるを得ませんでした。
職制変更などの際には辞令書が自動的に出力できるような蓄積されたデータを有効に活用できるシステムを検討していました」(峯岸氏)。

そこで新たな基盤作りを目指して製品選定に入った原島氏。既存の環境を提供しているベンダも含めて4社ほどに声を掛け、その中で同社の目に留まったのがSuperStream-NXだった。
「我々の企業規模にマッチした製品であることが前提ですが、SuperStream-NX は当社の要望とマッチしていました。
また、担当の会計士に相談したところ、SuperStream-NXを勧められ、財務のプロから評価されている点も選定理由の一つです」（原島氏）

これまで紙による仕訳伝票を現場で起票し、経理部で入力していた運用方法を一新すべく、ワークフローの導入も検討した原島氏だが、ワークフローが標準で備わっていたのが唯一SuperStream-NXだった。
「全社基盤として大規模なワークフロー製品を提案されたベンダもありましたが、導入コストが大きな課題になりました。
その点、SuperStream-NXでは会計にワークフロー機能が標準で備わっており、私が評価したポイントです」(原島氏)

さらに決算の早期化を図るためには他システムとの連携が必要となるが、財務会計と人事給与が密接に連携しているだけでなく、販売や購買管理など外部システムと連携できるインターフェースが備わっている点も選定のポイントに挙げている。
同時に、経営層からは経営の見える化が求められており、経営ダッシュボード機能としてのグループ経営管理モジュールが備わっている点もポイントだと原島氏は語る

現在はSuperStream-NX 統合会計をはじめ、人事管理や給与管理、退職金管理オプションを導入し、財務会計業務、支払管理・経費精算管理や人事情報の管理、給与計算や退職金管理を行っている。
具体的な運用について例えば経費精算や外部への支払処理が発生するものはワークフロー機能を活用し、本社のある入間工場と玉川工場に点在している各部門の担当者が仕訳の入力を実施。
また、請求書や領収書などの証憑をスキャニングし、伝票とリンクさせることで証憑のデータが総勘定元帳から閲覧できる環境を整備した。
「証憑がデータで管理できるようになったおかげで、予算管理している各部門から伝票の詳細な情報に関する問い合わせがあった場合でも、即座に回答することが可能です。過去の伝票を探すために保管庫に原本を探しにいくこともなくなりました」(経理部 金澤 修子氏)

また、今回から財務会計と人事給与が連動したことで、給与部分の自動仕訳が可能となり、業務の効率化にも寄与していると金澤氏。
さらに、各部門での仕訳伝票入力が進んだことで指定用紙による仕訳伝票を廃止することに成功、ペーパーレス化にも大きく貢献した。
給与管理に関連した部分では、今回新たに就業管理システムを導入しており、タイムプロによって給与計算の自動化が可能になっただけでなく、ICカードを利用した喫食システムも合わせて導入したことで給与控除も含めた処理業務の軽減に大きく寄与している。
同時に、以前から使っていたラインプリンターから汎用のプリンタに移行したことで、1日半程度要していた給与明細の出力がわずか1時間あまりで済むようになった点もシステム刷新の効果に挙げている。

「以前は中途退職者の源泉徴収票などは手書きで作成していましたが、SuperStream-NXになった今では自動で出力できるようになっています。操作も快適になり、便利になったと感じています」(総務部 真壁 直子氏)

人事管理については現在人事マスターを整備している最中で、具体的な活用を検討していますと峯岸氏。
「ようやく人事管理を行うための器が整いました。今後はこれらの機能を有効的に活用していきたい」。
今回提案から導入支援までを行った東芝ソリューション販売株式会社については「以前から足繁く通っていただいており、今回ようやく一緒にお仕事できる運びとなりました。業界知識も豊富で業務に精通している東芝さんの後押しがあったことを感謝しています」と評価している。

※本導入事例に記載された情報は取材当時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。