人事・総務システムで
業務効率化と人材マネジメントを

人事・総務の役割

企業規模により人事・総務の役割は異なりますが、どの企業においても多岐にわたって業務が存在します。
人事・総務部門は社内全体のバックオフィス業務がメインとなり、各部署との連携をしながら業務を遂行する必要があるため、多くの人とのコミュニケーションが求められる非常に重要なポジションに当たります。
人事部門は、企業にとって最も重要な財産である人材管理を中心に行いながら、社員の成長や適切な人員配置だけではなく、社員が働きやすい環境作りや人事制度を含めた社内の制度の策定など非常に重要な役割を担います。
総務部門では、一般的に社内の機器や消耗品などの管理、設備の保守点検、電話や来客時の対応、株主総会や取締役会の事務局担当、社内外イベントの企画や運営などが該当します。

人事・総務の役割

人事・総務の主な業務

人材採用

経営計画に基づいた適切な人員確保のための採用計画、採用イベントに関連した各種業務の舵取りなどを担います。
人材育成

社員のスキルアップやキャリアプランの支援。最大限の能力を発揮させ、生産性の向上、企業にとっての利益最大化を目的とした重要業務です。
人事評価

社員の評価制度の策定・運用を担います。能力や成果に対する評価、離職率防止など人事業務の中で極めて重要な業務になります。
人事戦略・人事制度

経営視点から考える人事業務の仕組みづくりの企画や立案、評価や給与なども関わるため戦略人事の要になります。
給与/賞与・社会保険・年末調整

給与/賞与の計算及び支給や、社員の社会保険管理、年末調整管理を行います。法改正に対応し、正確に対応することが求められます。
就業管理

労働基準法に則り、社員の就業状況を管理します。単なる時間の管理だけでなく、上長が部下の残業や有休取得状況を把握し、仕事のフォローや負荷分散に繋げることが望まれています。
社内の備品管理

各備品の在庫状況を把握し、常にストックされた状態を維持することで、スムーズな業務遂行をサポートします。
設備（物件）管理

オフィスの適切な点検・メンテナンス・防災管理・セキュリティなど、快適な業務環境を用意します。
書類管理

情報資産である文書の作成や保存・処理を行います。廃棄する場合には、内容によって適法に処理する必要があり、正しい知識が必要な重要な業務です。
社内外の慶弔関連

取引先やお客様、社員の冠婚葬祭などの慶弔事が発生した場合の各種対応やサポートを行います。
福利厚生関連

人事・総務の重要な業務の一つで、健康診断や休暇の管理だけではなく、企業によっては社宅や保養施設の管理などの社員支援を担います。
株主総会・取締役会の事務局

株主総会・取締役会といった会社の重要な情報共有や意思決定を行う場面のサポートや各種連絡をとりまとめる業務を行います。
社内外向けの広報

社内外に向けたニュースリリースやお知らせなどの企画や立案、作成をスムーズに実行するための業務。
郵送物対応

郵送物の仕分け、配布などの対応、また社外向けの発送物などの取りまとめなど、こちらも重要な業務の一つです。
問合せ・来客応対

各種問合せの窓口、関連部署への連携、また来客時にお客様に快適な環境を用意するための準備等の業務です。

求められるDX化

経済産業省が推し進めるDX（デジタルトランスフォーメーション）。
これから企業が成長し続けるためには避けては通れない課題となり、特に人事・総務といったバックオフィス部門に強く求めらています。
人事・総務の業務は企業全体に影響を与える業務であるため、各業務のDX化を進めることで全社員を対象に業務効率化・生産性向上を実現し、企業全体のパフォーマンス最大化に繋げることができます。

求められるDX化

人事・総務に求められるDX

人事・総務のDX化

人事・総務の業務は紙や様々な情報と向き合うことも多く、データの分断や属人化が起こっている企業も少なくありません。
そのため、業務の標準化を進めながら、HR Tech（HRテック）の導入を検討していく必要があります。
HR techのようなシステムを導入したからと言って、人事・総務部門のDXが実現するわけではありません。
DXとは単純にシステムを入れてデジタル化をするだけではなく、システムを導入することで得られたデータ（情報）を分析することで、新たな製品やサービスの開発、ビジネスモデルなど広い範囲で変革を起こし、企業の競争優位性を確立することを目的とするため、デジタル化がゴールではありません。

※HRテックとはHuman Resources Technologyの略で、ビッグデータやクラウドやAI（人工知能）などテクノロジーを活用して人事業務の課題解決を目的としたサービスや技術を指します。

HR Tech（HRテック）の主な対応

人事管理システム/給与管理システム/人事評価システム（目標管理システム）/就業管理システム（勤怠管理システム）/タレントマネジメントシステム/採用管理システム/研修管理システム/モチベーション管理システム/健康管理システム/社内コミュニケーションツール

最近の傾向では、人事・総務のDX化を推進することも重要ですが、人事・総務だけではなく企業全体のシステム化を進めながら、DX化を推進するための舵取りをしていくことが重要とされています。

総務人事の課題

人事・総務におけるDX化の課題
人事・総務におけるDX化にはいくつかの固有の課題がありますが、一般的に多く取り上げられるのがセキュリティ面の問題で、これがデジタル化の推進を阻害しています。
扱う情報に個人情報が含まれるものが多く、社員情報から家族の情報まで幅広く含まれてるため、業務の効率化や標準化を実現しようとしても、セキュリティの観点から外部委託や連携、アウトソーシングを簡単に依頼することができません。

また、これまで企業におけるIT技術は社内システムの運用保守に携わる業務で活用されることが多く、人事・総務のようにコミュニケーションを重視して考えられてきた業務に当てはめることがなかなかイメージしにくいという点がありました。

総務人事の課題

DXとは別に抱える問題

業務範囲の広さ

社内の備品管理/施設管理/書類管理/福利厚生業務/各種イベント対応/来客応対など、多岐にわたる業務があり、会社の規模によっては人事・総務部門の人数が少なく、一人当たりの業務量や範囲が広くなり、普段から業務に忙殺されがちです。
イレギュラーに業務が発生することもあり、突発的に業務負荷がかかるケースも多くあります。

紙・Excel（エクセル）による非効率

似たようなデータを別々にExcel（エクセル）ファイルで管理しており、最新の情報の把握やデータの連携が十分とれない場合や、稟議などの決裁書類を紙、ハンコを使用している企業がまだまだ多く存在します。
近年簡単に利用できるクラウド型のシステムなどもありますが、一定のリテラシーが必要であったり、そもそもシステム化の発想がなく導入に至らないなど、非効率な業務が問題となっています。

属人化問題

属人化は、担当者が休みや退職で一人がいなくなるだけで特定業務が停止したり、失敗やトラブルを隠蔽しやすいといったリスクがあります。
属人化が起きる要因は、業務の共有不足が多いです。
普段の業務に忙殺され情報を周囲と共有する機会がなく、特に作業工程が複雑だと情報共有にもマニュアル整備にも多くの時間がかかるため、後回しになりがちです。
一度、業務の標準化やシステム化による自動化ができないかを検討する必要があります。まずは社内で属人化している業務がないかを洗い出していきましょう。

ミスが許されない

人事・総務部門は、社員の入退社管理や社会保険などの各種手続き業務だけではなく、給与計算や契約書の管理など重要な業務を扱うことが多く、基本的にミスが許されない部門とも言えます。
ミスが発生すると、業務に支障をきたすだけでなく社内外からの信用に大きく影響します。
多くの相談が集まる部署ですが、一つ一つの確認にも多くの時間を要するため、残業が多くなりがちです。

人事・総務の業務効率化

人事給与システムとは、人材管理、人事評価、給与計算、就業管理、各種申請など社員に関する業務の効率化を目的としたシステムを指します。
近年、ペーパーレス化や働き方改革、DX化が推進されているため、各企業がシステム化に取り組んでいます。
今ある業務を単純にデジタル化するだけではなく、システムを活用して適切な人材配置を行うことで、社員の働きやすさを改善し、モチベーションの向上、離職率の低下など社内にプラスになる効果を生み出します。
人事総務部門の業務は社内の独自運用などがあり、なかなかシステム化へ踏み込めない企業も多いですが、業務の見直しや再定義を行いながら、標準化・システム化することで、よりよい労働環境をつくっていくことができるようになります。

人事・総務の業務効率化

人事・総務の多岐にわたる業務を各種システムでカバー

システム導入の注意点

人事給与システムに関しては導入前に様々な注意点があります。
せっかく導入しても使い勝手が悪い、サポート体制の問題、導入方法や運用方法、法改正の対応にコストがかかるなど多くのデメリットが発生する可能性があります。
ここでは一般的に注意すべきポイントをご紹介しています。

システム導入の注意点

導入方法や運用方法

導入方法

システム導入の際は以下の導入方法を把握しておく必要があります。
大きく分けて「スクラッチ（新規構築・独自構築）」「パッケージ」の二つがあります。

スクラッチ

企業の業務に合わせて独自に一から新規で構築する方法です。
メリットは、独自性の高い業務でも企業に併せてカスタマイズできるため使いやすく業務効率化につながりやすい。
デメリットは、専用のシステム構築になるため制作コストが高額になりやすく、構築期間も長期になります。
また、細かい要件定義・確認が発生するため担当者にはかなりの負荷がかかります。

パッケージ

標準的な業務に合わせて製品化された汎用的なシステムを指します。
メリットはスクラッチと比べて、初期費用（コスト）を抑えることが可能で、導入期間も短いことです。
また、導入に至る工程も一定で、マニュアルなどが整備されているため、スムーズに導入可能で、導入後に法令対応を行う場合なども低コストで済む場合が多いです。
デメリットは、企業独自の業務に対応ができないため、運用をシステムに合わせる必要があります。アドオンを入れて対応する場合もありますが、その後の運用が煩雑になりがちです。

法改正への対応

人事総務に関わる法令は定期的に改正されているため、都度法改正への対応が求められます。
近年では、働き方改革やデジタル化などの流れを受けて人事総務業務に関する運用やシステムの、見直しが必要になっています。
法改正でシステムを変更する必要があった場合はどの程度対応してくれるのか、運用面の相談も同時にのってくれるかなど、単純にシステムを導入するだけではなく、良きパートナーとして関係を構築できる会社なのかといったことを確認しておくことは重要なポイントです。

各種システムとの連携

人事情報は様々な情報に紐づけて活用するケースが非常に多くあります。
人事給与システムの導入の際は、社内で既存運用しているツール（ソフト）との連携が可能ができるかを確認することが重要です。
後から連携ができないことが発覚した場合、余分な運用が必要になりデータの整合性も取りづらく、余分な運用コストが発生します。
また、組織変更や人事制度の変更が度々発生する企業では、変更に伴う人事情報の引継ぎができるERPパッケージもあるため、連携面の確認が重要です。

上記以外でも昨今の新型コロナウイルス感染症対策によって働き方が大きく変わり、制度変更やシステムの調整が必要になるケースも多くあります。
このような環境変化に対応しながらシステムを長期運用ができるかといった視点も重要です。