在宅勤務で労働時間を管理するポイント4つ｜客観的な記録にはクラウド打刻を活用しよう

在宅勤務とは？

在宅勤務はオフィスではなく、自宅で業務を行うことです。

テレワークの一つの形態として従来から存在していましたが、制度を導入している企業はそれほど多くありませんでした。在宅勤務を含むテレワークが一般化したのは、やはり新型コロナウイルスの影響が大きいといえるでしょう。

在宅勤務時の課題とは？

普及しつつある在宅勤務ですが、オフィス勤務と比べるとデメリットがあることも確かです。在宅勤務においては、コミュニケーション量の低下、業務の進捗管理や労務管理が困難になるなどの課題があります。

離れた環境で業務にあたっていることから、組織のリアルタイムでの進捗や、いま何の作業が優先か、といった情報が見えづらくなり、思わぬ長時間労働に陥ってしまうこともあります。

こうした課題を解決するにあたり、適切な労働時間管理が求められることになります。

在宅勤務で労働時間管理をするポイント4つ

在宅勤務を円滑に進めるためには、従業員の労務管理が大切です。

なかでも労働時間の管理は、給与計算の基礎になるというだけではなく、モチベーションを保ちながら従業員が在宅勤務を行うためにも必要不可欠なものです。

在宅勤務では、業務の過程を見せづらいという不安から、成果を出すため際限なく働き続けてしまう従業員もいます。このようなプレッシャーで従業員の心身が疲弊しないようにするためにも、労働時間管理のポイントをしっかりと把握しましょう。

労働時間管理をするポイント1：正確な出勤・退勤時間を管理する

労働時間管理の1つ目のポイントは、正確な出勤・退勤時間を管理することです。

在宅勤務での出退勤報告の方法には、メールや電話などの手段が挙げられますが、報告を受ける方の手間や負担は少なくありません。電話では同じ時間に報告が集中してしまいますし、連絡を受ける上長も部下全員からの報告を受けるため、長時間待機を強いられることになりかねません。また、メールでも送信時間が勤務開始・終了時間であるとは断言できませんし、他の業務メールと埋もれて確認がしにくくなることも考えられます。

こうした問題を解決するため、在宅勤務に有効な勤怠管理システムを導入する企業が増えてきています。システムの活用で、客観的な打刻の記録ができ、正確な出退勤の管理が可能になります。

勤怠管理システムのメリットを詳しく見ていきましょう。

勤務状況をリアルタイムで把握できる

勤怠管理システムのメリットは、従業員の人数が多くてもリアルタイムで一括管理ができる点です。

部署を超えて勤怠状態の共有が可能ですので、労働時間の申告漏れも防げます。メールや電話で勤怠を報告するよりも、簡単で他の業務の妨げになりません。

新たな導入の手間はありますが、在宅勤務で業務の効率化を図るには検討することが必要です。

自宅から客観的打刻が記録できる

勤怠管理システムと連動する打刻ツールを利用することで、居場所にかかわらず自宅からでも客観的な記録が可能となります。

正確な勤怠データを記録できることから、電話やメールでの出退勤情報の聞き間違いや転記漏れといった報告ミスを防げるだけでなく、勤怠集計の効率化も図れます。また、総労働時間を簡単に把握できるため、長時間労働になりすぎていないかといった確認もタイムリーに行うことができます。

労働時間管理をするポイント2：休憩時間を把握する

在宅勤務での労働時間管理では、従業員の休憩時間を把握することも必要です。

なぜなら一人で作業をする在宅勤務では、休憩を取りすぎたり逆に短時間で切り上げたりするケースもあるからです。

在宅勤務では、作業に集中しすぎて休憩時間が短くなったり、他者の目が届かないことから休憩を取りすぎてしまうことも考えられます。オフィス勤務とは違う環境であることも一因のため、オンラインツールなどで従業員間の適度なコミュニケーションを促すことが有効です。

労働時間管理をするポイント3：チャットアプリを導入する

チャットアプリはログイン履歴などが確認できるため、労働時間管理にも役立つツールです。

メールと違いチャットアプリは操作履歴が残るため、記録をさかのぼって労働状況を確認できる、テーマを決めて目的別に投稿を管理できるなどのメリットがあります。また、在宅勤務で必須となるWeb会議のアプリには、チャット機能がついているものもありますので上手に活用してみましょう。

労働時間管理をするポイント4：時間外労働に関する取り決めをする

在宅勤務を導入する前には、時間外労働の条件などを取り決めておくと安心です。

在宅勤務であっても、業務によってはやむを得ず時間外労働を行うケースもあります。もし深夜残業や休日勤務が発生する場合、在宅勤務といえども割り増し手当をつけなければなりません。

とはいえ、在宅勤務では本当に時間外労働が必要なケースとなるのか把握しづらいという問題点があります。在宅勤務では基本的に時間外労働は認めないという方針を示しつつ、やむを得ない場合は上長へ残業の許可を得てから行うなど取り決めをしておきましょう。

クラウド打刻サービスで在宅勤務の労働時間管理をしよう

在宅勤務の労働時間管理を円滑に行うには、WorkVisionの提案するクラウド打刻サービスがおすすめです。

クラウド打刻サービスは、PCやスマートフォン、タブレットなどから打刻ができるだけでなく、パソコンのログイン・ログオフ情報も記録できるため、正確で客観的な労働時間を管理することが可能です。

またクラウド上でデータ管理を行うため、セキュリティ面でも安心感があります。従業員の労働時間管理方法で悩む企業におすすめのサービスです。

客観的打刻が取得できる

クラウド打刻サービスの特長に「客観的打刻」があります。在宅勤務では従業員の勤怠をどのように管理していくかが重要です。

クラウド打刻サービスは、自らの打刻や、パソコンのログイン・ログアウト情報を打刻として記録できるため、管理者も従業員も簡単に利用できます。

勤務中の仕事管理ができる

在宅勤務を取り入れている企業では、時間帯に縛られることなく柔軟な勤務を認めているケースもあります。

出退勤だけでなく、1日の休憩時間や、外出・戻り時間まで記録することができますので、従業員の働きすぎを管理することが容易です。

在宅勤務時でも労働時間管理を適切に行おう！

在宅勤務における労働時間管理についてご紹介しました。

新たに在宅勤務制度を導入する場合「従業員の労働時間をどのように管理していくか」が重要です。円滑に業務をすすめるためにも、在宅勤務に有効な勤怠管理システムで労働時間を管理しましょう。