タイムカードと給与計算を連動させるメリットとは？効率化してスムーズに管理！
従来のタイムカードによる給与計算とは
給与計算を行う際、多くの会社ではひと月の労働時間がベースになります。従来、ひと月の労働時間を把握するために、多くの会社ではタイムカードを導入してきました。タイムカードは、会社の入り口や、各部門の入り口に、打刻機と従業員一人ひとりの「タイムカード」を置き、出社・退社時刻を打刻する仕組みです。打刻機の時計は、社内の勤務時間を告げる時計と連動していることも多く、勤務時間申告の不正が入る余地がありません。会社として、従業員個々のひと月の勤務時間を把握する際には、タイムカードに記録された時間を参照すれば良いことになります。
タイムカードで管理するデメリット
タイムカードは、会社が管理している時刻にもとづいて打刻されます。自己申告時間によって、勤務時間を計算することに比べ、タイムカードに刻まれた時間をもとに計算する場合の方が、不正申告のリスクが低くなります。不正防止というメリットだけでなく、労働者自身が出社・退社時間をきちんと覚えていなければならないというわずらわしさからも解放されます。労働者は、出社・退社のたびに、打刻機にタイムカードを差し込むだけで、毎日の出社・退社時刻がきちんと残されるためです。
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タイムカードと給与計算ソフトを連動させるメリット
タイムカードを導入している会社でも、タイムカードと給与計算がシステム的に連動しておらず、ひと月の労働時間を打刻されたタイムカードから勤務時間を書き写したり、Excelで集計したりして、給与計算に反映させているところもあります。しかし、多くの会社ではタイムカードと給与計算ソフトを連動させることで。勤務時間を把握する作業にあまり人間の手を介さず、効率的に処理できるようになっています。ここでは、タイムカードと給与計算ソフトを連動させることのメリットを紹介します。
集計の時間短縮ができる
タイムカードと給与計算ソフトを連動させれば、休憩時間などもシステム的に考慮し、給与計算対象として計上すべき時間を簡単に計算することができます。給与計算ソフトには、給与対象となる勤務時間の範囲や、控除すべき休憩時間帯なども登録されています。こうした就業規則に沿った給与計算ルールが、給与計算ソフトの中で自動的に計算されるので、勤務時間を管理する時間が大きく短縮できます。
入力ミスや入力忘れをリアルタイムで発見できる
給与計算ソフトの機能や運用方法にもよりますが、タイムカードと連動させることで、従業員の出社・退社時の打刻漏れを早期発見することが可能です。毎日の習慣とはいえ、打刻せずに入退場してしまうこともありますし、直行・直帰など打刻のできない勤務形態もあります。時間をおいてしまうと、その日に何をやっていたか、何時から何時まで働いたのかがうろ覚えになります。給与計算ソフトと連動させ、打刻のない日をいち早く発見することで、打刻漏れというミスや直行・直帰による打刻できない日の情報をカバーすることができます。
法令の変更に対応しやすい
給与計算ソフトでは、法令の変更に逐一対応するため、ソフトの設定変更やアップデートが適宜行われます。給与計算の担当者も法令変更にはアンテナを高くしているはずですが、給与計算ソフトベンダーに任せておけば、対応してもらえるので安心です。タイムカードと給与計算ソフトを連動させておけば、タイムカードの打刻自体は従来のまま、新しい法令に対応していけます。
タイムカードと給与計算を連動できるサービスとは？
タイムカードと給与計算を連動するサービスは、いろいろなタイプがあります。従来は、タイムカードのシステムからCSVデータを出力させ、給与計算側でCSVデータを取り込んで処理する仕組みが主流でした。しかし、現在はクラウドを利用したシステム連動が主流です。タイムカードのシステムと給与計算ソフト双方がクラウドに対応できているという条件を満たす必要がありますが、クラウド連動の多くが、少ない操作で毎日あるいは毎月のデータ連動を可能とします。
タイムカードと給与計算ソフトを連携させて効率化を図りましょう
タイムカードを導入することで、出社・退社の時間を簡単・正確に把握できるようになりました。さらに、給与計算で使用する勤務時間を計算するためには、給与計算ソフトを利用すれば、対応コスト削減と正確さの確保に役立ちます。タイムカードと給与計算ソフトを連携させれば、さらなる給与計算業務の効率化が図れます。タイムカードと給与計算ソフトの連携について、検討してみてはいかがでしょうか。
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