人事評価システム導入による３つのメリット

人事評価システムとは

人事評価システムとは、従業員の目標設定、達成状況、人事評価シートを管理し、人事評価に関する業務を効率的にするための機能を備えたシステムのことです。
エクセルや紙で運用するのではなく、システム内でデータを一元管理することで、自動でデータの収集や分析、可視化を行い、人事業務の効率化を実現します。

人事評価の5つの問題点

人事評価の課題１：人事評価制度の目的の浸透

人事評価は、評価を付けて給与やランクを決めるのではなく、評価を通して会社が求める人材像を育成することが重要です。
人事評価制度の目的や重要性を評価者、被評価者ともに正しく認識しなければ、どんなにすばらしい制度を整備しても全く意味がありません。
ただ制度を作るのではなく、目的を繰り返し伝え社内に浸透させていくことで、会社の理念にあった人材や求めるスキルを持った人材の育成に取り組んでいく必要があります。

人事評価の課題２：人事評価制度の目標設定の公平性と妥当性

目標の達成度は、評価に直結するため社員それぞれのスキル、能力、経験だけではなく、その人の立場に応じて適切に設定しなければいけません。
同じ立場の人の目標に著しく差が出る場合は、モチベーションを大きく低下させる可能性があります。
また、あまりにも達成不可能な目標設定することも「達成しなくても仕方ない」という気持ちを生み出すことがあるため、妥当性のある目標設定をすることは重要です。

人事評価の課題３：人事評価制度の評価の公平性と妥当性

適切な目標設定をしたとしても、評価者が適切な評価を下せなければ意味がありません。
人が評価する限り個人の主観や感情が混じります。
そのため、明確な評価基準を会社として定めるのは当然として、評価者に対する教育をすることで、統一した基準で公平で妥当な評価をくだせる管理職を育成していく必要があります。
そして、被評価者が納得し、未来につなげられるフィードバックを行えるようしなければいけません。

人事評価の課題４：人事評価制度は形骸化しやすい

目標管理やコンピテンシーなどの人事評価を整備しても、「とりあえず」で設定し、評価面談の際に上司と部下で「とりあえず」の面談をしてしまうケースもあります。
適切な運用がされないまま長く制度を運用していると「形だけ」の人事評価制度に陥ってしまうかもしれません。 人事評価制度を作るだけではなく、本当に正しく運用されているのかを把握する必要があります。

人事評価の課題５：人事評価の管理・運用に手間がかかる

人事評価は、「役職」「資格」「職種」などの会社内の属性だけではなく、個人の「経験」「スキル」も考慮して設定します。
当然、少しずつ求められる人物像や組織が変化していくため、人事評価制度を見直す必要性が出てきます。
また、人事評価制度を分析しようとしても、データが多岐にわたり集約するだけでも非常に大きな手間がかかります。

人事評価システム導入3つのメリット

導入のメリット１：人事評価による人材の育成を実現

記入・管理が簡単になることで進捗状況が把握しやすくなり、作成した目標に対する定期的な面談を通して、成長を促すことができます。
変化が激しい今の世の中では、年初に登録した目標通りに進まないことも多々あります。
定期的な面談をすることで目標を調整をし、被評価者の「今」に見合った目標を管理しやすくなります。
また、システム上に面談の有無や結果を記録することで、被評価者も内容を振り返りやすくなり、適切な業務管理をすることができます。

導入のメリット２：人事評価手続きを効率化

人事評価をエクセルで管理する場合、配布・回収・集計に膨大な時間がかかり、紙の場合は更に転記作業も発生します。
メールにPDFやエクセルを添付して共有すると、提出状況やファイルの管理に膨大な手間が発生し、データの統合などの集計作業にも非常に手間がかかります。
人事評価システムを導入すれば、手作業で行っていた運用作業を大幅に削減できます。
提出状況もシステム上で自動で判別が可能で、集計・可視化作業においては、ダッシュボードの作成により個人だけではなく全体での分析も容易に可能になります。

導入のメリット３：人事評価の公平性を実現

業務効率化により時間が足りず今まで手が届かなかったことも実行できるようになります。
例えば、人事評価結果をダッシュボードで確認することで、評価者別の評価の傾向を見ることで評価者によるバラつきを発見し、人事評価において重要な適切で公平な評価にしていくことができるようになります。
また、目標の困難度も見比べられるため、目標設定の公平性・妥当性も確保することができます。

まとめ

人事評価制度は、人事部門、被評価者、評価者ともに大きな負担がかかります。
ただし、企業の長期的な成長には必須な制度です。システムを活用することで少しでも負荷を軽減することで、人事評価制度が本来の役割が発揮しやすくなるのではないでしょうか。
人事評価の運用やシステムの運用でお悩み中の方はぜひご相談ください。