タイムカードには保管期間が定められている？保存期間中の保管方法2つ
タイムカードには保存期間が定められている？
従業員の勤怠管理には、紙の出勤簿や勤怠管理システムを導入して管理する方法もありますが、タイムカードで管理をしている企業も多いのではないでしょうか。
タイムカードは紙の打刻シートをタイムレコーダーに差し込むだけのシンプルな操作で、1ヶ月分の勤怠を管理することができます。
コンプライアンスが重要視される現代だからこそ、タイムカードの保存期間を正しく理解するなど適正な勤怠管理をしていく必要があります。
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タイムカードを保存する必要性とは？
タイムカードの保存が求められる理由は、従業員との賃金トラブルを避けるためと、労働基準監督署の調査対象となるためです。
タイムカードは従業員の労働時間を証明するものですので、従業員から残業代などの賃金請求があった時に、証拠として利用できます。
労働基準監督署が法律を順守しているかを調査する際に、資料として提出を求められることもありますので、タイムカードを保存する必要があります。
従業員とのトラブルを避けるため
タイムカードは勤怠管理の利用・保存によって業務時間などを客観的に判断できる証拠となるため、従業員との賃金トラブル防止に役立ちます。
従業員から残業代などの未払賃金の請求があった場合、タイムカードは勤務時間を示す資料として利用可能です。タイムカードは従業員が自分で出退勤を記録したものですので、在職中はもとより退職後のトラブル防止にも活用できます。
労働基準監督署での調査に要するため
労働基準監督署は労働時間の管理が適正かの調査を行う場合に、違反していないかを判断する材料としてタイムカードを確認します。
長時間労働や賃金の未払いなど、労働時間の管理が原因で従業員に不利益が発生していないかの調査をタイムカードで行い、提出できない事業所に対して指導を行います。
働き方改革関連法でも労働時間の客観的な把握を盛り込んでいるため、タイムカードの作成と保存を事業所は無視することはできません。
タイムカードの保存期間とは？
労働基準法では、労働者を雇用した際には法定帳簿を作成し保存する義務があります。
代表的な法定帳簿は3種類あり、1つ目として労働者の氏名や生年月日などを記載する「労働者名簿」、2つ目として賃金の計算期間や労働時間数などを記載する「賃金台帳」があります。3つ目の「出勤簿等」には、出勤簿やタイムカードによる記録が含まれています。
保存期間は「起算日」から始まる
労働基準法で定められた各種帳簿の保存期間は、起算日が基準になります。
労働者名簿については「労働者の退職又は解雇の日」から3年、賃金台帳については「最後の記載をした日」から3年になります。通常、タイムカードに関しては、1ヶ月分を打刻し給与計算をすることになるため、最後の記録をした日（月末）から3年間の保管が必要になります。
派遣社員は起算日が異なる
派遣社員の起算日は、最後に記録した日ではなく、契約が解消した日が対象になります。
派遣社員の勤怠は、派遣先ではなく派遣元が管理します。派遣元の管理記録に記載された契約解消日が最後に記録した日とされるため、直接雇用している従業員と異なります。
派遣社員のタイムカード保存は、派遣契約が解消した日を起算日とした3年間です。
2020年から保存期間が「5年」になった
2020年の労働基準法の改正によって、タイムカードの保存期間が5年間となりました。
改正労働基準法第114条により、労働者の賃金請求権の消失時効が、違反のあった時から5年以内になります。したがって、タイムカードの保存期間も5年間に延長する必要があります。
今回の法改正では、残業代の請求は経過措置として、当分の間は3年間が適用されています。
従来の保存期間は「3年」と定められていた
タイムカードの保存期間は、労働基準法第109条で3年間に義務付けられていました。
2017年に「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」が定められ、労働時間の記録に関する書類の保存は3年間と明記されていました。
今回の法改正では、保存期間を3年から5年に延長して過去の労働時間の把握を進め、事業所に意識改革を促しています。
保存期間中のタイムカードの保管方法
過去に起こった訴訟で、会社側が勤務時間の証拠となるタイムカードを準備できなかったことは違法であるとの判決がでた事例があります。
事例から、保存期間中のタイムカードを適切に保管する重要性が考察できます。社内で管理する場合は鍵付きのキャビネットや、セキュリティのある部屋など、重要書類の保存方法を決めておくようにしましょう。
紙で管理されたタイムカードの場合のやり方
全従業員のタイムカードを紙媒体で保管するとなると、重くて探しにくい上に保管場所も必要になります。
倉庫に山積みにしていた場合、間違って破棄してしまう恐れもあるため、わかりやすく管理することが求められます。従業員ごとの保管は後々探すのが大変になるため、年月ごとにダンボールやケースに入れて保管する方法を推奨します。
データ上で管理されたタイムカードの保存とそのメリット
紙媒体のタイムカードは保存する場所が必要になりますが、データ上で管理をすることで探す手間を省くことができ、保存にも場所を取らないというメリットがあります。
データでの管理は、バックアップをとっておくことで、万が一削除してしまったとしても復元することができるため安心です。また、社内でのデータ共有も可能になり、業務効率化も図れます。
タイムカードをデータで保存する主なメリットを紹介します。
メリット1:場所を取らない
紙媒体での保存は、日数が経つごとに枚数が増えるため、保存場所の確保が必要ですが、データ保存ではその必要がなく、保存場所に係る経費を削減できます。
サーバーやクラウド上に保存されたバックアップデータも、保存場所の確保に悩むこともありません。
紙媒体で保存するよりも、データが劣化しない点もデータ保存のメリットです。
メリット2: 管理や情報のアクセスが簡単になる
データで保管すると管理が容易で、知りたい情報にすぐにアクセスできるメリットがあります。
労働基準監督署から指定された期間のタイムカードを提出する際、紙データは保管場所から探し出さなければなりませんが、データ保管はすぐに見つけることができます。
また、サーバーやクラウド上で情報を共有できるため、業務の効率化と従業員との信頼関係も構築にも役立ちます。
メリット3: セキュリティが向上する
データがサーバーやクラウド上に保存されているため、盗難や紛失の心配がありません。
データによる保存は自然災害で原本が消失する可能性が低く、人為的ミスで削除した場合でも復元することが可能です。
タイムカードをデータで保存することは情報管理の徹底にもつながるため、セキュリティ向上にも有効です。
タイムカードの保存期間を守ってしっかりと管理しよう
従来、出勤簿等の保存期間は3年でしたが、2020年以降には5年に延長されました。
「自分の会社は大丈夫だから」と安心せずに、罰則があることを理解してしっかりと管理する必要があります。結果的に、タイムカードなどの各種帳簿を保管する義務を守ることが会社を守ることにも繋がります。
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