勤怠表とは？記録内容や労働基準法に基づいた必要性を解説

勤怠表とは？

勤怠表は、社員の出勤状況や欠勤の理由・情報を端的にまとめた記録書類となります。企業によっては「勤務状況表」と呼ばれることがあり、主に勤務に就く社員の仕事ぶりを俯瞰するための書類です。どの企業でも、勤怠表の内容に沿う形で給与も決められていくため、勤怠表は企業にとっても社員にとっても非常に重要な書類となります。このように金銭が絡んでくる書類となるため、保管期間も法律において定められています。

勤怠表にあるべき項目

一般に勤怠表では以下のような項目があります。

1. 出勤時間、退勤時間
2. 残業、深夜残業の時間
3. 早退や遅刻の有無
4. 通常出勤、休日出勤、休日、欠勤、有給休暇を区別できる部分

勤務表の役割を踏まえると、上記のような内容が一般的だと言えます。

給与・残業時間の計算にも使用

勤怠表に、従業員の就労状況が記載されているため、給与計算の根拠となり、就業規則通り働いていることを数字で明らかにすることで給与が支払われます。また、残業は通常の賃金に25％上乗せして支払わなければいけません。深夜労働に該当する22時〜翌5時などに及んだ場合は、さらに25％の割増が必要です。よって、深夜労働した社員には、通常の50％増の賃金を支払う義務があります。上記のような、割り増しの手当などは他にもまだまだあるので、勤怠表はこのような時間を管理するためにも必要です。

勤怠表の管理を怠るとどうなるのか？

勤怠表を怠ってしまうと、給与が適切に支払われなることで従業員とのトラブルになったり、記載すべき内容や情報が抜けている場合などもトラブルの原因になりかねませんので、勤怠表の怠りには気をつけましょう。また、労働基準法108条には、「事業場ごとに賃金台帳を作成し、賃金計算の基礎となる事項、賃金の額、その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度延滞なく行わなければいけない」と記載されているので、記録を怠ると賃金台帳調整義務違反となり、30万円以下の罰金に処せられます。

労働基準法違反になる

勤怠表の管理というのは労働基準法（109条）で決められた必須書類としてあるため、もし勤怠管理を怠っている企業があれば、その企業は法的に罰せられることになります。労働基準法の内容では「就労に関する重要書類・必須書類については3年間の保存を義務付ける」とあり、「労働者名簿」、「賃金台帳」、「雇入れ・解雇・災害補償・賃金その他労働関係に関する重要な書類」なども重要書類として認められることになります。つまり、企業側と労働者である社員との雇用契約書となるため、契約上の定款内容を確認するためにもその書類の保管が義務付けられる形になります。

会社の存続にまで影響がでる場合も

勤怠表がきちんと管理されていなければ、給与の未払いや過不足の原因になってしまいます。給料の未払いは労働基準法第24条に違反する行為です。金銭問題が長引く場合には、訴訟問題にまで発展する可能性もあり、会社の存続にまでも影響が出る場合もあるので注意しましょう。

勤怠表に活用できる勤怠管理システム「Time Works」

勤怠管理システム「Time Works」では、人件費削減、健康管理、コンプライアンスなどの就業に関する基本的な管理を含め、システムで従業員と会社をつなぐ形で第三者による管理がなされます。企業にとってスムーズな人員管理ができ、非常に使いやすいコンピューターシステムによる管理が施行されます。

勤怠表を作成する際は勤怠管理システムを上手に活用しましょう

本記事では、勤怠表とは何か？勤怠表の管理を怠った場合に発生する問題などについて解説を行いました。給料の未払いは労働基準法第24条に違反する行為なので十分に気をつけていきましょう。勤怠表というのは、法律で定められた企業側の社員管理に必須書類であり、3年間の保管が義務付けられています。社員にとっても給与や社内実績に直接関わってくる記載内容となるため、それらを正確に管理できる勤怠管理システムを上手に活用しましょう。

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