スマホ・タブレットで勤怠管理ができるアプリの導入メリット・選定ポイント

勤怠管理アプリとは？

近年、スマホやタブレットでの打刻に対応した勤怠管理システムが多数提供されています。スマホやタブレット端末に勤怠管理アプリをインストールすることで、簡単に出退勤打刻や残業・休暇申請などを行うことができる基本機能を持つシステムですが、どのような特徴や導入メリットがあるのでしょうか。具体的に見ていきましょう。

勤怠管理アプリの機能

時間や場所にかかわらず打刻ができる

勤怠管理アプリの大きな特徴として、スマートフォンやタブレットがあれば場所や時間を問わずに出退勤打刻が可能な点が挙げられます。
また、残業や有休休暇の申請も、スマホやタブレットを使用してスムーズに行えます。

アラート機能

入力忘れやエラー、入力されたデータが異常値だった場合などに、入力者や勤怠管理者にアラートを送信し通知する機能があります。

データの自動集計管理

入力された勤怠データの集計は自動で行うことが可能です。

他システムとの連携

給与計算や経費精算など、他のシステムとの連携機能がプラスされている「他業務連動型アプリ」の場合、社内の他のシステムと連携することにより、勤怠以外の業務も同時に効率化することができます。

GPS、生体認証など

システムによっては、GPSを用いて打刻時の位置情報を取得する機能や、顔認証などの生体認証技術による打刻機能が搭載されているものもあります。

勤怠管理アプリ導入の効果・メリット

勤怠管理アプリを導入することにより、利便性の向上や業務効率の改善など、さまざまなメリットがあると考えられます。

利便性の向上

外回りや出張時、リモートワークの場合でも場所を問わずに勤怠打刻や各種申請ができるため、利便性の向上につながります。

人事・労務担当者の業務効率化が図れる

集計作業を自動化できるため、労務管理担当者の作業負担やミスが発生するリスクを軽減することができます。さらに給与計算や経費精算のシステムとの連携により、バックオフィス業務全体の効率化をはかることも可能です。

法令遵守した勤怠管理に役立つ

法定労働時間の遵守や有給休暇の取得推進、時間外労働規制など、近年の法改正に対応した勤怠管理がしやすくなります。

働き方改革を促進する

従業員一人一人が自身の勤務時間を意識しやすくなり、無駄な残業の減少につながり、働き方改革を推進できます。

DX推進に寄与する

紙やエクセルでの勤怠管理から脱却し、ペーパーレス化を推進
他の社内システムと連携させることで、給与計算、経費精算といった関連業務の効率化も同時に図ることができます。
また、全体の傾向やトレンド推移などのデータ分析等も容易になるため、業務改善に役立てることが可能になります。

勤怠管理アプリの選び方のポイント・注意点

様々な導入メリットのある勤怠管理アプリですが、多種多様なサービスが提供されているため、選定の際にはポイントをおさえた比較・検討が必要となります。

自社の特徴に合っているか

勤怠管理アプリは、サービスごとに異なる機能や特徴を持っており、得意分野が異なることがあります。そのため、アプリの機能や特徴を比較検討し、自社の業務内容や勤務形態、課題やニーズなどに適したシステムを選定することが重要です。

操作性が良いか

勤怠管理アプリは全従業員が使うものなので、あまり操作が難しいと業務に支障が出てしまいます。操作性が良く、シンプルで直感的に使いこなせるものであることも重要なポイントとなります。

システム導入後のサポート体制

問い合わせの受付体制や、法改正時のサービス提供者によるカスタマイズ対応など、システム導入後の運用サポート体制も重要な要素です。

予算面・コストパフォーマンスの良さ

導入時の初期費用や月額料金など、サービスの利用料金や長期的なコストパフォーマンスも比較検討して選定しましょう。