入退室管理システムとは？導入メリットと選び方について解説

入退室管理システムとは？

入退室管理システムとは、ICカードや暗証番号、生体認証などの認証手段を用いることにより、オフィスへの入退室を管理するシステムです。また、「いつ・誰が入退室したのか」のデータをログとして記録し、管理することもできます。

入退室管理システムを導入することにより、オフィスのセキュリティを強化し、不正な入室や退室を防止したり、情報漏洩リスクを軽減したりすることができます。さらに、入退室記録データを勤怠管理や災害時の安否確認、オフィス利用状況の解析などに役立てることも可能になります。

入退室管理システムにはさまざまなタイプが存在していますが、どのように選び、導入すればいいのでしょうか？特徴や選び方について解説します。

入退室管理にシステムを導入するメリットとは？

情報漏えいのリスクを軽減

関係者以外の入室を制限することができるので、個人情報の不正利用や情報漏れのリスクを大きく軽減します。万一情報漏洩があった際にも、「いつ、誰が入退室したか」のログを取得できていれば、原因究明に役立てることができます。

コストを抑えたセキュリティ対策ができる

システムを導入することにより、これまで人手に頼っていたセキュリティチェック業務の中にもシステム化できる部分が出てきます。たとえば入退室管理システムと監視システムを連携することにより、警備員が常駐する必要がなくなります。結果としてセキュリティ対策にかかるコストを抑制することにつながります。

勤怠管理の効率化も同時に達成できる

入退室管理システムの中には、勤怠管理機能と一体化したサービスもあります。こうしたシステムを導入することにより、出退勤時間の記録を自動化し、勤怠管理業務の効率化を実現することができます。

災害時の安全対策になる

入退室管理システムを利用していると、地震や火災などの緊急時にも在室者の安否確認がしやすくなるため、オフィスの安全を守る上でも大いに役立ちます。

感染症対策の一環として有効

新型コロナウイルスの流行時には、感染症対策の一環として、非接触型の入退室管理システムが注目を集めました。具体例として、従業員の顔をカメラで撮影し、そのデータと照合して入退室を許可する顔認証システムなどがあります。

入退室管理システムの様々な認証手段

入退室管理システムの認証手段には様々な種類があります。

暗証番号

出入口に設置されたテンキーで暗証番号を入力する認証方法です。従来からのシンプルな認証方法ですが、誰が入退室したのかの個人ログまでは取得できません。
リスクとしては、暗証番号の盗み見や流出に注意する必要があります。手元をガードする形になっている端末が多いですが、運用者側でも、定期的に暗証番号を変更するなどのセキュリティ対策をするのが望ましいでしょう。

ICカード

ICカードをリーダーにかざして認証を行う方法で、個人ごとの入退室ログを取得できる認証方法です。
社員証や入館カードなど専用のICカードを使うシステムの他、交通系ICカード（SUICAなど）を使用できるものもあります。
リスクとしては、ICカードの盗難や紛失には気を付けておく必要があります。

スマホアプリ

スマートフォンに専用アプリをインストールして認証を行う方法です。
画面にQRコードを表示させてリーダーに読み取らせる方法だけでなく、アプリが入ったスマートフォンを所持していれば、無線で認証してくれるタイプも存在します。
個人ごとの入退室ログを取得できる点や、個人所有のスマートフォンを利用できるので、導入時の手間やコスト面で優れている点などがメリットです。
一方、ICカードと同様、紛失や盗難のリスクには注意が必要です。

生体認証

昨今注目を集めているものに、事前に登録した顔や指紋、静脈パターンなどの情報を照合して入退室管理を行う、生体認証システムがあります。
生体的な特徴を利用するのでパスワードが必要なく、さらに偽造リスクも極めて低いため、厳重なセキュリティ管理が必要とされるエリアにもおすすめの認証方法です。

（1）指紋認証

指紋認証は、利用者の指紋データを事前にシステム登録し、それを基に本人確認を行う認証方法です。登録データとリーダーが読み取った指紋パターンを照合し、本人を確認します。
指が乾燥している時や傷がある時には、データを読み取りにくくなることもあります。

（2）静脈認証

静脈認証は、手のひらや指の静脈パターンをスキャンして、赤外線などで読み取り、認証を行う方法です。静脈パターンは個人ごとに異なり、一生変わることのないものなので、非常に精度の高い認証システムだといえます。

（3）顔認証

顔認証は、カメラで顔のデータを撮影し、その特徴的な部分を抽出して認識し、本人確認を行う認証方法です。近年では認証精度が向上しており、照明や角度、表情による影響を受けにくく、安定した認証が可能になっています。
また、非接触での認証が可能で衛生的な面が、新型コロナウイルスの流行をきっかけに注目されるようになりました。

入退室管理システムの選び方

入退室管理システムを導入する際には、以下のようなポイントからシステムを比較検討し、自社の課題・ニーズにあったものを選ぶと良いでしょう。

認証方法がオフィスの特性に合っているか

利用シーンにあった認証方法の入退館管理システムを選ぶことが非常に大切です。
たとえば、機密情報の多いエリアの入退室管理であれば、セキュリティの強固さを最重視した生体認証システムを採用し、その上で限られた人にのみ権限を付与する方法が非常に適していると考えられます。
対して、機密情報の少ないエリアの入退室管理なら、より手軽に導入できるICカードやスマートフォンアプリ認証を用いる方がメリットが多い可能性があります。

他システムとの連携がしやすいか

入退室管理システムには、他の業務システムとの連携が可能なものが多くリリースされています。
たとえば勤怠管理システムとの連携によって、従業員のオフィス在室時間を正確に把握することにより、勤務時間の把握を効率化し、労務管理の業務負荷を軽減することができます。
また、監視カメラなどの警備システムと連携することにより、警備にかかるコストの削減も可能です。

サポート体制が整備されているか

トラブル発生時や緊急時のサポート体制が万全かどうかも、システムの導入前に確認しておくと安心です。
システムによっては、トラブル時に限らず、運用に関する全般的な問い合わせにも対応してくれるサービスや、24時間体制でサポートを受けられるサービスなども存在しています。自社の状況に合ったものを選びましょう。

コスト面で自社に合っているか

システム導入の初期費用や運用にかかるコストが、自社にとって適切かどうかも重要なポイントとなります。
入退室管理システムは、認証方法によって導入・運用コストが異なる傾向があります。たとえば生体認証の場合、初期費用は高くなりがちですが、運用コストは抑えられる傾向があると言われています。
あらかじめ自社の状況や課題を明確にした上で予算を設定し、システムを選定しましょう。