煩雑なシフト作成の負担を軽減！シフト作成アプリを導入するメリットと選び方を解説

そもそもシフト作成とは

シフト作成とは、従業員の勤務日・勤務時間・休日を決める作業です。

シフト作成業務は、大まかに、以下のような流れで行われます。
１）従業員から休日や希望勤務日など、シフトの希望を提出してもらう
２）従業員から集まった希望に基づいて、Excelなどを使い月間のシフト表を作成する。
３）日ごとの人数やスキル面の過不足があれば、調整を行う。

また、シフトを決める際には、従業員のスキルや希望を考慮しながら調整していくことが必要となります。さらに労働時間の超過などの法令違反がおきないようにする配慮も不可欠です。

シフト作成にアプリを使うメリット

このように様々な事項を考慮する必要があるため、シフト作成業務は煩雑になりがちです。そこでシフト作成アプリを導入すると、シフト作成担当者の手間を大幅に減らし、効率化をはかることができます。
シフト作成アプリには、どのような機能とメリットがあるのか、具体的に挙げていきましょう。

シフト表を自動作成できる

シフト作成アプリには、各従業員の希望やスキルを考慮した最適なシフト表を自動作成する機能があります。これにより、シフト作成の業務負担と、記入・確認漏れなどの人的ミスを削減することができます。

シフトに関する情報連携が楽になる

シフト作成に関する連絡をオンラインで行えるようになるため、業務連絡がスムーズになります。たとえば、従業員にとっては、シフトの希望や条件などの提出がしやすくなります。またシフト管理者にとっても、決定したシフトを従業員と自動共有できるようになるため、伝達忘れなどのミスを防ぐことができます。

労務管理がしやすくなる

勤務時間の上限違反や連勤になってしまうシフトが作成されたときにアラートを出す機能のついたアプリもあり、法令上の基準を満たしたシフト作成を補助してくれます。さらに、予定されていたシフトと実際の勤怠状況の照合もしやすくなるため、長時間労働なども早期把握・対策を取りやすくなります。これらの機能により、適正な労務管理や法令遵守にも寄与すると考えられます。

他の社内システムとの連携も可能

給与計算や社会保険料計算など、社内の他のシステムとデータを連携することが出来るアプリもあります。こうしたアプリを活用することにより、労務管理全般の負担を大幅に軽減することが可能です。

シフト作成・管理アプリの選び方

様々な導入メリットのあるシフト作成アプリですが、アプリを選定する際には、以下のようなポイントをおさえて選ぶと良いでしょう。

自社の業種に合っているか

企業の規模や業種、労働形態などによって、シフト作成時に考慮する事項が異なってきます。また、アプリの導入によって解決したい課題がある場合は、課題に合わせてアプリを選定することになるでしょう。様々な特性をもったアプリが提供されていますので、自社の状況や課題に合ったものを選ぶことが大切です。

操作性が良いか

日常的に使用するアプリとなるため、機能やUIがわかりやすく直感的に使えることや、スマホでもPCでもデバイスを問わずに使えることなど、操作性にすぐれていることも重要です。

サポート体制

導入時やトラブルの際に必要なサポートを受けられることも大切ですので、選定時に内容をチェックしておくと良いでしょう。

コスト面での条件が合っているか

初期費用だけでなく、運用を開始してからかかる費用も含めて、必要となるコストをあらかじめ確認しておきましょう。