勤怠管理クラウドとは？勤怠管理システムの機能やメリット、選び方を解説

入退室管理システムとは？

勤怠管理とは、労働基準法で定められた企業の義務で、従業員の出勤・退勤時間、欠勤や遅刻、時間外労働、休日取得といった労働状況を正確に把握し、適正に管理することです。

さらに近年では、法令で定められた勤怠管理に加えて、長時間労働・過重労働の削減に向けた取り組みも重要度を増しています。こうした観点からも、企業が従業員の労働時間を正しく把握し、労働環境の整備に役立てる必要性が高まっています。

ますます幅広い対応が求められるようになりつつある勤怠管理業務において、効率的な対応を可能にする手段の一つが、本コラムで取り上げる勤怠管理クラウドです。

勤怠管理クラウドとは、クラウドサーバを利用した勤怠管理システムのことで、これを活用することにより、勤怠管理を効率化できることが見込まれます。加えて、勤怠データの集計や活用も行いやすくなるため、データ分析に基づいた働きやすい環境づくりにも寄与すると考えられます。

本コラムでは、勤怠管理クラウドの主要な機能やメリット、デメリット、どのような課題に対応できるかについて解説します。

勤怠管理クラウドの主要な機能

さまざまなベンダーから提供されている勤怠管理クラウドシステムですが、共通する基本的な機能として、以下のようなものが挙げられます。

スマートフォンからの打刻

クラウドサービスなので、スマートフォン（以下スマホ）からの出退勤の打刻や集計などが可能です。外出先からの打刻やテレワーク時の打刻も簡単になり、打刻データのリアルタイム確認も可能となるため、従業員にとっても管理者にとっても利便性が高い機能と言えるでしょう。

ワークフロー機能

ワークフロー機能も勤怠管理クラウドシステムの多くが備えている機能です。残業や休暇の申請や承認といった処理をオンライン上で完結できるようになるため、勤怠管理の業務効率向上につなげられます。

シフト作成・管理機能

シフト作成・管理機能も、多くの勤怠管理クラウドサービスが持つ機能です。従業員の申請に基づいたシフト作成や、変更があった際の調整を自動で行うことができ、出来上がったシフト表をスマートフォンから確認することも可能です。

勤怠情報の自動集計

出勤時間、退勤時間や休暇などの勤怠情報を自動で集計し、一元的に管理することができます。集計作業のミスを防止する他、レポートや報告資料を作成する手間も軽減することができます。

アラート通知機能

多くのクラウドサービスは、打刻忘れや超過勤務などが発生した際のアラート機能や、管理者が勤怠情報をリアルタイムで受け取ることのできる通知機能を備えています。

他システムとのデータ連携機能

勤怠管理クラウドシステムで集計されたデータを、給与計算など他の社内システムと連携できる機能もあります。

多彩な打刻方法

サービスによっては、Web 打刻以外にも、生体認証（指紋認証、静脈認証など）やICカードなどによる打刻機能を持つものもあります。

課題解決に役立つ勤怠管理クラウドのメリット

このように多彩な機能が備わった勤怠管理クラウドを導入することによって、勤怠管理における様々な課題を解決できると考えられます。

集計作業の業務負担を軽減できる

従来からある紙やエクセルベースの勤怠管理の欠点として、毎月のデータ集計作業の手間がかかるという点が挙げられます。
勤怠管理クラウドであれば、出退勤のデータを自動集計することが可能なので、担当者の業務負担を軽減できます。

抜け漏れやミスを回避できる

労働時間の集計や給与計算を手作業で行っていると、集計漏れや計算ミスが発生するリスクもあります。勤怠管理クラウドシステムであれば、集計も計算も自動化できるため、ヒューマンエラーのリスクをなくすことが可能です。

法改正にもスムーズに対応

法改正へのスムーズな対応もクラウドサービスならではの利点です。
近年頻度の増えている労働法改正に合わせたシステムアップデートはクラウドサービスベンダー側で対応するため、利用者側に負担をかけることなく法令違反リスクを回避できます。

他システムとの連携による業務効率化

勤怠管理クラウドサービスには、給与計算など他システムとのデータ連携が可能なものも多くあります。勤怠情報と給与計算システムとの連携によって、人事や総務、経理などバックオフィス部門の業務効率化を図ることができます。

複雑な勤務形態や雇用形態への対応が容易

たとえば医師や看護師など深夜勤務を含むシフト勤務を行う職種の勤怠管理は複雑になりやすく、従来型の勤怠管理では対応に負担がかかるものでしたが、勤怠管理システムを導入すれば柔軟かつ効率的に対応することができます。
また、新型コロナウイルスの流行を機に普及したテレワークやフレックスタイムなどの多様な働き方の勤怠管理にも柔軟に対応することが可能です。

働きやすい環境の整備に役立つ

クラウドサービス導入により有給取得や時間外労働などの勤怠情報を一元的に把握できるようになると、企業全体としての課題を明確化しやすくなります。さらにサービスによっては労働環境を分析する機能を備えたものもあります。こうした特徴を活用することで、労働環境の改善に役立てることができます。

勤怠管理クラウド導入時に気を付けたい留意事項

このように勤怠管理クラウドには様々な導入メリットがありますが、デメリットにもなり得る留意事項もいくつか存在します。合わせて確認しておきましょう。

システム運営者の環境に依存する部分がある

留意すべき点としてまず挙げられるのが、サービスの安定性やセキュリティ面などで、クラウドサービスの運営者側の環境に左右される面があることです。たとえば、運営者側でシステム不具合やセキュリティ上の問題などが発生した際には、サービス利用者側も影響を受ける可能性があります。

初期導入時の負担を考慮する必要がある

クラウドシステム導入自体の初期コストが発生するだけでなく、従業員への周知や連携を想定している既存社内システムの設定変更など、派生業務の負荷もかかる可能性があります。

勤怠管理クラウドの選び方

勤怠管理クラウドの導入に際しては、どのようにサービス選定をすればよいのでしょうか。失敗しないためのポイントを解説します。

自社業務に合っているか

様々な勤怠管理システムが提供されていますが、企業規模や業種によって使いやすいサービスが異なる可能性があります。システム選定の際は、各サービスの特徴を比較検討し、自社の業種や勤務体系にフィットしたものを選ぶことが大切です。
また、医療・介護業、人材派遣業、製造業、建設業、飲食業、接客業など、各業界に最適化された業界特化型のサービスも存在しています。

操作性の良いシステムかどうか

システム導入に際しては、UIがわかりやすく操作が簡単で学習コストが低いシステムを採用すると、従業員が短期間で操作を習得できます。

他システムとの連携機能が充実しているか

勤怠データを給与計算など他の社内システムと自動連携できる機能があると、手動でのデータ入力や確認作業が減り、勤怠管理業務の効率化やDX推進につながります。

サポートが充実しているか

トラブルが発生した場合や操作方法に課題があるときに、素早く適切なサポートが受けられるサポート体制を持つサービスを選ぶと、安心してシステムを利用することができます。

自社の予算に合っているか

導入サポート費用などのコスト面で自社の条件に合っているかも確認が必要となります。クラウドサービスに特有の注意事項として、無料で利用開始できるが月額利用料がかかるものや、利用するユーザーの数によって月額利用料金が変動するものなど、サービスによって様々な料金体系が存在しています。事前にしっかり確認しましょう。