タイムスタンプとは？電子帳簿保存法での役割や仕組み、電子署名との違いを解説

タイムスタンプとは？電子データの存在と非改ざんを証明する技術

タイムスタンプは、特定の時刻にその電子データが存在していたこと（存在証明）と、その時刻以降にデータが改ざんされていないこと（非改ざん証明）を証明する技術です。

この目的は、電子データの真正性を確保することにあります。

紙の書類と異なり、電子データは容易に複製や修正が可能なため、その内容が信頼できるものであることを客観的に示す仕組みが必要です。

タイムスタンプを付与することで、取引記録などの電子データがいつ作成され、その後手が加えられていないことを第三者が証明できる点が最大のメリットです。

タイムスタンプの仕組みを2つのステップで解説

タイムスタンプは、データのハッシュ化と時刻認証局による時刻情報の付与という、主に2つのステップで構成されています。

一連のプロセスは、安全な通信ネットワークを介して行われ、電子データの信頼性を客観的に担保します。

ここでは、タイムスタンプが発行されるまでの流れを、ステップごとに具体的に見ていきます。

ステップ1：ハッシュ値で文書を固有データに変換する

まず、タイムスタンプを付与したい元のファイル（電子文書）から、「ハッシュ値」と呼ばれる固有の値を生成します。

これはハッシュ関数というアルゴリズムを用いて、文書情報をランダムに見える文字列へと変換する処理です。

ハッシュ値は「電子データの指紋」とも呼ばれ、元のファイルが1文字でも異なれば、全く異なる値が生成される特性を持ちます。

この変換プロセスにより、文書ごとに一意のデータが作成され、タイムスタンプ発行の要求ログとして時刻認証局に送信されます。

この仕組みによって、元のファイルそのものを外部に送信することなく、安全にデータの同一性を証明する準備が整います。

ステップ2：時刻認証局が時刻情報を加えてタイムスタンプを発行する

次に、ステップ1で生成されたハッシュ値は、時刻認証局（TSA：Time-StampingAuthority）に送られます。

時刻認証局は、信頼できる第三者機関として、正確な日時情報（日付と時刻）を管理しています。

日本では、一般財団法人日本データ通信協会によって認定された事業者がこの役割を担っており、国の基準を満たした厳格な運用のもとで認証サービスを提供しています。

時刻認証局は、受け取ったハッシュ値と正確な時刻情報を結合し、電子署名を付与して「タイムスタンプトークン」を発行します。

このタイムスタンプトークンが、元の電子文書に付与されることで、その時刻にデータが存在し、かつ改ざんされていないことの証明となります。

タイムスタンプと電子署名の違いは？証明する内容を比較

タイムスタンプと電子署名は、どちらも電子データの信頼性を高める技術ですが、証明する内容が異なります。

タイムスタンプが「いつ」データが存在し、「それ以降改ざんされていないこと」を証明するのに対し、電子署名は「誰が」その文書を作成したか（本人性）を証明するものです。

例えば、電子契約で用いる場合、電子署名は契約者が本人であることを示し、タイムスタンプは契約書がその契約日に存在し、内容が変更されていないことを証明します。

両者は役割が異なるため、電子契約書のように「誰が・いつ・何を」合意したかを明確にする必要がある書類では、併用されることが一般的です。

電子帳簿保存法でタイムスタンプが果たす重要な役割

電子帳簿保存法において、タイムスタンプは電子保存された国税関係書類の「真実性の確保」という要件を満たすための重要な役割を担います。

この法律の規定では、過去に行われた電子データの訂正や削除の内容を確認できること、または新たに訂正や削除ができない仕組みであることが求められます。

タイムスタンプを活用することで、電子データが特定の時刻から改ざんされていないことを客観的に証明できるため、法律が定める真実性の基準をクリアできます。

このように、タイムスタンプは、企業が国税関係書類を適法に電子保存するうえで、データの信頼性を担保する根幹技術として活用されています。

電子帳簿保存法でタイムスタンプが必要になる2つの保存方法

電子帳簿保存法には、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの保存区分があります。

このうち、タイムスタンプの付与が要件として定められているのは、「スキャナ保存」と「電子取引」の2つの保存方法です。

これらの方法は、紙で受け取った書類や、電子的に授受した取引情報を電子データとして保存する際に適用されます。

ただし、法改正により、一定要件を満たすシステムを利用する場合はタイムスタンプが不要になるなど、要件は緩和されつつあります。

スキャナ保存：紙の書類を電子化して保存する場合

スキャナ保存は、取引先から受け取った紙の領収書や請求書などをスキャナで読み取り、電子データとして保存する方法です。

この場合、作成された電子データが、スキャンした時点から改ざんされていないことを証明するためにタイムスタンプの付与が求められます。

例えば、経費精算のために従業員が提出した紙の領収書をスキャンして電子化する際、その画像データにタイムスタンプを付与することで、原本と同等の証拠能力を担保します。

これにより、ペーパーレス化を促進し、書類の保管コストや管理業務の削減が可能になります。

2022年1月1日に施行された電子帳簿保存法の改正により、スキャナ保存における受領者側のタイムスタンプ付与が廃止され、スキャンした本人による署名が不要になりました。

また、タイムスタンプを付与するまでの期間が、これまでの「おおむね3営業日以内」から「最長約2ヶ月とおおむね7営業日以内」に延長され、業務の実態に合わせた柔軟な対応が可能となっています。

さらに、データの訂正・削除履歴が残るクラウドサービスなどを利用する場合は、タイムスタンプの付与自体が不要になるなど、事業者の負担を軽減する変更が行われています。

電子取引：電子データで授受した取引情報を保存する場合

電子取引とは、EDI取引やインターネット通販、電子メールなどを通じて授受した請求書や領収書などの取引情報を、電子データの形式のまま保存することです。

紙を介さずに授受したデータは、訂正や削除が容易であるため、そのデータが受け取った時点から改ざんされていないことを証明する真実性の確保措置が必要となります。

タイムスタンプの付与は、この真実性を確保するための方法の一つです。

ただし、訂正・削除の履歴が残るシステムや、訂正・削除ができないシステムを利用してデータを保存する場合は、タイムスタンプの付与が不要になるケースもあります。

ネット取引が増加する現代において、適切なデータ保存はすべての事業者にとって重要な課題です。

タイムスタンプを書類に付与する具体的な方法

電子化された書類にタイムスタンプを付与するには、専門のサービスやシステムを利用するのが一般的です。

自社でタイムスタンプを発行するのではなく、時刻認証局から提供される仕組みを使う必要があります。

具体的な方法としては、時刻認証業務認定事業者（TSA）へ直接依頼する方法と、タイムスタンプ機能が予め搭載された会計システムや文書管理システムを導入する方法の2つが挙げられます。

それぞれの利用方法を理解し、自社の運用に合った方法を選択することが重要です。

時刻認証業務認定事業者（TSA）に依頼する

タイムスタンプを付与する方法の一つは、時刻認証業務認定事業者（TSA）が提供するタイムスタンプサービスを直接契約して利用することです。

TSAは、一般財団法人日本データ通信協会の認定を受けた事業者で、日本ではアマノ株式会社をはじめとする数社がサービスを提供しています。

この方法では、自社で利用しているシステムとTSAのサービスをAPI連携させるなど、技術的な対応が必要になる場合があります。
この段階では、関連部署とのコミュニケーションが重要で、スムーズな移行を実現するための綿密な連携が求められます。

大量の書類に一括でタイムスタンプを付与したい場合や、既存のシステムにタイムスタンプ機能を追加したい場合に適していますが、専門的な知識が求められることもあります。

タイムスタンプ機能が搭載されたシステムを導入する

より手軽にタイムスタンプを付与する方法として、タイムスタンプ機能が標準で搭載されているシステムやソリューションを導入することが挙げられます。

会計システムや経費精算システム、文書管理システムなど、多くのクラウドサービスが電子帳簿保存法に対応しており、これらの製品を利用すれば、書類のPDF化からタイムスタンプの付与までを自動で行えます。

特にクラウド型のシステムは、スマートフォンアプリで撮影した領収書にそのままタイムスタンプを付与できるなど利便性が高く、専門知識がなくても導入しやすいのが特徴です。

こうした機能が組み込まれたシステムや、クラウドサービスを利用している事業者が増えています。

タイムスタンプの利用にかかる費用の目安

タイムスタンプの利用にかかる費用は、提供されるサービスの形態によって大きく異なります。

料金体系は、タイムスタンプを1回付与するごとに料金が発生する従量課金制と、システム利用料にタイムスタンプ費用が含まれている月額または年額の固定料金制に大別されます。

従量課金制の場合、1スタンプあたり数円から数十円程度が目安ですが、利用量に応じたボリュームディスカウントが適用されることもあります。

一方、会計システムや経費精算システムに機能として含まれる場合は、システムのライセンス費用や月額利用料として支払うのが一般的で、タイムスタンプ単位での追加費用は発生しないケースが多いです。

タイムスタンプを書類に付与する具体的な方法

タイムスタンプを導入する際は、単に付与するだけでなく、電子帳簿保存法の要件全体を満たすための運用を意識することが不可欠です。

どの書類を対象とするかを明確にし、法律で定められた期間内に付与するフローを確立する必要があります。

また、タイムスタンプは真実性確保の一手段に過ぎず、他の要件も同時に満たさなければなりません。

ここでは、適切な運用を行うために特に注意すべき3つのポイントを解説します。

定められた期間内にタイムスタンプを付与する

電子帳簿保存法では、書類にタイムスタンプを付与するタイミングについて厳格な期間が定められています。

もし経理担当者がまとめて処理するなどの業務サイクルを社内規定で定めている場合は、最長で約2ヶ月までの延長が認められます。

この期間を過ぎてしまうと、電子データが有効な国税関係書類として認められない可能性があるため、社内で書類の受領からタイムスタンプ付与までの業務フローを確立し、遵守することが極めて重要です。

大量の書類に一括でタイムスタンプを付与したい場合や、既存のシステムにタイムスタンプ機能を追加したい場合に適していますが、専門的な知識が求められることもあります。

検索機能の確保など他の保存要件も満たす必要がある

タイムスタンプの付与は、電子帳簿保存法で定められた「真実性の確保」に関する要件の一つに過ぎません。法律に対応するためには、「可視性の確保」に関する要件も満たす必要があります。

具体的には、保存した電子データを「取引年月日」「取引金額」「取引先」といった主要な項目で検索できる機能を確保することが求められます。

特にクラウド型のシステムは、スマートフォンアプリで撮影した領収書にそのままタイムスタンプを付与できるなど利便性が高く、専門知識がなくても導入しやすいのが特徴です。

システムを導入する際には、タイムスタンプ機能の有無だけでなく、これらの検索機能が実装されているか、自社の運用に合わせた設定が可能かを事前にチェックすることが不可欠です。

スキャナ保存後も紙の原本はすぐに廃棄しない

スキャナ保存で書類を電子化した後、紙の原本をすぐに廃棄しないよう注意が必要です。

特に、社内で定期的な検査体制を敷いている場合は、その検査が完了するまで原本を保管しなければなりません。

また、付与したタイムスタンプには有効期限（通常10年程度）があり、長期保存が必要な書類については、有効性を延長する「タイムスタンプの検証」や長期署名の仕組みも必要になる場合があります。

電子データの履歴を適切に管理し、改ざんや編集が行われていないことをいつでも証明できる運用体制が求められます。

まとめ

タイムスタンプは、電子データがある時刻に存在し、それ以降改ざんされていないことを証明する技術です。

電子帳簿保存法においては、特にスキャナ保存や電子取引で授受した書類の真実性を確保する上で重要な役割を果たします。

2022年の法改正によりタイムスタンプ要件は緩和されましたが、定められた期間内に付与することや、検索機能の確保といった他の要件も満たす必要があります。

導入方法には、時刻認証局のサービスを利用する方法と、機能が搭載されたシステムを導入する方法があります。

自社の業務フローに適した方法を選択し、電子帳簿保存法の要件を満たす適切な運用を行うことが求められます。