人事評価システム導入でペーパーレス化、
大幅なコスト削減と入力・確認作業の効率化を実現

導入の背景
人材活用の重要な要素である人事評価業務のDX化への対応が急務であった

それまでの人事評価は、全て紙の帳票で行っていました。エクセルやワードで作った紙に、データで打ち込む人や、手書きで記入する人が混在していました。それらを上長から紙で人事部門へ集めていました。人事異動があった場合、新しい上司が部下の過去の評価を見たいという要望があれば、人事部門が過去の紙ファイルを探すという非効率なことをやっていました。
事業の拡大、コンプライアンス遵守等を見据えた社員の人財情報の収集、管理、活用を検討していく上で、紙媒体での評価運用をシステム化し、デジタル化と業務効率化を目指す必要がありました。

導入の目的
人事評価にまつわるアナログな業務の管理負荷を軽減し、現場での評価業務をスムーズに

部門によっては、正社員が200名を超える大規模な組織もありますが、数名の管理職で最終評価を担当していました。
従来の紙や Excel ベースの評価シートでは、提出の遅れや修正依頼、集計作業などが煩雑で、評価期間になると管理職の業務が大幅に圧迫されてしまうという課題を抱えていました。
さらに、人事部門への提出状況の確認や、評価結果を別のシステムへ手入力で反映する作業は、業務の正確性を担保する上でも大きな負担でした。
これらの背景から、人事評価業務のデジタル化と簡素化を進めることが喫緊の課題であり、従業員の負担を軽減しながら、スムーズに評価作業が行える仕組みづくりを目指すこととなりました。

導入のポイント
現状の紙の評価シートをそのままクラウド移行できることで、従業員の理解が得られた

人事評価システムの導入にあたっては、WorkVision 以外のベンダからも提案をもらい、比較検討を行いました。
その結果、WorkVision を選択した理由は次の理由からです。

①クラウド環境でのWEB 入力が可能。
②既に WorkVision より導入済の人事給与システム Generalist との社員組織のマスタ連携が可能。
③現行運用の Excel 評価シートをそのままクラウドサービスに落とし込むことができる。
④画面が見やすく、視覚的に操作ができる分かりやすさ。

導入の効果
ペーパーレス化の実現により、業務効率の大幅向上につなげることができた

下記のような点が実現できました。
①サービス内で管理されているため、申請状況を把握することが可能となりました。
②相対評価結果を一覧化することができ、これまでの手で整理していた時と比べて、大幅に業務効率化ができました。
③現場の管理職からは、自分が評価したメンバーの評価結果が一覧で表示できることに高評価が得られました。

また、管理職から対象者へのフィードバックもタブレット端末などを用いて容易になったとの声も寄せられています。
費用対効果の試算では、社員本人の印刷や手書き等が無くなったことによる省力化、評価をする者の手書きのコメント記載や評価会議で使用するための Excel への入力作業などの省力化、人事部門での評価シートが届いているかの確認作業や評価結果を Generalistに取り込むための入力作業の省力化、印刷コストや用紙代の削減効果で、年間約2,200,000円ほどのコスト削減効果が見込まれました。
初期導入費用とランニング費用を合わせた費用は、3年でほぼ回収でき、それ以降はコスト削減効果が大きく出る見込みです。

今後の展望
多様な人材が働きやすく活躍できる組織の実現

現状、下記の検討を進めています。
①現在は紙で運用している有期雇用者の評価への拡大
②ペーパーレス化についての更なる拡大
③タレントマネジメントの実現
このような業務のシステム化を進めることにより、多様な人材が働きやすく活躍できる組織の実現を目指していきたいと考えています。