【ワークフローシステム】ワークフローを活用した交通費精算をAPI連携で効率化
株式会社リサ・パートナーズ 様

導入の背景
働き方改革の実現に向けて稟議運用のICT化を推進

我が社では事業の拡大と共に、各部門が起票する稟議書のボリュームが増加していました。稟議書の内容は、契約承認の申請、リース申請、出張届や交通費の申請など、部門により多岐に亘ります。

従来は紙の稟議書を回付するスタイルであったため、回付遅延の発生、業務量が多いなどの課題が発生していました。その課題を解決するために、稟議書のシステム化を進めることとしました。

業務分析を進める中で、承認者の外出に起因した回付の遅延、台帳転記や申請部門からの問い合わせ対応に多くの時間が割かれる等が、改善すべきテーマとして抽出されました。

そこで、働き方改革の実現に向けた取り組みとして、稟議運用業務のICT 化を検討した結果、株式会社WorkVision（ワークビジョン）の提案するワークフローシステム「AgileWorks」を採用することといたしました。

導入の目的
クラウド型APIを利用した「駅すぱあとWebサービス」との連携へ

「AgileWorks」は、紙に記入するような直観的なオペレーションでした。従来の申請フォームをWebブラウザでそのまま表現できることで、業務の流れを変えることなくスムーズに稟議を運用することができ、最適なワークフローシステムであると判断しました。

導入後、社内のあらゆる申請業務が効率化されましたが、交通費申請では「駅すぱあと」を経路検索機能として連携させ効率化させました。

「駅すぱあと」のシステム連携サービスのうち、ワークフローシステムを止めることなく最新の経路情報の利用が可能な「駅すぱあとWebサービス」を現在は採用しています。

導入のポイント
最新経路情報を利用した交通費精算業務を実現

ワークビジョンの提案は、事前に定期券の区間をワークフローで申請する機能を利用することで、「AgileWorks」にユーザー毎の定期経路情報を登録し、経路検索機能である「駅すぱあとWebサービス」との連携で定期区間を反映した精算業務を行うことでした。定期区間の運賃が控除された最新の交通費が申請でき、また鉄道会社の運賃改定時もデータ更新などの対応作業は不要です。

導入の効果
ワークビジョンのWebサービス連携構築ノウハウを高く評価

ワークフローの活用による交通費精算の電子化は、申請者の確認作業と、経理部門の集計・仕訳・会計システムへの入力業務の負担を軽減し、精算業務の効率化を実現するものでした。

承認ルートと進捗状況の可視化、ペーパーレス化による印刷コストと保管スペース削減、会計システムとのデータ連携による決算の早期化など、業務効率化だけではなく意思決定のスピード化を実現するシステムであることを確信しました。

システムの導入により、各部門からの承認状況の問い合わせがなくなったことで、担当者の業務負荷が軽減されました。また、詳細な条件で対象書類を簡単に検索できるなど、システムを導入した効果は業務のスリム化と効率化、また内部統制の強化を可能としました。弊社は、ワークビジョンのWebサービス連携構築ノウハウを高く評価しています。

今後の展望
システム効果で得た業務のスピードアップを企業活動に反映

ワークフローシステムを活用することで、経費精算や経費申請の自動化はもちろん、データ連携の統合管理による申請の精度アップや、以前の申請書の流用による時短化が実現しました。

今後もICTによる業務効率化を図ることで、働き方改革への取り組みを加速すると共に、システム効果で得た業務のスピードアップとレベルアップを企業活動に反映させていきます。