就業管理システム導入で業務の効率化・労務管理の意識向上

導入の背景
個々が働きやすい環境が求められる時代に

昨今では、少子高齢化が進み労働人口が減少する一方で、経済の国際化・情報化が進み、産業構造の変化や企業活動に加速が求められており、「従業員一人当たりに対する労働力の負担」 が大きくなることが考えられます。
また、ワークライフバランスの推進とともにコンプライアンス面も厳格化されており、就労時間に関する法令などの整備が進んできています。
産業構造や法令の変化だけではなく、新たな働き方にも対応しながら、一人あたりの負担の適正化や個人の能力をより発揮できる環境の整備が求められ始めてきました。

導入の目的
複雑な勤務体系における就業管理業務の効率化、法令対応が急務に

新たな働き方への対応が求められる中で、事業の多角化によって発生した複雑な勤務形態が就業管理業務に大きな負荷をかけていました。
就業管理システムは導入していましたが、変形労働制などに対応することができなかったため、一部の勤怠管理を紙とエクセルをもとに行う必要がありました。
その結果、勤怠管理の入力および内容の確認に多くの時間が必要でした。加えて、就業関連の各種申請書も紙とFAXで運用されており、申請処理やデータ化などの管理にも手間がかかっていました。
また、働き方改革関連法が順次施行されていますが、有給休暇の取得日数や残業時間をリアルタイムで管理する体制ができておらず、業務効率化と法令対応の観点から早急にシステムを整備していく必要がありました。

導入のポイント
関連業務全般の運用を考慮した提案を評価

就業管理システムの導入にあたって様々なシステムの情報を収集しました。
その際に重視したポイントは、勤怠管理と関連業務の効率化および労務管理の適正化です。
単純に勤怠管理業務の効率化だけではなく、人事給与業務と連携させることで人事部門全体の効率化を行うことができます。
システム単体や業務単体で考えるのではなく、関連する業務も含めて検討を進めていきました。
機能面においては、労務管理の適正化と効率化が行える有給休暇および労働時間のリアルタイム管理ができることや、就業管理関連の電子ワークフロー申請による業務効率化ができることが重要なポイントでした。

また、今回の就業管理システムのリプレイスは、通常の業務を遂行しながらシステム選定や要件設定、導入・稼働準備を進める必要があったため、システムの機能だけではなく、一緒に運用面の相談も可能な信頼できるベンダーを選ぶ必要がありました。
そこで、現在抱えている就業管理の課題を解決できる就業管理システムの提案だけではなく、人事業務全般の運用の相談も可能なWorkVision社に任せることにしました。

導入の効果
勤怠管理や関連業務の効率化、全社における労務管理意識の向上

就業管理システムを導入することで、勤怠管理や各種申請業務の効率化を行うことができました。
勤怠登録のシステム化および給与計算業務への連携によって、勤怠の締日から最終処理まで5日かかっていた業務を3日に短縮することができました。
他には、毎月100枚以上処理していた申請書類を電子化することで、申請処理と保管業務の効率化が実現しました。

特に拠点が多数あるために一つ一つの処理が積み重なることで大きな負担になっていた業務が軽減されました。
書類については、保管作業だけではなく、保管する場所自体も今後は減らしていける見込みです。
また、今回就業管理システムの導入によって部門長が日々勤怠情報を閲覧するようになり、会社全体として労務管理意識が向上してきているという話も出ています。

今後の展望
従業員の能力を発揮できるクリーンで働きやすい環境を

既存システムとの連動の兼ね合いや人員不足などもあり、まだまだ使いこなし切れていない機能もありますが、より一層の労務の適正管理や業務効率化をはかることで、評価制度やキャリアデザインといった部分だけではなく、まずは当たり前のことを当たり前にすることで、よりクリーンで働きやすい環境をつくっていきたいと考えています。