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就業管理システム（勤怠管理システム）
導入のメリット・効果

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就業管理システム（勤怠管理システム）
就業管理システム（勤怠管理システム）導入のメリット・効果

就業管理システム（勤怠管理システム）導入によるメリット・効果

就業管理システム（勤怠管理シテム）を導入することは、人事部門だけではなく従業員にも多くのメリットがあります。
人事部門のメリットは、業務効率化とコンプライアンス遵守のしやすさがあります。
システムで勤怠や休暇状況を管理することで、就業時間の計算が自動化され、ヒューマンエラーの防止や労働時間の超過や休暇日数不足などのコンプライアンス上の問題も発見しやすくなります。
従業員側のメリットは、出退勤時間の入力作業や計算などが不要になる場合が多く、休暇などの申請もわざわざ紙に押印をもらって提出する必要がなくなり、手間が軽減されます。また、システムで勤怠を管理することで、テレワーク（在宅勤務）やフレックス制度を利用しやすくなるといったメリットもあります。

勤怠管理の工数削減

勤怠をタイムカード等で管理している場合、月初などの締日移行に各拠点（各支社）からタイムカードなどによる勤怠情報を収集しますが、本人と上長の勤怠情報確認から拠点別の勤怠情報のとりまとめ、最終的にデータ化など作業工程が長く、多くの手作業が発生するため、膨大なコストがかかるだけではなく、ヒューマンエラーが発生するリスクも高まります。
勤怠管理システムでは、記録も集計は自動で行われるため、大幅に手間を削減しながら、ミスを防止することができます。
勤怠管理システムを導入することで、人事部門だけではなく会社全体の勤怠管理業務を大きく効率化させることができます。

過重労働防止

就業管理システム（勤怠管理システム）を導入することで、社員の勤怠情報がリアルタイムで確認できるため、現在の勤務時間や残業時の量を常に把握し、労働基準法で定められている過重労働を未然に防ぐための応策を講じることができます。
また、システムに勤怠情報を記録し続けることで、長時間労働になりやすい部署や時期、人などの傾向が見やすくなり、労働時間に対する対策がうちやすくなる効果もあります。

社員の不正防止

就業管理システム（勤怠管理システム）を導入することで、社員の不正防止が可能になります。
勤怠をタイムカードや紙で管理する場合、出勤時間・退勤時間の改ざん、他人に打刻させるなど様々な不正が容易に出来てしまうリスクがあります。
遅刻を隠すなどの行為から、悪質なものだと残業時間を水増しするなども起こりえます。
システムとセキュリティカードやICカード、PCのON,OFFなどを連動させることで、企業の勤務スタイルに合わせた客観的な打刻が可能になり、不正防止・撲滅を期待できます。

法令順守の徹底

昨今の「働き方改革」の推進により、「有休5日取得の義務化」や「残業時間上限規制」などの法令順守が企業に求められています。
紙やExcel（エクセル）管理の場合では、最後に就業状況が集計されるまで状況が把握しづらく、リアルタイムに残業時間や有給休暇の取得状況が分からないため、気づかないうちに法律に違反してしまう可能性があります。
就業管理システム（勤怠管理システム）を導入することで、残業時間や有給休暇の取得状況を社員・管理者ともにリアルタイムで把握することが可能で、必要に応じてアラート機能などで「気づかず法令違反」というリスクを防止することができます。

就業管理システム（勤怠管理システム）の選び方や注意点

就業管理システム（勤怠管理システム）導入前に、押さえておかなければいけないポイントや注意点がいくつかあります。
同じ就業管理システム（勤怠管理システム）と紹介されているものでも、他システムとの連携のしやすさや、内部統制の権限設定範囲、各種人事総務部門に付随する機能が異なるため選定には十分に注意が必要です。
自社の課題に対して必要としている要件が備わっているか、費用面で問題はないか、サポート体制が整っているか、など注意すべき点が多々あることから、各システムの調査や比較検討が重要になります。

自社の規模や課題に合った就業管理システム（勤怠管理システム）か

自社の従業員数や勤務形態に対応できているか、現在課題としている点を解消できるかなどは選定する際に重要なポイントです。
就業管理システムを導入することによって、勤怠管理に関する業務の効率化やペーパーレス化などを推進することができます。
就業管理システムを使って単に勤怠管理を自動化したいだけなのか、もしくは勤怠管理だけではなく、給与計算、給与明細の提示、給与支払いといった業務の効率化までつなげたいかで、求められるシステムが変わります。
就業管理をしていく上で抱えている課題や、企業規模や勤務形態によって必要な機能が異なり、必要なシステムの要件や機能、運用の容易さ、そしてコストも変わります。
自社の規模や課題を整理した上で、どのようなシステムが必要なのかを検討することは非常に重要です。

他システムとの連携

就業管理システムの勤怠情報を自動で給与計算や人事管理などに流用して業務効率化を図る場合、選定した就業管理システムと他システムがどの程度連携できるかを確認しなければいけません。
自動で連携できない場合でも、勤怠情報をcsvをエクスポート、加工、インポートといった手間をかければ別システムにデータを流し込むことが可能ですが、業務効率の低下やヒューマンエラーの発生につながります。
システム導入を検討する際に、就業管理の業務だけを考えるのではなく、連動する業務を考え、コストとのバランスを見ながらどこまでの業務をシステム化・自動化させるかは十分検討しておかなければいけません。

法令順守をサポートする機能の有無

就業管理をする上では当たり前の話にはなりますが、過重労働に対してのアラートや有給取得状況の把握ができるかなど、法令順守をサポートする機能があるかの確認も必要です。
また、労働関連の法令の改正にスムーズに対応できるのかなども重要な選定ポイントになります。

導入システムの利用形態

導入システムの利用形態をオンプレミスもしくはクラウドにするかで、費用・運用するまでの時間・カスタマイズの容易さや連携のしやすさ・セキュリティ・保守など、さまざまな点で異なります。

オンプレミス

オンプレミス型とは、社内にサーバーやOS・アプリケーション、通信回線などを設置・管理する方式を指します。
オンプレミス型で開発されるシステムの多くは、自社に合わせて開発するため、カスタマイズの自由度が非常に高いことが大きな特徴です。
自社独自のシステムを組む場合は、導入前に要求定義、要件定義、独自の運用フローをもとにマニュアルの作成だけではなく、サーバーを含めた機器の手配も必要で、運用開始までの期間が長期化しやすく、初期費用が高くなりやすいことが特徴です。
一般的に社内にあるサーバーと通信回線で運用するため、セキュリティ性が高いと言われていますが、サーバーを自分たちで管理する必要があるため手間がかかることと、大きな災害があった際にリスクがあります。
導入後の運用をすべて自社でやる場合は、維持費をおさえやすいですが、外部に協力を依頼する場合は保守費用などが発生します。加えて、法改正への対応や何かしら機能追加・変更をしようとした場合都度費用が発生します。

クラウド

クラウド型は、オンプレミス型と異なりオンライン上のサーバーで提供されているシステムやサービスを、インターネットを通じて利用する形態を指し、準備に手間がかからず初期費用が安いことが特徴です。
基本的に維持管理をサービス提供事業者が行うため、導入後の運用保守の必要がなく、運用の手間が軽減されます。
法改正などに応じたシステムのアップデートをサービス提供者側で対応されるため、自社で負う必要は基本的にありません。代わりに、システム自体は変更できない場合が多いですが、アドオンを加えて調整することも可能です。ただ、独自性を追加するほど法改正の際に手間やコストが発生する可能性が高いので注意が必要です。セキュリティ面もIP制限やSSOなどを取り入れることで十分に安全性を確保することができます。
また、クラウド型は基本的にインターネット経由でシステムを利用するため、社外でも業務が可能で、在宅勤務（テレワーク）やペーパーレスの推進にもつながります。

サポート体制

働き方改革や在宅勤務や時差出勤、時短勤務の推奨のように働き方に大きく変化が起きており、就業管理の在り方が大きく見直されています。
法令の変更があった場合や社内制度の変更があった場合に、システムの変更をしなければいけません。
ベンダーのサポート体制やコストなどを見ながら、導入後のトラブルや追加開発の点も考慮してベンダーを選定する必要があります。

扱いやすさ

勤怠管理は全従業員が行う作業になるため、システム導入前に自社の勤務形態、ワークスタイルを把握したうえで選定しましょう。
内勤、外勤の従業員が簡単に打刻できるシステムか、申請・承認作業に手間がかからないかなど、勤怠管理の手間を十分に確認する必要があります。
表面的な機能を見るだけではなく、実際の運用や操作のしやすさを確認するためにデモなどを依頼するのも効果的です。