発注から出荷まで一気通貫のシステム化により業務効率化を実現

導入の背景将来を見据えながら「今」にあわせた体制を

限られた人員で様々なゴルフ用品を自社生産とともに他社から仕入れしていく中で、発注・資材・外注管理が少しずつ特定の人物に依存した業務になり属人化が進んでいきました。また、システム担当者が社内にいないため、詳しそうな人や部署に本来の通常業務に加えて依頼をしており、負担をかけていました。

加えて新型コロナウイルス感染症対策などでリモートワークの推進やサーバー担当者の退職など、社内の環境や社会情勢の変化から今一度業務の在り方を見直す必要性が出てきました。

導入の目的販売管理・生産管理・発注管理の効率化を検討

販売管理はシステム化していましたが、発注、仕入れ、生産業務がExcelで管理されていたため、業務別にExcelファイルを作成する必要があり、二重入力や入力ミスが発生し、業務負荷がかかっていました。また、会社を健全で持続的に経営しようと考えた際に、業務のことだけではなく災害およびセキュリティ対策として社内サーバーにデーターベースを所有するリスクも考えていく必要がありました。

そこで、現在販売管理のみシステム化していましたが、生産管理・発注管理においても業務効率化や安全性の確保、属人化の防止を実現するためのシステムを検討し始めました。

導入のポイント人に依存しないシステムの提案を評価

WorkVisionからの提案は可能な限り人に依存しない仕組みづくりでした。入力画面で現在庫や過去売上データを参照し、必要な発注（想定）数量を自動表示および欠品の可能性があるものを一覧化することで、事前の知識・経験がなくても在庫管理を簡単に運用できるようにするものでした。
また、発注入力処理だけではなく資材管理も連携した在庫、販売管理のシステム化を実現することで、マスタ管理の容易化や製品完成時に関連資材の在庫が自動で減少するなど業務効率化とヒューマンエラーの防止を実現できます。

また、システムをクラウドサーバー上に移行することで、災害対策だけではなくリモートワークを容易にすることもできました。従来の機能にこれらを加えることで、より人に依存せず業務を効率化する仕組みを作っていけると感じました。

導入の効果データ連携による業務効率化を実現

各業務プロセスを連携したシステム導入により、リアルタイムなデータ連携を実現することで、製品作成時の資材の使用量を適切に把握でき、資材管理の質を向上させることができるようになりました。
在庫管理についても、発注量から発注タイミングなどを人に依存していましたが、システムで適切な在庫量の把握と現在の在庫量を簡単に把握できるようになり、生産性の向上につながりました。

今回のシステムでまだ厳密な効果は把握しきれていませんが、販売管理システムによる受注管理は90％以上は業務効率化ができたため、同様な効果は望んでいきたいと考えています。また、今回の導入にあたって補助金の申請を行いましたが、その際の営業担当者の方からのフォローもあって無事に採択され非常に感謝しています。

今後の展望業務効率化を進め、世の中に変化に合わせた社内体制を構築

今後も継続して属人化を排除しながら、マネージャーを単純作業から切り離して本来の管理職としての働き方に変えてくことで、さらに強い会社にしていきたいと考えています。システム面では、支払・会計系業務まで一括管理しながら棚卸業務の効率化を進めていき、やらなくてもいい業務を削減もしくは簡易化していきたいです。
今後も、世の中の変化に合わせたシステム運用や社内体制の構築をしていきたいと考えており、WorkVisionさんには様々な会社との取引から来る経験を活かして自分たちが想像できない分野を支えてくれるパートナーでいてほしいと思っています。