受発注管理とは？業務の流れとシステム導入のメリットを解説

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INDEX

受発注管理とは
受発注管理業務における課題
受発注管理システムとは
受発注管理システム導入のメリット
受発注管理システムの選び方

受発注管理とは

受発注業務とは、取引先から商品の注文を受ける「受注」と、仕入先に注文を出す「発注」業務の総称です。
業務の流れとしては、一般的に（１）見積もり→（２）契約締結→（３）納品・受領→（４）請求・支払い　の順で進んでいきます。

受発注の流れ（１）見積もり

発注者側は、受注者に見積もり依頼をし、自社内では見積もりの内容に基づいて予算を確保します。また受注者側は、発注内容や数量などに基づいて見積もりを行います。

受発注の流れ（２）契約締結

発注者は見積もり内容や取引条件などを確認し、問題がなければ、受注者に対して注文書・発注書を送ります。受注者側が発注内容を確認した時点で契約締結となります。
このとき受注者は、注文を受ける意思表示として、発注側に注文請書を送ります。

受発注の流れ（３）納品・受領

受注者は、受注した商品やサービスを納期に間に合うように発注者に納品します。このとき納品物には納品書を添付します。また発注者は、納品物をたしかに受領した照明として、受領書に捺印し返却します。

受発注の流れ（４）請求・支払い

受注者は、納品した商品・サービスの売上伝票を作成し、請求書を発注者に送ります。発注側は請求書の金額・期日どおりに入金を行います。
期限までに支払いを受けたら、受注者は、その証明として発注者に領収書を送ります。

受発注管理業務における課題

このように業務が広範囲におよぶ受発注業務においては、以下のような課題が発生しやすいと言われています。

業務が煩雑になりやすい

受注管理、発注管理ともに複雑化しがちな受発注業務は、業務フローが複雑なものになりがちです。そのため業務処理がスムーズにいかず、納品までの期間が長引いてしまう、在庫不足が引き起こされるなどの問題が生じ、顧客の満足度低下にもつながってしまうこともあります。

業務の属人化が起きてしまう

特定の担当者に業務が集中してしまう属人化も発生しやすい課題です。当該の担当者の業務負担が大きくなりすぎるだけでなく、担当者が不在の時に業務が止まってしまうリスクも生じます。

ヒューマンエラーのリスクがある

人間の手で受発注管理を行っていれば、どうしても人的ミスがおきるリスクは付きまといます。業務フローの整備やチェック体制を整備することなど、リスクを削減する対策を打つことはできますが、可能性をゼロにすることは難しいです。

システム連携が難しい

受発注関連のデータがアナログな方法で管理されていると、社内の他のシステムと連携して業務の効率化を図ったり、蓄積した売上データや顧客データをマーケティング分析などに生かしたりすることは、難しくなってしまいます。

受発注管理システムとは

こうした課題を解決する上で、受発注管理システムが役立つと考えられます。
受発注管理システムとは、受発注の一連の業務をシステム上で完結するものです。従来、電話やFAX、メールやExcel等で行われていた受発注業務をシステム上で一括管理することにより、業務効率化や処理スピードの向上などの効果が期待できます。
受発注管理システムの主要機能には、以下のようなものがあります。

（１）発注管理

システム上で発注処理を行うことが出来ます。さらに注文履歴や納期の確認も可能です。

（２）受注管理

複数の発注者・窓口からの受注をシステム上で一元管理できます。見積の自動作成機能が搭載されているシステムもあります。

（３）顧客管理

取引先の情報をシステム上で一括管理できます。

（４）在庫管理

在庫情報をリアルタイムで確認できます。受注時の在庫引当を自動化できるシステムもあります。

受発注管理システム導入のメリット

受発注管理システムを導入することによるメリットについても、具体的に確認していきましょう。

受発注業務における負担の軽減

システム導入による大きなメリットは、業務負担を削減できることです。たとえば、システム導入により注文内容の登録の自動化や、在庫の有無確認のオンライン化ができるようになれば、伝票作成などの手間を大幅に軽減することができます。
また、受発注業務のフローが整理されれば、より少ない人的リソースで管理業務を行うことが可能になり、その分の人手を販促や営業活動などに割り当てることもできるようになります。