PROPOSAL ご提案

WorkVision×会計システム×ペーパーレス

「紙の電子化」で始めるペーパーレス。
「すぐデキることから」が成功の秘訣です。

サービス概要図

Q.ペーパーレスで業務改善したいけど何からすればいいの?

ペーパーレスで業務改善!効率アップ!ってずっと前から言われているけど、逆に手間もコストも増える皮肉なことになってるような気がする・・・理想はわかるけど、どうしたら実際の業務が効率化できるのかわからない・・・

A.紙を電子化するところから始めましょう!

ある日を境に変えるのは非現実的。まず「まず手始めに」紙を電子化するところから始めます。次に、それをベースに事務処理や運用を電子化、そして最後のゴールが電子帳簿保存法への対応、と計画的に導入すれば成功します。

ペーパーレスとは?

  1. 01

    「紙を使わない」だけでなく、
    「情報や、帳票処理・運用業務の電子化」が目的です。

  2. 02

    まずは、紙の電子化から!
    運用の電子化→電子帳簿保存方法への適応につなげます。

  3. 03

    一気にペーパーレス化するのは非現実的です。
    既存業務と継続性の確保、移行時の負荷を考えましょう。

  4. 04

    関連システムとの連携や、コスト対効果を考慮し、
    段階的な導入を行うことで、失敗を避けられます。

紙の電子化と運用の電子化の図

WorkVisionからの提案

提案01

紙の電子化:スキャニング/OCR~保管

なにはともあれ「紙」を電子化するところが第一歩。スキャニング・OCRを使ったデータ化システムを導入して、入力の手間やミスの軽減から着手します。

OCRとは?

手書きや印刷された書類から文字を認識・判断して、電子テキストとして抽出するツール。
本来の意味は「光学文字認識」で紙を走査(スキャン)して文字を抽出することだったが、現在はデジタル画像データの文字を形状で認識して抽出することも含まれ、活字識字率は98%に到達していると言われている。

組み合わせソリューション

【OCRソフト】DynaEye 10

複合機・スキャナー

提案02

運用の電子化

紙の情報が電子化されて登録や情報共有・保管でのメリットが得られても、その処理のために新たな手間が増えてしまったり、電子化された書類を再印刷するなどのデメリットも生んでしまってはペーパーレス化は失敗します。
ペーパーレス化を成功させる次のステップは、文書を電子化したからこそ可能なワークフロー「運用の電子化」です。

活用シーン

活用シーン01 会計システム「保管」

Q.経費精算を楽にするには?

経費精算が楽になればもっと本来の仕事に時間を割けるのに・・・・領収書や支払伝票・・・提出するまでだけじゃなく、その後の照会や閲覧、検索の業務まで、もっと手間を減らせないのかな・・・

A.すべての管理業務をペーパーレス化します!

さまざまな伝票の登録から保存、その後の承認や検索・照合・閲覧まですべての管理業務をペーパーレス化します!

SuperStream-NX証憑管理オプション

財務・会計業務のための経営基盤ソリューション「SuperStream-NX」を導入すれば、証憑管理オプションを連携させることで、フォームが多種多様で手書きのものも混在する伝票の管理も効率的に電子化できます。さらに、統合会計モジュールでの検索・閲覧も可能になります。

1. NXの証憑台紙に証憑を貼り付けてスキャン
  1. 伝票登録 (振替伝票、支払、経費精算)
  2. 証憑台紙を出力し、領収書等を貼り付け (QRコード)
  3. 貼付けした台紙を一括でスキャン (複合機・スキャナー)
  4. 指定フォルダに保存 (QRコードを元に、伝票と証憑を紐付け)
2. NX統合会計モジュールで検索・閲覧
  1. 承認画面/伝票照会等で伝票を検索
  2. 証憑の閲覧が可能

具体的な業務改善ポイント

  1. 1.証憑検索機能によってファイル管理の効率アップ!
  2. 2. 証憑がPDF化されることで承認までのタイムラグが減らせる!

組み合わせソリューション

SuperStream-NX

SuperStream-NX
証憑管理オプション

複合機・スキャナー

活用シーン02 ワークフロー×会計システム「ハンドリング」

Q. 紙で提出された申請書の承認を待って会計システムに入力の手間が大変!

A.書類を電子化してワークフローと会計システムを連携。各種申請・確認を自動化します。

  • 個別システムに依存しないイメージデータの統合管理ソリューション
  • 単なる文書管理システムとしての利用方法から、電子帳簿保存法対応まで可能
  • 既存のシステムとのノンカスタマイズ連携が可能

ハンドリングイメージ

具体的な業務改善ポイント

  1. 1. 経費精算・経費申請を自動化
  2. 2. データ連携の統合管理により申請の精度アップ、前の申請コピー流用による効率化

組み合わせソリューション

ワークフロー
AgileWorks

データ連携システム
DataSpider

会計システム
SuperStream-NX

紹介したソリューション

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