販売管理とは？販売管理業務の課題とシステムを含めた解決方法を紹介

販売管理の基本知識

販売管理とは、商品とお金の流れ（販売）に関する一連の流れを管理することです。いつ、だれに、何を、いくらで、いくつ　流れたのかを管理するため、受注管理・出荷管理・請求管理・仕入管理・在庫管理という5つの業務を一貫して管理することを販売管理と言います。

販売管理における課題

初めて販売管理システムを導入する企業は、仕組みの構築と運用のためにどのような課題があったのでしょうか。ここでは、販売管理に取り組む企業が直面していた課題を紹介します。

1. 業務が複雑化して非効率
2．書類作成や確認事項が多く、人的ミスが発生しやすい
3．複数部署で販売管理の情報を共有しにくい

1. 業務が複雑化して非効率

販売管理業務を社内で本格的に行うまでは、人的ミスが発生することで管理業務が複雑化する課題がありました。

必ずしも自社の見慣れたフォーマットの書類で対応できるわけではなく、請求書やメールの取引を取引先のフォーマットで行うこともあり、ぱっと見ただけでは内容を把握しにくいこともあります。その場合に、誤字脱字や数字の入力ミスが発生することで、データが反映されなかったり、その情報を入力し直す必要が出たりなど、結果的に業務量などが増えてしまいます。

2. 書類作成や確認事項が多く、人的ミスが発生しやすい

見積、請求書、納品書などの文書が多くなるため、書類作成業務が発生します。

企業名、数量、契約期間、価格などこれらの書類作成時に入力ミスがあれば、企業としての信頼問題につながるため、作成した書類をダブルチェックが必要になります。

人的ミスを防ぐための確認、書類作成に時間がかかってしまうといった課題があります。

3. 複数部署で販売管理の情報を共有しにくい

受注管理、出荷管理、在庫管理等、営業部、経理部といった複数の部署が関わる場合、情報共有がしにくいという点があります。

期日までに出荷を完了させる、受注が急増したときに迅速に対応できないといった課題があります。

販売管理を行うメリット3つ

内部統制である販売管理を行うことには、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、企業が販売管理を実施することで得られる、特に大きな3つのメリットを紹介します。現在の仕組みにメリットを感じることの少ない経営者の方は、販売管理システムの再構築、あるいはリニューアルを検討してみて下さい。

販売管理を行うメリット

1. お金の流れを見える化（可視化）できる
2. 業務の効率化が可能になる
3. 各情報を一元管理できる

1.お金の流れを見える化（可視化）できる

販売管理を実施することで、仕入から代金請求まで一元管理できるようになり、社内外のお金の流れを見える化（可視化）できます。販売管理とは、商品とお金の流れをスムーズにする取り組みで、システムの中でお金の流れが見える化（可視化）されます。

また、自社の契約プランでリベート（代金の払い戻し・報奨金）を用いている場合には、販売管理システムに設定しておくことで、支払の漏れが発生するリスクも軽減できます。

2.業務の効率化が可能になる

お金と商品の流れが可視化されることによって、業務の効率化も可能となります。社内のサプライチェーンとそれにまつわるお金の流れが一元管理できれば、業務が滞っている箇所を瞬時に特定しその改善ができるため、売上につなげるための業務を効率的に見つけられます。

また、販売管理の仕組みが出来上がることで、どこにどのような情報が管理されているかがシンプルになるため、必要な情報を社内で簡単に入手でき、業務の効率化へと繋がります。

3.各情報を一元管理できる

3つ目のメリットは、仕入から代金請求までの全ての商品の動きやお金の流れを、一元管理出来るようになることです。従来はデータをそれぞれの部署やステータス別に異なるファイルで管理していることが多かったため、それぞれのデータの連続性と関連性を持たせることが難しい状態でした。

結果、リアルタイムでの確認ができないことで業務効率が低下し、他部署との連絡が増える分ミスも増えてしまいます。

しかし、販売管理システムの導入により、システム上で各データの連続性と関連性を紐づけることができ、さらに全体の情報を必要なときにいつでも確認することができます。

リアルタイムで最新の情報がアップロードされていくため、正確な現状を把握できます。連絡時のヒューマンエラーやタイムロスもなくなり、売れ筋商品など経営上重要となる情報の取得が可能になる点は大きなメリットだと言えるでしょう。

販売管理の業務フロー

「販売管理」と聞くと、顧客との契約情報の管理や契約金額の管理といった「対お客様管理」のイメージを持たれる方もいると思います。

販売管理は、受注管理・出荷管理・請求管理・仕入管理・在庫管理というフローで業務が構成されます。販売管理の業務フローを理解し、連携した業務を進めることは、業務効率化やコスト削減のためにも特に重要な取り組みと言えます。

・受注管理
・出荷管理
・請求管理
・仕入管理
・支払管理
・在庫管理

販売管理システムの選び方

販売管理は、システムを導入することが目的ではありません。

導入した後に、業務を効率化し、経営改善をすることが本来の目的です。システム導入後に起こりうる問題点がいくつかあり、業務効率化に貢献できていない場合は、システムの運用見直し、または導入した販売管理システムのリニューアルが必要となり、余計な費用が発生することがあります。そうならないために、下記のポイントを押さえて販売管理システムを選びましょう。

1. 自社の業務内容にあっているか
2. 既存システムとの連携ができるか
3. サポート体制が充実しているか
4. コストがかかりすぎないか
5. 導入前の業務標準化のサポートが充実しているか

1. 自社の業務内容にあっているか

自社の業務内容に合っていないシステムを導入してしまうと、使いこなすことができず、望んでいた効果が得られない恐れがあります。

また多機能であっても、使用しない機能が多いようだとシステム自体が重くなる場合もあります。

事前に自社の業務内容を整理して、課題の解決に対して適切な販売管理システムを選びましょう。

2. 既存システムとの連携ができるか

企業経営には複数のシステムを併用している場合が多くあります。

既存システムと販売管理システムとの連携が上手く行われていない場合は、同じ作業が発生し、人的ミスや業務量が増加する恐れがあります。

状況の見える化(可視化)に時間がかかってしまうと、販売機会を逃すことも考えられます。より高い効果を得られるように、システム間のデータ連携を重視して販売管理システムを選ぶようにしましょう。

3. サポート体制が充実しているか

販売管理は止め続けることが難しいシステムです。システムが止まってしまうと、受注から出荷に至るまで幅広い業務に影響をきたす恐れがあります。

大きな損害を避けるため、サポート対応時間、オンラインサポートがあるかなどを含め、トラブルがあった場合に迅速に対応するサポート体制がある会社を選びましょう。

4. コストがかかりすぎないか

導入前に要件定義が不明確である場合、導入した後に不足している機能を追加する必要があり、その場合大きなコストがかかります。

また、追加機能のカスタマイズでシステムが複雑になり、システムの効果が減少する可能性があります。

販売管理システムを導入する前に、「要件をしっかり洗い出しする」、「追加コストはどの程度かかるケースが多いのかを確認する」ことが必要です。

5. 導入前の業務標準化のサポートが充実しているか

現状の自社の運用にあったシステムを選定することも大事ですが、自社の運用を見直すことなく、販売管理システムのカスタマイズをすると大きく費用が発生します。また、その後の運用をしていく場合にもカスタマイズが多くなると独自性が高まり、改修する際に余分に費用がかかる可能性があります。
> 販売管理の業務・ルールの標準化のメリット3つ標準化に向けた課題2つも紹介
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システム導入の要件定義の前にいま一度自社の運用の見直しの相談をし、業務の標準化を検討してみましょう。

まとめ

この記事では社内の商品とお金の管理である「販売管理」について、メリットや克服すべき課題を紹介しました。WorkVisionの販売管理システムは会計システムと連動しており、より効率的な業務推進と経営改善に効果的です。

サービス内容や導入事例についても是非ご一読ください。