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人事給与システム導入のメリット・効果

人事給与システム導入によるメリット・効果

人事給与システムを導入することで、人事部門にとって重要な人事、給与に関連する業務を一括管理できるようになります。
システムによって人事給与に関する業務全体の効率化が可能となり、手作業で対応していた担当者の業務負荷の軽減や、人件費の削減にも効果的です。
人事部門でシステムで解決できる業務を削減しながら、データの適切な管理を行うことで、人事情報を企業の資産として活用し、適切な人材配置や、より最適な人事制度などのより戦略的な人材マネジメントに人事部門の役割をシフトしていくことが可能になります。

人事部門の業務効率化

人事給与システムを導入することで、今まで膨大な時間をかけてやっていた集計・計算、データ管理などの手作業の事関連の業務を効率化することが可能です。
一例をあげると、残業代の計算においては個人個人で計算する金額が異なり、エクセルなどで計算する場合に給与計算が非常に煩雑になり、ミスが起きやすくなります。
システムを導入した場合、事前に設定された計算式にあわせてシステムで自動で処理されるため、簡単に処理することができます。事前に計算式のパターンを組むのは大変なケースもありますが、最終的に多くの業務時間を削減することができ、加えて、就業管理システムと連携させることで、勤務時間の管理やデータ加工の時間も大幅に削減することができ、人事担当の負荷を大幅に抑えられます。
人件費の削減にもつながり、空いた工数をより重要な業務に充てることも可能になります。
このように、現在手作業でやっている非効率な業務をシステムによって自動化することで人事部門全体の業務効率化をしていく必要があります。

セキュリティ向上

人事給与システムの導入で、各種人事情報の管理が一元化され、セキュリティの向上にもつながります。
情報管理が一元化出来ている状態では、操作履歴の確認や不正アクセスチェック、またトラブル発生から対応までがスムーズに行えます。
利用するユーザーごとにパスワードの振り分けや権限設定も行えるため、部署別にシステムを構築することなく、システムにもよりますが多くの場合は、各々が必要な機能だけを使えるようにすることも可能です。

人的ミスの軽減

人事給与システム導入で最も効果を実感できるのが、給与計算時の人的ミスの軽減です。
勤怠情報から直接給与計算側に数字が反映されるため、二重入力や計算ミスの心配がなくなります。
その他の情報（勤怠情報・人事評価・採用情報）も一括管理できるため再入力やチェックなど余計な工数が大幅にカットされる効果も期待できます。

人事給与システムの選び方や注意点

人事給与システム導入前に、押さえておかなければいけないポイントや注意点がいくつかあります。
同じ人事給与システムとして紹介されていたとしても、他システムとの連携のしやすさや、内部統制の権限設定範囲、各種人事総務部門に付随する機能が異なるため選定には十分に注意が必要です。
自社の課題に対して必要としている要件が備わっているか、費用面で問題はないか、サポート体制が整っているか、など注意すべき点が多々あることから、各システムの調査や比較検討が重要になります。

自社の課題に合った人事給与システムか

人事給与システムとは言え、人事給与業務のどの領域に特化しているかにより選定基準が変わるため、システム化を考える業務領域を明確にし、どのような課題があるかをあらかじめ確認することが重要です。

他システムとの連携

人事給与システムだけで運用するのではなく、他周辺システムと連携させて活用することは、バックオフィス業務全体の効率化にも繋がります。
人事給与システムは、勤怠管理（就業管理）システムと連携し、勤怠情報のデータを抽出して自動的に給与計算をすることで、作業時間の短縮や人的ミスを防止できることから大幅な業務効率やリスク軽減を見込めます。
既存システムや想定しているシステムとの連携が可能かどうか、CSVデータのダウンロード・エクスポートが可能かどうかなどの連携性のチェックが必要性です。

システムの利用形態

導入システムの利用形態をオンプレミスもしくはクラウドにするかで、費用・運用するまでの時間・カスタマイズの容易さや連携のしやすさ・セキュリティ・保守など、さまざまな点で異なります。

オンプレミス

オンプレミス型とは、社内にサーバーやOS・アプリケーション、通信回線などを設置・管理する方式を指します。
オンプレミス型で開発されるシステムの多くは、自社に合わせて開発するため、カスタマイズの自由度が非常に高いことが大きな特徴です。
自社独自のシステムを組む場合は、導入前に要求定義、要件定義、独自の運用フローをもとにマニュアルの作成だけではなく、サーバーを含めた機器の手配も必要で、運用開始までの期間が長期化しやすく、初期費用が高くなりやすいことが特徴です。一般的に社内にあるサーバーと通信回線で運用するため、セキュリティ性が高いと言われていますが、サーバーを自分たちで管理する必要があるため手間がかかることと、大きな災害があった際にリスクがあります。
導入後の運用をすべて自社でやる場合は、維持費をおさえやすいですが、外部に協力を依頼する場合は保守費用などが発生します。加えて、法改正への対応や何かしら機能追加・変更をしようとした場合都度費用が発生します。

クラウド

クラウド型は、オンプレミス型と異なりオンライン上のサーバーで提供されているシステムやサービスを、インターネットを通じて利用する形態を指し、準備に手間がかからず初期費用が安いことが特徴です。
基本的に維持管理をサービス提供事業者が行うため、導入後の運用保守の必要がなく、運用の手間が軽減されます。
法改正などに応じたシステムのアップデートをサービス提供者側で対応されるため、自社で負う必要は基本的にありません。代わりに、システム自体は変更できない場合が多いですが、アドオンを加えて調整することも可能です。ただ、独自性を追加するほど法改正の際に手間やコストが発生する可能性が高いので注意が必要です。セキュリティ面もIP制限やSSOなどを取り入れることで十分に安全性を確保することができます。
また、クラウド型は基本的にインターネット経由でシステムを利用するため、社外でも業務が可能で、在宅勤務（テレワーク）やペーパーレスの推進にもつながります。

サポート体制

人事給与業務の運用は、法令に基づく一般的なルールへの対応だけではなく、会社ごとに異なる雇用形態や独自の制度が存在するため、自社に合わせた設定が必要になります。
運用開始後も制度変更への対応や法令の改正にあわせてアップデートが必要になるため、クラウド型でもオンプレ型でもベンダーのサポートが欠かせません。
機能や費用、導入時の支援だけではなく、長期的に考えて運用支援やサポート範囲を検討する必要があるため、事前に十分に確認しましょう。