協業組合エクセル三和 様
昭和46年に創業し、北広島市に活動拠点を置き北広島市・長沼町・南幌町・由仁町の1市3町の廃棄物処理事業を行っている協業組合エクセル三和様。
企業理念に「平常心是道」を掲げ、変化の早い現代社会への素早い対応、平常心企業として本来の「社会への貢献と地域社会への信頼と信用」を目指しながら、地域住民の皆様に快適な住みよい生活環境をサポートする企業として、適切なサービスと安心・確実をモットーに社員一同専心努力を継続しています。
所在地：北海道北広島市北の里471番地7
デジタル改革関連法など社会的にデジタル化の波が押し寄せており、会計情報、行政手続きなどの様々な書類のデジタル化の推進が求められています。
これまで30年以上経過した基幹システムを利用していましたが、システムの老朽化が進むことで不具合の発生や、最新のテクノロジーを活用できないなど、少しずつ社会変化にシステムが適用しきれなくなってきました。
このまま利用し続けられるのかなどの不安が残りつつも、リプレイスのきっかけがなく、基幹システムの切り替えができないでいました。
リプレイスのきっかけは既存システムの保守終了の通知でした。30年以上経過したシステムは、保守によるメンテナンスのおかげで維持できていたため、自分たちだけでメンテナンスをしながら今後も利用し続けるには限界がありました。
また、急速にデジタル化が進む中で各業務を詳細に管理可能なシステムの必要性が出てきており、これを機に先進的な取り組みを先駆けてやっていきたいと考え、新たなシステムの導入を検討し始めました。
実際に導入に向けて業務の見直しを開始すると、30年以上強引に利用していたためシステムや運用には無理が発生していました。視認性や操作性などの面での使い勝手の悪さや、独自印刷請求書作成時の余分なコスト発生、管理項目の集計に多くの時間を要するなどの問題が顕在化してきました。
基幹システムである廃棄物収集管理システムの導入にあたってシステム面で重視したポイントは、現状の業務にマッチしていて大きな変更がなく、視認性・操作性を改善できることです。特に、汲み取り業務、ごみ収集業務、浄化槽の保守業務を同時に管理できることは重要でした。
また、15,000件を超える顧客データを管理しているため、サーバーはBCP（事業継続計画）の観点から水害などの災害や予期しない出来事が起きた際に、顧客データなどの会社の大切な資産である情報を守ることができるようにクラウドを利用したいと考えていました。
各業務を個別で管理するシステムが多い中で、何度も打ち合わせを重ねながら業務効率、安全面の両方で自分たちが求める姿を提案してくれたWorkVisionから導入することを決定しました。
廃棄物収集管理システムの導入によって請求書の発行・再発行処理や、銀行への振込などの処理が煩雑だった業務を簡素化し、システムの操作性や視認性を改善ができたため、業務のパフォーマンスを全体的に向上させることができました。また、データの抽出や処理速度向上・容量拡大なども実現され、大幅に事務労働環境の改善を行うことができました。
BCPの観点でも、水害の危険性がある度に都度サーバのデータを持ち帰っていましたが、クラウドの活用によって最善の強化ができ、安心してデータを管理することができるようになりました。安全性の高いシステムの利用をアピールすることで当社の信頼性を向上させることができました。
システムによる効果ではないですが、構築から運用までスケジュールが明確で安心してお任せできていたため、プロフェッショナル集団に守られているという安心感を持ちながら事業運営をすることができるようになりました。
費用などの問題はありますが、時代にあったシステムやツールを今後も選んでいきたいです。現在は、情報入力にハンディーターミナルを利用していますが、将来的にはキャッシュレス対策も含めてスマートフォンやタブレット機器による管理をしていきたいと考えています。
地域住民の皆様へ適切で安心・確実なサービスを提供していけるように努めていきたいと思います。
※この記事は2023年4月に取材した内容を元に構成しています。 記事内における数値データ、組織名、役職などは取材時のものです。
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