導入の背景ペーパーレス化を進めて業務効率の改善が必要
世間ではペーパーレス化の動きが加速していたこともあり、導入以前から社内ではシステム化が検討されていました。
主に稟議申請において、帳票フォーマットにエクセルを利用し、記入後に印刷、押印、書類を添付して回付、承認後に保管という一連の流れの中で、決裁までの時間がかかりすぎる点が課題点としてありました。
年間で500件を超える稟議が申請される中、意思決定の遅さからネクストアクションに移行できないこともあり、解決策を検討していました。
お客様プロフィール
株式会社WorkVision
東京都品川区に本社を構え、1950年代から半世紀にわたってITソリューションビジネスを提供してきた株式会社WorkVision
グローバル社会が抱える課題は地球規模で深刻さを増し、SDGsへの貢献など企業に求められる責任と役割は大きな転換期を迎えています。
このような環境下、当社としても『最新の情報技術を駆使し、お客様に最高の価値を提供する』という経営理念を掲げ、新たな企業・社会の価値を創出するデジタルトランスフォーメーションを通してサステナブルな社会を目指しています。
半世紀以上にわたって貫いてきた「お客様の視点」は、私たちの変わらぬ原点、この経験を踏まえ、クラウド・パッケージソリューションを中心に、時代のニーズに即したサービスをスピーディーに提供し、お客様のデジタルトランスフォーメーションの実現をサポートしてまいります。
所在地：東京都品川区東品川2-2-4 天王洲ファーストタワー
導入の目的スピーディーな意思決定と施策実行
申請から承認までのスピーディーな対応、それらに付随した紙対応ならではの紛失の恐れ、保管場所など様々な課題解決を優先としていました。
また、申請業務の中には対応方法が各部署で統一されていないなど、業務の標準化が出来ていないという点もワークフロー導入の目的としてはありました。
しかし、ペーパーレスによる単純な業務効率化だけに留まらず、自社が様々なソリューションを提供する企業でもあるため、システムの活用を自社で実践し、お客様によりよい形で提案出来ることが重要と考えていました。
導入のポイント業務効率の改善とともに、外部システムとの連携に強いシステムを探していた
当初は主に稟議申請等のペーパーレス化のため、システム導入を検討していたことから、導入までの開発工程、工数を最小限に抑えることを第一のポイントとして考えていました。
しかし、外部システムとの連携など幅広い用途での利用も考えていたため、標準装備で様々なシステムと連携が可能かどうかという点も選定の大きなポイントとなりました。
それらの条件を満たし、最大限の投資対効果が見込めるシステムがAgileWorksでした。
導入の効果申請から承認までのスピード改善、他システムとの連携による大幅な業務効率化を実現
数字的な面において飛躍的な効果を実現できました。
導入前の年間申請数が500程度に対して、約10倍の5,400の処理が可能になり、かつ処理件数が増加しても申請翌日には60％決裁完了、1週間以内で37％と大幅な改善が見えました。
従来の紙ベースでの対応がなくなったことから申請に至るまでの業務効率も改善しているうえ、最大の課題であった申請から承認までのスピードも改善できたことから、スピーディーな意思決定が実現、各施策の早期実現が可能となりました。
また、単純なワークフローとして利用するのではなく、外部と連携することで承認時に電子印処理、PDF化など、より業務効率化の助けとなる効果も実現できました。
その他、社内ポータル用の管理システムと連携することで、ワークフローの申請が飛ぶと同時にポータル側に必要情報を表示させるなど、様々な点でAgileWorksを利用した工数削減が出来ていると感じています。
機能とは別に、各種申請データがシステム内に集約されているため、件数や金額、科目、進捗状況など様々な観点からデータを確認できるため、さらなる事業戦略のための貴重な分析用データとしても活用ができると考えています。
今後の展望自社の成功事例をお客様のDX化に活かしたい
本システムの導入効果によりバックオフィス業務はDX化が進んでいると感じているものの、電子帳簿保存法絡みでは電子契約システムや電子請求システムとの連携も必須となり、まだまだ対応しなければならない課題が山積みと考えています。
また、ソリューションを提供する企業として、自社のDX化を推進するだけではなく、システム導入により蓄積されたデータの有効活用や成功事例をお客様のDX化に活かせるよう、今後も幅広い活用方法を見出し、発信できればと思います。
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