【シルバー人材センターシステム】WEB予約システム導入による新たな層の会員獲得を実現│公益社団法人 堺市シルバー人材センター 様

導入の背景会員数の安定した確保が課題

人口約83万人の政令都市にある堺市シルバー人材センターでは、府内で大阪市に次ぐ2番目の都市として高齢社会に向けて重要な役割を果たしています。

高年齢者の方へ仕事を提供し健康や生きがいを高めるという役割だけではなく、さまざまな分野において会員が長年培った経験・知識・能力を活かす機会を提供することで世の中に貢献しています。

安定した運営をしていくには、仕事のご依頼をいただくだけではなく、様々な事情で会員として仕事を続けられなくなることがあるため、仕事をしてくれる新たな会員を確保し続けることが必要です。

導入の目的コロナ禍と定年延長により会員数の減少

これまで新規会員を登録する場合、入会説明会と入会研修会にそれぞれ来所した上で入会手続きをしていただいていました。しかし、新型コロナウイルス対策としての緊急事態宣言の発令によって入会説明会及び入会研修会の開催が難しくなり、思うように新規会員の獲得ができていませんでした。 また、定年延長の影響もあり会員の申込み自体も減少傾向にあり、日時が固定されている入会説明会や入会研修会では希望に沿えないこともあり、機会損失も発生していました。

そのため、新規会員よりも退会会員の方が上回っており、何かしら対策を講じなければいけない状況にありました。
仕事の依頼数に対して会員の数が足りず、受けられない場合もあり、新たな新規会員の獲得ルートの確保は急務でした。特に、非対面で入会手続きができる仕組みを考える必要がありました。

導入のポイント時間と場所にとらわれない募集方法を検討

会員の新規獲得で悩んでいるときに、他センターのインターネットを活用した入会手続き事例を知り、他システムでお世話になっているWorkVisionに相談したところ、「会員Web入会システム WorkShift（以下WorkShift）」の提案がありました。
WorkShiftでは、簡単な設定で導入することができ、Webで入会説明会への申込みから受講と入会研修会の予約が可能で、非接触で募集をかけることができました。また、場所や時間に縛られることがなくなるため、今までタイミングが合わなかった方への対応も可能になりました。

クラウド版ということで使い勝手など少し不安がありましたが、他のシステムでも依頼していたことと、シルバー人材センターへのシステムの導入経験豊富なためWorkVisionに依頼することにしました。

導入の効果Web入会説明会とリアル入会説明会の平行運用で会員数の増加

Webを導入することで入会者が増加し、月にもよりますが、Web入会説明会からの入会研修会予約は全体の20％ほどになっており、非常に重要な新規会員の獲得ルートになりました。
入会説明会や入会研修会は曜日が決まっていましたが、WorkShiftの導入によって時間や場所の自由度が高まり、開催日程の拡大ができたため、今まで都合が合わなかった人の申込みも望めるようになりました。

Webに慣れていない方には向かないのではないかという懸念もありましたが、普段から操作に多少なりとも慣れている人がアクセスしてくださっているようで、その方々にとっては違和感なく操作ができているようです。
もちろんWebの操作に慣れていない方もいるため、従来通りの入会説明会も残すことで会員数の増加に役立っています。

今後の展望ペーパーレス化の推進と個人情報漏洩リスクの軽減

会員数の増加を目指す中で、会員とお客様によりよいサービスを提供するためには職員の業務効率化は不可欠です。今後は入会申込みから基幹システムまで一気通貫で連携したシステムを構築することで、二重入力などを極力減らし、職員の業務負荷の軽減をしていきたいと考えています。

また、就業報告書などの書類の電子化を進めていくことで書類の紛失リスク、個人情報の漏洩リスクの軽減などもしていきたいと思っています。
ただ、すべての会員に統一して実施するのではなく、一人ひとりの会員にあった環境を提供することで高齢社会を支える組織としての役割を果たしていきたいと考えています。