導入の背景業務効率化に加え内部統制の強化が課題
弊社は、ブライダル業界のリーディングカンパニーとして、国内93拠点・海外40拠点（2019年6月30日現在）のグローバルなネットワークを持ち、心からご満足頂けるブライダルサービスのサポート体制を整備しています。
総合ブライダル企業として、海外＆国内挙式からハネムーンまでブライダルに関するあらゆるサービスを多角的に展開する中、世の中は急激なスピードで価値観の多様化やデジタル化が進み、国内婚姻組数の減少などブライダル産業を取り巻く環境が変化してきました。
弊社では、Wonder Discoveryプロジェクトによる業界再編を進め、カジュアル婚・再婚・ナシ婚など、多様なニーズに適応し、国内ビジネスを拡張すると共に、海外市場においてもアジア地域を中心に挙式だけにとどまらないあらゆるブライダルサービスの「ファーストコールカンパニー」へ変革を遂げています。
一方、事業の拡大に伴い挙式スタイルの企画や関連する稟議申請のボリュームが増大してきたことで、全社の管理業務コスト増加傾向が懸念され、グループ会社を横断する情報基盤を統一し、業務効率化に加え内部統制を強化することが課題となっていました。
導入の目的グループ会社を統一するワークフローの導入へ
業務分析を進める中、グループ会社・海外法人が別システムのワークフローで稟議申請を運用し、データベースが各社ごとに分散していることが問題提起されました。申請書を紙で回付している海外法人も含めると、約30 パターンで運用されていることが判明し、システム分散による運用コスト増加に加え、グローバル・ネットワークでの情報共有に時間を要し、全社での経営情報がリアルタイムに把握・分析に至らないことが重要課題として抽出されました。
その結果を受け、意思決定の迅速化と全社的な生産性向上、内部統制の強化を目的に、情報共有基盤の構築の一環として、グループ会社統一のワークフローシステム導入を決定いたしました。
導入のポイント顧客視点でのアプローチも評価ポイント
運用面では、①課金方法、②内部監査対応、③展開幅、④既存システム連携、⑤メンテンナンス、⑥システム連携の拡張性をシステムの選定ポイントに設定し、グローバル・ネットワークの業務効率化や情報活用・データ連携促進には、ワークフローシステムAgileWorksが最適と判断しました。
上場企業の水準をカバーする内部監査対応、グループ会社を含めた展開、自社既存システム連携（Office365）、属人化の心配がないメンテンナンス、外部システム連携が可能な拡張性、同時ログインのユーザーライセンス方式など、コストパフォーマンスの高いシステムであることを評価しました。
構築ベンダーは、2社を比較検討した結果、上場企業のシステム構築経験があり、基幹システム連携実績も豊富なWorkVision（ワークビジョン）に委託することとしました。具体的な申請書イメージをベースとした提案は、単なる業務効率化の支援スタンスでなく、顧客視点でのアプローチであり、信頼できるシステムパートナーと判断しました。
導入時は、グローバル展開を前提とする多岐に亘る承認ルートや、会社単位で異なる申請項目の調整など、初めてのシステム統合であり、社内説明に時間を費やすこともありましたが、効率化に加えグループ全体の統制強化を実現できることが理解され、システム構築もスムーズに進行しました。
導入の効果意思決定のスピードを加速する情報基盤化
総務系申請（稟議）、その他申請、他社も加わる申請（名刺など）が、エンタープライズで柔軟なデータ連携が可能となり、多言語対応で国内・海外も同一ツールを利用することが可能となりました。グローバル・ネットワークの情報共有に加え、承認ルートと進捗状況の可視化、ペーパーレス化による印刷コストと保管スペース削減など、業務効率化だけでなく、経営的視点の分析やシミュレーションが可能となり、意思決定のスピードを加速する情報基盤であることを認識しました。
また、従来は各拠点や関連会社から稟議書類を集めていた内部監査は、一元管理が可能となったことで書類収集の手間がなくなりました。さらに、データ連携ツールを利用することでファイルを自動で サーバーに保管でき、会計システムとのデータ連携による決算早期化など、業務のスリム化と効率化、内部統制の強化が実現しました。
今後の展望経営最適化に向けた統制管理の展開へ
経営最適化に向けて、ワタベグループの勘定系データを収集した実績データベースと、人事給与、勤怠、統合会計、固定資産管理などの各システムのマスタを統制管理するシステムを構築中です。 先ず、経費精算と基幹システム連携からスタートすることとしています。
