電子決裁システム（ワークフロー）導入事例

お客様プロフィール

広島県を起点に、西日本一帯の広大なエリアにスーパーマーケットチェーンを展開する株式会社イズミ様。その中心となるのは、文化・コミュニティ・アミューズメント・飲食などの様々な機能を集積し、幅広い世代のお客さまへワンストップサービスを提供する複合型大規模商業施設の「ゆめタウン」です。

各地の「ゆめタウン」は、便利さと快適さ、お客さまのニーズに応える楽しさあふれる空間として、新しい街となりました。そこには、ファッション、家具・インテリア、スポーツ、ペットショップ、そして多彩な味わいが楽しめる飲食街と、商品、サービスはもちろん、スケールにおいても全国でトップクラスの専門店が、地域のお客様を豊かで彩りのある暮らしへと導いています。

導入の背景

各店舗が起票する稟議書のボリュームが増大

「ゆめタウン」は、「お客さまの満足」を第一に、お客さまにとって便利なこと、うれしいことは何かを常に考えながら、店舗を進化させ続けています。しかし一方で出店のスピードや売り場改革が進むと共に各店舗が起票する稟議書のボリュームは増大してきました。

それは例えば、お客さまが品選びしやすいディスプレイ設置などの売り場づくり、店舗のバリアフリー化、ユニバーサルデザインの導入、様々なイベントの開催、破損した機材の交換など多岐に亘る企画の稟議書です。全社の受付窓口となる総務部では月間の回付数が4千件に達することもあります。

これまでは、エクセルで作成した書式を印刷利用していたため、紙の稟議書を社内便で本社へ送り、総務部が採番して回付を行うというスタイルでしたが、遠方の店舗から提出された企画の決裁には地理的な要因で時間を要すこと、ローカル保存された旧フォームでの提出が発生することなどの問題点がありました。
( 総務部　部長　山下 進一 様 )

導入の目的

稟議書の効率運用に電子決裁システムを検討

さらに業務分析を進めていく中で、承認者不在による決裁遅延や、保管書類の増大化に伴い過去情報の検索に膨大な時間を費やしていることなど、稟議の運用に多大な労力を要していることも課題として抽出されました。

効率的な運用を目的に電子決裁システムの導入を検討することといたしましたが、全社で使いこなせる確証を得ることができず導入には至りませんでした。しかし、数年前の本社移転前に新オフィスの参考とすべく様々な企業を訪問し各社のワークスタイルを見学したときに、大半の企業は電子決裁を導入しており、それがスタンダードであることを感じました。
( 総務部　部長　山下 進一 様 )

導入ポイント

使い慣れた書類イメージのままでシステム化

各社から提案されたシステムの検討を進めた結果、システム変更による業務への戸惑いがなく、お客さまへのサービス改善に繋がる企画をスムーズに決裁するには、東芝ソリューション販売から提案を受けたワークフローシステム「X-point」が最適であると判断いたしました。

導入決定に至ったポイントは、東芝ソリューション販売が従来の記入フォームをX-pointで作成し、これまで使い慣れた書類イメージのままシステム化できるプレゼンテーションを行ったことです。単なる業務効率化の支援というスタンスでなく、当社視点でのアプローチは評価できました。
（情報管理部　担当マネージャー　長谷川 賢一 様）

移転時の企業訪問で見学した電子決裁システムは、利用しているのは全て正社員であり、パートを含めた利用例がありませんでしたが、「X-point」は業務の流れを変えることなくシンプルに運用できることを認識できました。

また、電子決裁の導入時に必要となるユーザー登録とID単位での権限設定は、給与システムの社員マスタをX-pointに取り込めること、シェアポイントとのシングルサインオンでの利用提案、メタフレーム上で動作できる検証情報の提供もあり、スムーズに導入できることを確信しました。
（情報管理部　担当マネージャー　荻野 秀彦 様）

導入の効果

稟議の効率化が情報コストの削減へ

導入後は、直ちにこれまでの課題が解消できました。先ず、採番と回付ルートの振分けについては、自動採番、ルートの条件分岐機能を使うことで、ほぼ自動化することができました。

また、受付後に全ての稟議を確認していた作業も、承認後に次の稟議書が開く連続承認機能を利用することで、大幅な時短が実現しました。そして、各店舗から回付される稟議書の受付や決裁通知は、当然ながら社内便での送付時間がなくなり、平均で2.5日が短縮されました。
(総務部　部長　山下 進一 様)

最も効率化されたことは、各店舗から稟議の進捗の問い合わせがゼロになったことです。担当者への業務集中の軽減だけではなく、業務の効率化による情報コストの削減が実現したことが最大の効果だったのではないでしょうか。従来フォームを利用できたことから、店舗の業務が停滞することもなくスムーズな移行となりました。
(総務部　担当マネージャー　鎌田 直子 様)

今後の展開

業務のスピードアップを店舗サービスの充実へ

X-pointは最初のフォーム作成には若干のノウハウが必要ですが、ノンプログラミングでフォームを作成できることから、電子決裁の他にも、持ち出しPCの申請書や、各店舗のロッカー使用状況や過不足調査のアンケートにもシステムを利用しています。

これまでのアンケートは、用紙を回収して集計するだけでも長時間を要していましたが、配布・回収がスムーズになり、効率よくアンケート調査ができることにも満足しています。今後は、集計クエリ機能を活用し、複数項目の集計の効率化も考えています。
（総務部　スタッフリーダー　池田 由恵 様）

本社移転のテーマのひとつとして掲げていたのが「ペーパレス化」でした。システム導入と共に用紙コストが削減できたことも二次効果ですが、事前に全店舗に複合機を導入していたことが、稟議に添付するPDFファイルを容易に作成することができ、スムーズなシステム導入を加速しました。

業務のスピードアップとレベルアップを店舗サービスの充実に繋げることで、これからも「暮らしの夢がひろがる街づくり」を進めてまいります。
（情報管理部　担当マネージャー　荻野秀彦様）