ペーパーレス化の進め方のポイントとは?メリット5つとデメリットを紹介!

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ペーパーレス化が進む理由

企業活動において書類は欠かすことのできないものですが、時代の流れは確実にペーパーレス化に向かっています。ペーパーレス化とは、できるだけ紙を使わずに、情報や帳簿なども電子化していくことを指します。

ペーパーレス化は、環境への配慮の他にも、かさばらない、なくさない、いつでも見られるなど、たくさんのメリットがあります。そのため、今後も加速していくと考えられます。

以下ではメリットや活用法について詳しく見ていきます。

ペーパーレス化の進め方のポイント

ペーパーレス化を上手く進めるためには、いくつかのポイントに注意する必要があります。やみくもに進めても、なかなか成功しないかもしれません。

ペーパーレス化を試してみたが上手くいかず、かえって面倒が増えたというケースもあるでしょう。電子ペーパーの導入や、会議資料の電子化などを実行しても、使いこなせずに結局紙にも印刷して保管していることもあるかもしれません。

こういったことをなくすためのポイントを確認していきましょう。

経営課題として掲げて全社で取り組む

1つ目のポイントとして、ペーパーレス化を進めることは、企業全体のテーマとして取り組むことが必要です。

従業員の一個人がペーパーレス化を進めても、なかなか進まないかもしれません。しかし、経営層へ働きかけて企業全体のテーマとして取り組むことで、従業員全体にペーパーレス化が広がるでしょう。

なお、経営幹部は年配層であることも多く、紙の文化を好む人も一定数いる可能性があります。そこからの整合性を図っていく必要もあるでしょう。

段階的に電子化を導入していく

2つ目のポイントとして、すべてをいきなり電子化するのではなく、段階を踏んで少しずつ導入していくことが挙げられます。

ペーパーレス化は自社だけでなく、取引先と関係することもありますので、一気にすべてを電子化することは難しいかもしれません。

まずは自社で使っている、または保管している書類を段階的に電子化していき、最終的にほとんどの紙を電子化させるという手法が現実的でしょう。

タブレット端末を導入する

3つ目のポイントとして、ペーパーレス化を進めるうえでの媒体には、タブレット端末を導入するのも有効です。

パソコンは、持ち歩くには重くてかさばるうえに起動まで多少の時間がかかることがあります。だからといって、スマートフォンは画面が小さいため、ビジネス文書の確認には不向きです。

タブレット端末は持ち運びのしやすさと、画面上の文字等の確認のしやすさの両方を兼ね備えています。さらに、タブレット端末は初期費用を抑えられるため、ここから始めて徐々に業務に必要な端末を導入していくのも一手です。

ペーパーレスのメリット5つとは?

ペーパーレス化を進めるにはさまざまな努力や労力が必要ですが、成功すればたくさんのメリットがあるでしょう。

以下では特に重要な5点を挙げていますが、他にも紙の原材料である森林の伐採等の環境問題にも企業として貢献することができます。

ペーパーレス化は、紙に慣れている人にとっては資料が読みにくい、扱い方がわからないなどと感じる可能性はありますが、それ以上に多くのメリットもありますので、確認していきましょう。

ペーパーレスのメリット1:コスト削減につながる

紙の資料を作るには、コストがかかります。紙そのものの購入から、印刷するための機器やそれを維持するための費用、トナー代、資料を留めるホチキスやクリップなど、数えてみるとたくさんのコストがかかっているのがわかります。

また、それを整理し保管するためのファイルや箱を用意したり、保管場所の確保、それらを行う人件費など、紙をなくすことで、これまでかかっていたコストを削減することが可能になります。

ペーパーレスのメリット2:バックアップを図れる

電子化するときに懸念されることとしては、データが破損するリスクがあることです。しかし、紙の資料に比べて、デジタル資料は容易に複製することができ、バックアップを取ることも可能です。もちろん、閲覧権限の設定で機密情報の漏洩防止にも対応できます。

大事なデータはこまめにバックアップを取っておくことで、安心して作業を進めることができ、もしもの時に備えることができるでしょう。さらに、データをクラウド上で保管しておけば、端末の故障などのトラブルにも対応できます。

ペーパーレスのメリット3:検索が容易になる

デジタル資料は、簡単に検索できるのもメリットです。紙の資料は見つけ出すのに時間がかかるのではないでしょうか。なかには整理されずに紛失してしまうものや、期限が過ぎたら破棄されるものも多く、必要なときに見られないことがあります。

電子化されていれば、膨大な量の資料を半永久的に残しておくことができるうえ、キーワードで容易に探し出すことができます。さらに、セキュリティが確保されている端末さえあれば、どこからでも検索できる点もメリットでしょう。

ペーパーレスのメリット4:ミスの軽減になる

資料を作成するときにも、それを整理するときにも、人の手による管理の場合はミスがつきものです。OCRを使ってスキャニングを行えば、自動的に紙媒体の資料から文字を解析して、保存することが可能になります。

OCRの使い道はさまざまで、例えば伝票に活用すれば、打ち込む手間や打ち間違いなどを減らせるため作業効率が上がり、処理時間を格段にスピードアップできます。

ペーパーレスのメリット5:手間がかからなくなる

OCRを使って紙媒体を読み取ると、RPAとの連携で自動的にシステムにデータを登録することができ、入力時間の手間を圧倒的に減らすことができます。それまで書類の管理や資料の読み取りにかけていた時間は少なくなり、その他のことに時間を使えるようになるでしょう。

また、データ化された資料は、探して広げる手間も元の場所に戻す手間もありません。仕事の中では、資料を探している時間がとても多いと言われています。ペーパーレス化の大きなメリットとも言えるでしょう。

ペーパーレスの活用例

ペーパーレス化を進めることは、企業に多くの利益をもたらす可能性があります。しかし、すべてを一度に電子化することは難しいため、的を絞って進めていくことがおすすめです。

まずは業務の主要部分や運用部分など、できるところから始めると成功しやすいでしょう。無理に進めても、ペーパーレス化のメリットを実感することが難しくなるかもしれません。

以下ではペーパーレス化による活用例を3つご紹介します。

活用例:紙の電子化による伝票の管理

1つ目の活用例として、経費の精算を楽にするために、今まで手書きだった伝票類をすべてペーパーレス化することです。

それまで手打ちだった伝票の登録をOCRで読み取ることにより、入力間違いなどの人為的なミスを格段に減らすことが可能です。また、読み込みもあっという間に終わるため、時間も短縮されます。

さらに、対象となるワードで検索をかけられますので、ファイルの管理や閲覧の効率も良くなるでしょう。

活用例:紙の電子化による各種申請

2つ目の活用例は、紙での各種の申請は時間がかかるため、申請に関するフローを電子化するものです。

紙媒体で行っていた経費の精算や申請を、すべて端末上からできるように電子化することが可能です。また、会計システムと連携させることで素早い申請と承認、支払処理が実現できます。

活用例:脱ハンコツールの活用

電子契約クラウドサインを活用することで、「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換えることができ、契約作業をパソコンだけで完結できます。

契約書をクラウド上にアップロードし、相手方が合意ボタンを押すだけで契約を締結することが可能です。 面倒な契約書の作成や送付、回収といった付帯作業から解放され、更に収入印紙を貼付する必要がなく、コスト削減が見込めます。

これにより、従来は難しかった契約業務のテレワークも可能です。

ペーパーレスのデメリット

ペーパーレス化ではメリットばかりが注目されがちですが、もちろんデメリットも存在します。

新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、テレワークをはじめとするオフィスに集まらない働き方が急速に広がりを見せているなか、ペーパーレス化は社会的に求められている業務改善です。

ペーパーレス化を進めるうえで、デメリットも理解して対策を考える視点も必要でしょう。

ネットワークに左右される

ペーパーレス化とは書類管理のデジタル化ですから、閲覧の可否はネットワーク環境に左右されます。ここまで紹介した、ペーパーレス化で実現する伝票管理や各種申請、紙と印鑑のクラウドへの置き換えなどは、すべてネットワーク環境がなければ実現しません。

ネットワークに接続する機器の不具合など個人単位での問題はもちろん、クラウドやネットワーク自体に問題が発生した場合も、アクセスできなくなる可能性があります。

特に、テレワークでのネットワーク環境は、確実に整備しておくようにしましょう。

資料にメモをすることができない

直接資料にメモをできない点も、ペーパーレス化のデメリットでしょう。

例えば社内のプレゼンテーションなどで紙媒体の資料がないと、適宜メモを取れないことで疑問点を残しにくくなり、議論が盛り上がらない可能性もあります。

しかし最近では、ペン操作が可能なタブレット端末などもあるため、メモを取りたい場合には端末選びなどで工夫をすると良いでしょう。

資料が見づらい場合がある

資料を表示する媒体によっては、資料が見づらくなる場合があります。紙であれば、万人が見やすいように調整して印字できますが、データの場合は閲覧する端末の画面サイズに左右されます。

例えば、ディスプレイが小さいスマートフォンなどでA4サイズの資料を閲覧する際には、全体の文字は見づらくなるでしょう。また、資料自体が複数のページにわたる場合は、機器によっては知りたい情報を探すことが難しくなります。

その際には、大きめのモニターを準備したり、スクリーンに資料を映し出すなどの工夫が必要です。

ペーパーレス会議とは?

ペーパーレス会議とは資料をネットワークで共有し、紙を使わない会議を指します。テレワークの拡大で、Web上で会議を行うシーンが増えていることから、資料を印刷せずにネットワークで共有して閲覧する方法が増えているようです。

ペーパーレス会議を成功させるには、タッチペン等を利用して資料にメモを取れる機能が付いたソフトウェアなど、ペーパーレス会議に特化したツールの利用が有効です。

ペーパーレス化のメリットを理解しよう!

働き方改革の広がりもあり、ペーパーレス化は今後ますます必要とされるでしょう。ペーパーレス化の導入には、メリットを良く理解したうえで進めることが大切です。

ペーパーレス化は限られた書類や、自社で完結する書類などから段階的に進めていくことが成功への近道です。従業員にしっかりと告知をしながら範囲を拡大していきましょう。

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