e-文書法と電子帳簿保存法とは?対象文書と満たすべき要件を徹底解説

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e-文書法と電子帳簿保存法とは?

e-文書法と電子帳簿保存法とは、これまで紙による保存を義務付けていた特定の書類に関して、電子データ化での保存を認めた法律です。 企業では業務をおこなう中で日々大量の保存すべき書類が発生します。紙ベースでの保存では手間やコストがかかるだけでなく紛失のリスクもはらんでいました。しかしe-文書法と電子帳簿保存法の施行によりこれらのデメリットは改善され、書類が検索しやすくなるなど業務効率を実現しました。いずれも書類の保存に関する法律ですが、e-文書法と電子帳簿保存法はそれぞれ対象となる文書が異なります。

e-文書法の対象となる文章

e-文書法は、会社の定款や議事録、契約書、病院のカルテ、処方箋など企業が取り扱うほぼ全ての書類が電子データ化の対象となっています。 電子データ化により、もともとパソコン上にあるデータだけでなく、紙の書類をスキャンして保存することも可能になりました。ただe-文書法では次のような適用除外となる書類も存在しているため、その場合は引き続き紙による保存が義務付けられています。

・船舶に備える手引書など即座に確認しなくてはならないもの
・免許証など現物性が高いもの

電子帳簿保存法の対象となる文書

電子帳簿保存法が対象になる文書としては、領収証、請求書などの「証憑書類」、貸借対照表、損益計算書といった「決算書」、現金出納帳などの「帳簿」が挙げられます。 つまり国税関係書類が電子帳簿保存法の対象に該当します。電子帳簿保存法では「パソコンで作成したデータを保存する方法」と「紙媒体の書類をスキャンして保存する方法」と2種類の保存方法があり、どちらの保存方法が可能であるかは保存書類によって異なります。具体的には、証憑書類は電子データ保存でもスキャナ保存でも可能ですが、決算書類や帳簿は電子データのみでしか保存が認められていません。

e-文書法が満たすべき要件とは

e-文書法は書類を電子化するにあたって、経済産業省によって定義された要件を満たさなければなりません。 要件とは見読性、完全性、機密性、検索性の4つですが、すべてを満たさなければならないわけではなく、書類によって満たすべき要件が異なります。ただ、医療や税金といった重要度の高い文書であるほど、求められる要件が多いということも知っておくべきポイントでしょう。

要件1:見読性

見読性とは、あとからデータを見返したときに、誰が見ても明瞭に読むことができるということを指します。 もちろんパソコンの画面上で確認できるだけでなく印刷して出力できるか、また出力したものが判読できるかどうかも見読性におけるポイントのひとつです。電子化保存をすると紙の原本は破棄しても良いとされていますので、この見読性の確保はほぼすべての文書において適用される重要な要件となっています。

要件2:完全性

完全性とは、保存する書類が改ざんや消去や破損されないということを指しています。 紙媒体での保存に比べ、データでの保存は日付などの改ざんや破損といったリスクがどうしてもつきまといます。そのようなリスクを防ぎデータの完全性を証明するためにも「誰が、いつ作成したのか」ということを電子署名やタイムスタンプを使用し分かるようにしておくことが大切です。

要件3:機密性

機密性とは、許可されていない人からのアクセスを防いで、データの漏洩や盗難を防ぐことです。完全性と同様、データ保存することで「誰でも見ることができる」というリスクにさらされるおそれがあるため、不正アクセスの抑制に努めなければなりません。ただ、要件項目の1つにはなっていますが、現在この機密性を求める文書は存在していません。

要件4:検索性

検索性とは、必要なデータがすぐに見つかるよう検索方法を確立することです。 長年に渡る膨大なデータを集約しているため、体系的な検索方法が確保できていなければ、業務効率が下がり、時間のロスにつながります。業務の効率化をアップさせるためにも、日付やファイル名やキーワードなどを入力すれば、誰でもすぐに見つけられる検索性の確保は重要なポイントです。

電子帳簿保存法の満たすべき要件とは

電子帳簿保存法の満たすべき要件は「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つに大きく分かれます。この真実性と可視性を確保するためにさらに細かく要件が定められていますが、改ざんなどを防ぐためには必ず遵守しなければならないルールになります。注意したい点は保存すべき書類が、パソコン作成された電子データなのか、紙媒体の書類をスキャナ保存したものなのかによって満たさなければならない要件が異なるというところです。

要件1:真実性の確保

真実性の確保とはそのデータが本物であると証明できることです。 電子データで保存したい場合、真実性を確保するためには訂正や削除の履歴が分かるようにしておくことや関連する帳簿間で互いに確認できるようにしておくことが必要です。またデータを保存する際には、事務マニュアルや仕様書といったシステム関係書類を備え付けなければなりません。一方スキャナ保存の場合、入力する期間の制限やタイムスタンプの付与、画像の解像度が200dpi以上であることなど、かなり細かな要件が定められています。そして、適切なスキャナ保存の内部統制を図るために相互けん制、定期的な検査、再発防止を定めた社内規定の整備も求められています。

要件2:可視性の確保

可視性の確保とは、誰が見ても内容が分かる状態であることを指します。 電子データ保存における可視性の確保として主に、検索機能と見読可能性の確保が必要です。誰でも簡単に確認できるように、日付や取引金額など分かりやすい検索条件を設定すること、画面上での目視や紙に出力した際に、内容が明瞭であること、操作説明書を備え付けておくことが求められています。スキャナ保存の場合は上記の要件に加え、明細番号を割り振るなどして帳簿との相互関連性を確保するといったことも求められます。

書類のデータ保存で業務効率を向上

この記事では、e-文書法と電子帳簿保存法についての対象文書や要件について解説してきました。業務の効率化を図り、働き方改革を実現するためにまず必要なことは、書類のペーパーレス化を進めることです。 特に電子帳簿保存法はe-文書法の制定や税制改正に伴って規制緩和が進められてはいるものの複雑な要件があるため、なかなか導入に踏み切れないという企業も多いのではないでしょうか。WorkVisonなら相談から運用までしっかりとサポートしてくれますので導入における心配はありません。詳しくは下記リンクをご覧ください。

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