マイナンバー制度による給与計算業務の影響3つとは?取り扱い方も紹介

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マイナンバー制度とは?

マイナンバー制度とは、住民票を持つ国民一人ひとりに個人番号(マイナンバー)が与えられる制度です。マイナンバーが使われるのは主に、「社会保障」「税金」「災害対策」の3つの分野に関連するときです。つまり、この3つの分野において、国が効率的に個人情報を管理するためのシステムだと言えます。マイナンバーを付与することにより、従来は複数の機関に存在していた個人の情報を、同一人物の情報だと即座に確認することができるようになります。

マイナンバー制度による給与計算業務の影響とは?

マイナンバー制度の施行により、企業では従業員のマイナンバーの収集が必要となりました。企業は雇用している従業員に給与を支払っていますが、その際に関連する「健康保険被保険者資格届」、「雇用保険被保険者資格取得届」、「源泉徴収票」などにマイナンバーを記載する必要が発生するようになりました。ここではマイナンバー制度による給与計算業務の影響について解説します。

給与計算システムへの影響1:マイナンバーの収集

企業は給与計算システムにマイナンバーを追加するため、従業員のマイナンバーを収集する必要があります。企業は税務署に提出する法定調書である「源泉徴収票」や「扶養控除等(異動)申告書」、「保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」などにマイナンバーを記載しなければいけないため、給与計算システムにもマイナンバーを追加する必要が発生しました。マイナンバー制度において、マイナンバーの収集とはマイナンバーの通知カードや個人番号カードの提示を求めたり、そのコピーを取ったりすることだけに限りません。従業員から聞き取ったマイナンバーをメモしたり、メモした紙を受けとったりする場合も収集にあたります。

給与計算システムへの影響2:情報漏えいへの対策

企業は収集したマイナンバーに関する情報が漏えいしないような、万全の対策を行う必要があります。マイナンバーは一生変わらない番号のため、万が一情報漏えいが発生した場合のリスクは高いです。そのため、企業には集めた番号とそれに付随する情報が漏えいしないような万全の対策が求められます。また、マイナンバーの管理に関しては国からガイドラインが出ており、物理的安全管理措置や技術的安全措置が義務付けられています。

給与計算システムへの影響3:退職後の廃棄手続き

企業は退職した従業員のマイナンバーを速やかに廃棄する必要があります。マイナンバーが記載されている書類で、保管条件を満たさない書類や、所管法令の保存期間を過ぎた書類に関しては、できるだけ速やかに廃棄することが求められます。「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」で挙げられている廃棄方法の例は、「焼却又は溶解等」もしくは「専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等」となっているため、修復できない廃棄方法を取るようにしましょう。

給与計算におけるマイナンバーの取り扱い方

企業はマイナンバーの漏えい対策として万全の対策をとる必要があります。給与計算のために収集したマイナンバーの取り扱いには、アクセス権限の設定やログ蓄積などの具体的な対策が必要です。ここでは給与計算におけるマイナンバーの取り扱い方について紹介します。

目的外利用はしない

法律や条例により、マイナンバーは定められた目的以外では利用できないように規定されています。マイナンバーの収集は給与計算を行う事業主にとっては義務となりますが、マイナンバーの利用は使用目的が定められており、あらかじめ目的を明確に通知してからでなければ収集することは認められていません。そのため、目的外の利用を行うことはできません。また、当初の目的以外の利用を行う必要が発生した場合も、従業員に対して再度マイナンバーの利用目的を伝える必要があります。

管理システムをバージョンアップする

給与計算システムを最新のバージョンにバージョンアップしましょう。給与計算システムはマイナンバー制度に対応するために、既存システムであってもシステム改修が行われています。そのため、最新のバージョンではマイナンバー制度への対応が完了されているか、もしくはオプション対応となっています。ただし、仮に現在使用している給与計算システムが最新バージョンでもマイナンバーに対応できていない場合は、新しくシステムの購入を検討する必要があります。

アウトソーシングを検討する

自社内での管理が難しい場合は、外部にアウトソーシングする方法もあります。従業員数の多い企業など、従業員一人ひとりのマイナンバーを管理しきれないということもあるでしょう。そういった場合には、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(番号法)」第10条で番号法の主旨に即した範囲内でマイナンバー制度に関わる事務の全部もしくは一部の委託、再委託が認められているため、アウトソーシングするのも良いでしょう。

給与計算業務の際はマイナンバーの取り扱いには注意しましょう

マイナンバーの取り扱いには万全の対策を取る必要があります。企業において、給与計算業務でのマイナンバーの取り扱いには細心の注意を払う必要があります。しかし自社内では対応できないといった場合も多いのが現状です。そういった場合には、管理業務を代行するサービスを利用したり、対応しているシステムを導入したりすることで対策を図ると良いでしょう。

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