今度こそ紙脱却。医療現場でできるペーパーレスとは

働き方改革や人材不足など、病院の就業環境が変化する中、高品質な医療サービスの提供を目的に、ICTを活用した院内業務プロセスの改善が求められています。その改善テーマのひとつとして挙げられているのが「ペーパーレス」です。

病院には、カルテ、問診票、処方箋、診療明細、同意書、入院申込書など、様々な紙文書(用紙)が存在します。さらに紹介予約制の病院では地域クリニックからの紹介状の確認が必要となり、患者様ごとに複数の紙文書による手続きが発生しています。

紙文書による運用は多くのコストを要します。それは、印刷紙や文書保管ファイルの購入コスト、プリンターのランニングコスト、保管ロッカーや設置スペースのコスト、紙文書の整理や閲覧作業に伴う人的コストなどです。

紙文書に記録される情報は医療サービスを提供するうえで欠かすことのできないものです。厚生労働省が取り組む医療分野の情報化の推進施策により、ICTを活用した院内ネットワークの構築や情報連携が加速していますが、同時にペーパーレス化も浸透しています。

この記事では、病院での紙文書管理の課題や対策、そしてペーパーレス化の取り組み方を解説します。

病院のペーパーレス化への取り組み例として、先ず電子カルテの導入が挙げられます。

病院では患者様の増加に比例してカルテが蓄積されていきます。紙のカルテによる運用課題は、紙文書の増加と共に情報の抽出に長時間を費やしてしまうことです。

電子カルテは、医師の診療記録（紙のカルテ）を電子化して保存・管理を行うシステムです。診療状況、検査結果、服用中の薬など様々な患者様情報をスタッフ間で共有し、チーム医療による高品質な医療サービスの提供を可能とするものですが、同時に紙のカルテのペーパーレス化を実現しています。

電子カルテは、紙文書よりも省スペースで莫大な量のデータを管理することができます。長年の保管に伴う記載情報の劣化を気にすることもありません。

病院の外来受付は、健康保険証や診察券の確認に加え、初診の患者様に問診票の記入をお願いしています。

問診票に記入された内容は、患者様の心身の状態や病歴などを把握して安全な医療行為を進めるために必要となる情報です。電子カルテを導入している病院であっても、問診票は患者様に手書きをお願いすることが一般的です。

問診票は、従来は紙カルテに貼り付ける管理が一般的でした。電子カルテを導入している病院では、問診票に記入された情報を電子カルテに転記したり、スキャンしたPDFファイルを電子カルテに紐づける運用が行われていますが、問診票は紙文書として別途ファイリングすることが必要となっています。

また、同じ病院で複数の診療科を受診する患者様には、診療科ごとの問診票を記入していただくこととなり、ファイリングする紙文書の増加に加えて患者様の情報管理が複雑化しています。

問診票を電子カルテに転記するときに注意すべき点として挙げられるのは、患者様が記入する文字の判別と、それに起因する誤入力です。

この課題を解消するのが、問診システムと電子カルテのデータ連携です。

WorkVisionが提供する「ARTERIAモバイルシステム」は、患者様が問診票をタブレット端末に直接入力するiPad対応のアプリケーションです。

一問一答形式のシンプルな画面展開であり、多言語対応のテキスト入力機能や音声入力機能を装備していることで、高齢者でも直感的に入力することが可能です。

入力された情報は、リアルタイムで電子カルテにデータ連携されます。問診票のペーパーレス化により転記やスキャンの作業がなくなると共に、問診情報を早期共有化することができます。

また、院内業務プロセスが効率化されることで患者様の待ち時間を短縮することができ、外来待合の3密を回避できます。これは新型コロナウイルス感染リスクの低減にも有効です。

ARTERIA®モバイルシステム

病院には検査の同意書など、患者様または代理人の直筆サインが必要な文書もあり、手術や入院を伴う場合は複数枚の文書へのサインが必要となります。

手書き署名された文書は、スキャンしたPDFファイルでの電子保存が可能ですが、原本は紙へのサインであることから、完全なペーパーレス化とはいえません。

このようなケースには「ARTERIAモバイルシステム」のPDF文書機能が有効です。これは、文書のイメージをタブレット端末に表示して、画面上で署名欄に直筆サインを行う機能です。

書類の内容確認後は、署名欄を画面上に拡大表示することもできるため、患者様は違和感なく利用することが可能です。

ペーパーレス化は、院内スタッフだけでなく患者様の協力も必要です。利用頻度が少ない特殊な文書は、ペーパーレス化を進めてもメリットを実感できないかもしれません。一気にすべての紙文書を対象とするのではなく、効果が見込める業務など、出来るところから取り組むことが重要です。

ARTERIA®モバイルシステム　PDF文書機能

良質な医療サービスを実現するためには、効率的なチーム医療の確立が大切です。

厚生労働省は、チーム医療とは「医療に従事する多種多様な医療スタッフが、各々の高い専門性を前提に、目的と情報を共有し、業務を分担しつつも互いに連携・補完し合い、患者の状況に的確に対応した医療を提供すること」であると纏めています。

ペーパーレス化を進めることは院内情報管理の効率化に繋がり、患者様の状況に的確に対応する医療サービスの提供に有効です。

WorkVisionは自社実践で蓄積されたノウハウを持ち、病院をはじめとする様々な業界のペーパーレス化をサポートしています。以下のお客様導入事例もぜひご覧ください。