電子承認ワークフロー機能を備えたシステム活用のメリット5つ！

電子承認ワークフロー機能とは

「電子承認ワークフロー」とは、経費が発生する企画の書類作成・申請・承認・会計処理などの業務を効率化するために作成した業務の流れ（ワークフロー）を自動化し、短時間で正確に処理する仕組みです。日々の業務の中で発生する定型業務のシステム化で、経費精算や契約内容の承認などの業務にかかる時間や手間を削減することができます。

電子承認ワークフロー機能を備えたシステム活用のメリット5つ

では、電子承認ワークフロー機能を備えたシステムには、どのようなメリットが有るのでしょうか。ここでは5つのメリットを紹介します。現在、承認業務を人の手で行っている場合は、システムの導入で業務効率や正確性を大幅に改善することができます。ここで紹介するメリットを理解して、ぜひシステムの導入を検討してみて下さい。

メリット1：承認スピードが向上する

システム活用によって得られる1つ目のメリットは、承認スピードが向上することです。従来の人の手による承認業務は、必要な情報の入力・書類のプリントアウト・従業員や担当者の押印・書類の提出・承認者の確認と押印などを、全てアナログで行っていました。しかし、システム化により、各申請は承認者に通知が届くなど、タイムリーな書類確認が可能となり、承認完了までのスピードが圧倒的に早くなります。

メリット2：書類の紛失防止

システム活用による2つ目のメリットは、書類の紛失防止です。電子承認システムでは、書類のプリントアウトが不要です。ペーパーレスで承認業務が完了し、申請した書類や承認済み書類の紛失リスクがなくなり、書類検索もシステムで容易に行えます。その結果、過去に承認された企画内容を再確認することも容易となり、時間の経過と共に曖昧となりがちな認識の齟齬も回避できます。

メリット3：プライバシーの保護になる

3つ目のメリットは、プライバシーの保護になることです。承認が必要になる内容には、休暇の取得理由や社内へ通達される前のプロジェクト内容など、プライバシーや秘匿性の高い内容も含まれます。従来の承認方法では、申請書類が承認者の卓上に長期間放置されることもありました。しかし、システムの導入により、申請内容が他者の目に触れるリスクを軽減でき、その内容を把握できるのは申請者本人と承認者のみとなります。

メリット4：申請書類の判断が容易

4つ目のメリットは、申請書類の判断が容易なことです。承認者が判断に必要な情報を全て画面上で確認できますので、承認すべきか否かを簡単に判断できます。また、未承認・承認済みの申請どちらも、誰が申請・確認・承認・却下したかの履歴をシステムで簡単に検索できます。却下されている場合は、その理由を確認することも可能です。

メリット5：印刷コストと書類整理の時間が削減される

5つ目のメリットは、ペーパーレス化により、印刷コストと申請書類の整理時間を削減できることです。システムを導入した場合、基本的にオフラインで書類を書くことはなくなり、全てシステム上（画面上）で業務が完了します。つまり、従来の承認フローのような、承認前・承認済みの書類をグループ分けしてファイルに保存するという、手間がかかる業務が全て自動化されるので、業務効率を大幅に改善できます。また、書類の保管スペースも削減できます。

電子承認ワークフロー機能を備えたシステムを導入しよう

この記事では電子承認ワークフロー機能を備えたシステムを導入することで得られる5つのメリットについて紹介しました。ワークフローを適用できる業務は「定型業務」です。定型業務は人が行うとミスが生じたり時間がかかってしまいますが、システムを導入すればミスが減り業務効率が改善されます。下記のページでは、WorkVisionが提供しているワークフローシステムや導入事例を紹介しています。業務効率化や生産性向上を考えている方は、ぜひ参考にしてください。