【新入社員向け】販売管理の基本知識とメリット3つ | システム化以前の販売管理業務の課題2つも紹介

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販売管理の基本知識

中堅企業では、企業規模の拡大と共に「販売管理」について社内の仕組みをより本格的に見直す必要が出てきます。ただ、それまで独自の方法で顧客管理や受注情報・契約内容の管理を行っていた場合、より効率的に販売管理を行おうとしても、自社でこれまで行ってきた管理方法が根付いているため、上手に管理体制を変更することが難しい場合があります。この記事では、販売管理システムを導入するメリットや具体的な業務フロー・克服すべき課題について紹介します。

マーケティングとの違い

販売管理は、仕入から取引先への代金請求までを滞りなく実施するための「内部統制」であり、マーケティングは「誰に・何を・どのように売るか」を考えることです。つまり、販売管理とは社内の事業運営の効率化を目指す取り組みであり、商品やお金の流れがスムーズになるように整えることです。一方でマーケティングとは、社内外にある見込み客や既存顧客の情報を収集・分析して、どうすればお客様に商品を買ってもらえるかを考える取り組みです。社内の仕組を構築するのか、お客様への売り方を考えるのかが、販売管理とマーケティングの違いです。

販売管理を行うメリット3つ

内部統制である販売管理を行うことにはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、企業が販売管理を実施することで得られる、特に大きな3つのメリットを紹介します。現在の仕組みにメリットを感じることの少ない経営者の方は、販売管理システムの再構築、あるいはリニューアルを検討してみて下さい。

販売管理を行うメリット1:お金の流れを見える化(可視化)できる

販売管理を実施することで、仕入から代金請求まで一元管理できるようになり、社内外のお金の流れを見える化(可視化)できます。販売管理とは、商品とお金の流れをスムーズにする取り組みで、システムの中でお金の流れが見える化(可視化)されます。また、自社の契約プランでリベート(代金の払い戻し・報奨金)を用いている場合には、販売管理システムに設定しておくことで、支払の漏れが発生するリスクも軽減できます。

販売管理を行うメリット2:業務の効率化が可能になる

お金と商品の流れが可視化されることによって、業務の効率化も可能となります。社内のサプライチェーンとそれにまつわるお金の流れが一元管理できれば、業務が滞っている箇所を瞬時に特定しその改善ができるため、売上につなげるための業務を効率的に見つけられます。また、販売管理の仕組みが出来上がることで、どこにどのような情報が管理されているかがシンプルになるため、必要な情報を社内で簡単に入手でき、業務の効率化へと繋がります。

販売管理を行うメリット3:各情報を一元管理できる

3つ目のメリットは、仕入から代金請求までの全ての商品の動きやお金の流れを、一元管理出来るようになることです。Web上で公開されているOSS(オープンソースソフトウェア)を利用して販売管理システムを開発すれば、ローコストで受注から在庫管理までを行うことができます。その他、ECサイトを運営している会社であれば、API機能を利用してAmazon様などのWebサービスと連携することで、オンラインの販売動向も社内の管理体制に組み込んでまとめて管理できるようになりますが、その場合大きなコストがかかることもあります。

販売管理の業務フロー

「販売管理」と聞くと、顧客との契約情報の管理や契約金額の管理といった「対お客様管理」のイメージを持たれる方もいると思います。販売管理は、受注管理・出荷管理・請求管理・仕入管理・在庫管理というフローで業務が構成されます。販売管理の業務フローを理解し、連携した業務を進めることは、業務効率化やコスト削減のためにも特に重要な取り組みと言えます。

  • 受注管理
  • 出荷管理
  • 請求管理
  • 仕入管理
  • 支払管理
  • 在庫管理

システム化以前の販売管理業務の課題

初めて販売管理システムを導入・実践する企業は、仕組みの構築と運用のためにどのような課題があったのでしょうか。ここでは、販売管理に取り組む企業が直面していた課題を紹介します。

システム化以前の販売管理業務の課題:業務が複雑化して非効率

販売管理業務を社内で本格的に導入する前は、人的ミスが発生することで管理業務が複雑化する課題があります。特に海外貿易によって外国企業から製品を輸入する企業や卸売業の場合は、請求書やメールの取引を取引先のフォーマットで行うこともあります。その場合に、誤字脱字や数字の入力ミスが発生することで、データが反映されなかったり、その情報を入力し直す必要が出たりなど、結果的に業務量などが増えてしまいます。

販売管理システム導入後の問題

販売管理は、システムを導入することが目的ではありません。導入した後に、業務を効率化することが本来の目的です。システム導入後に起こりうる問題点がいくつかあり、業務効率化に貢献できていない場合は、システムの運用見直し、または導入システムのリニューアルも視野に入れましょう。

販売管理システム導入後の問題1:自社に合っていない製品

自社に合っていないシステムを導入してしまうと、望んでいた効果が得られずシステムを使いこなせない恐れがあります。多機能であっても、使用しない機能が多いようだとシステム自体が重くなる場合があります。事前に自社の業務プロセスを整理して、課題の解決に対して適切なシステムを選びましょう。

販売管理システム導入後の問題2:既存システムとの連携不具合

企業経営には複数のシステムを併用している場合が多くあります。既存システムと販売管理システムとの連携が上手く行われていない場合は、同じ作業が発生し、人的ミスや業務量が増加する恐れがあります。状況の見える化(可視化)に時間がかかってしまうと、販売機会を逃すことも考えられます。より高い効果を得られるように、システム間のデータ連携を重視しましょう。

販売管理システム導入後の問題3:サポート体制が良くない

販売管理システムは止めてはいけないシステムであり、システムが止まることにより受注から出荷に至るまで幅広い業務に影響をきたす恐れがあります。大きな損害を避けるため、トラブルがあった場合に迅速に対応するサポートが期待できるベンダーを選定しましょう。

販売管理システム導入後の問題4:導入後の機能追加はハイコスト

導入前に要件定義が不明確である場合、導入した後に不足している機能を追加する必要があり、その場合大きなコストがかかります。また、追加機能のカスタマイズでシステムが複雑になり、システムの効果が減少する可能性があります。

販売管理の仕組みを理解しよう

この記事では社内の商品とお金の管理である「販売管理」について、メリットや導入前の克服すべき課題を紹介しました。WorkVisionの販売管理システムは会計システムと連動しており、より効率的な業務推進と経営改善に効果的です。下記のページから、サービス内容や導入事例についても是非ご一読下さい。

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