労働条件通知書の電子化は実際便利なの？気をつけるポイント3点

労働条件通知書は、2019年4月より電子化が可能となり、メール・FAXなどでも交付ができるようになりました。労働条件通知書は、これまでは書面での交付が義務付けられていました。しかし、頻繁に契約更新がある非正規雇用者に対しても書面での交付が必要で、企業にとっても労働者にとっても手間のかかるものでした。そこで、業務の効率化を図るために始められたのが、労働条件通知書の電子交付です。具体的にはFAX、eメール、メッセージの送受信が可能なSNSなどでの明示が認められました。

労働条件通知書の電子化で気をつけるべきポイントは、労働者本人の希望、他者の閲覧制限、印刷ができるようにすることの3つです。労働条件通知書は、書面であれFAX・メールといった電子文書であれ、その役割は変わりません。必要な労働条件を明記し、労働契約が開始される前に労働者と取り交わし、いつでも見られるようにしておく必要があります。メリットの多い電子化ですが、法令違反にならないよう以下のポイントを確認しておきましょう。

労働条件通知書の電子化で気をつけるポイントの1つ目は、労働者本人が希望していることが最低条件であることです。たとえば、家にFAXもない、メールを送受信できる情報機器もない労働者に対して、労働条件通知書を電子交付するわけにはいきません。また、そういった機器があったとしても、取り扱いに不慣れのため書面での交付を希望する場合には、従来通り書面で交付する必要があります。大多数は電子交付を希望すると思われますが、あくまで企業と労働者の双方の合意のもとでのみ電子交付ができるということに注意しましょう。

労働条件通知書の電子化で気をつけるポイントの2つ目は、労働者本人だけが見られるように対策をすることです。たとえば企業のクラウドサーバーに個人の労働条件通知書をアップロードし、自由に閲覧できるようにしたとします。そうすると、自分の労働条件を多くの社員に見られることになってしまいます。給与や労働条件など、他者に知られたくない情報もあるでしょう。また、アップロードしただけでは労働者が本当に閲覧・確認できたかが不確実で、後々のトラブルの原因となりかねません。メールなどで個別送付する場合にはそれほど問題になりませんが、クラウドサーバーにアップロードする場合は対象のファイルひとつひとつに個別のパスワードを設定するなど、労働者本人以外が閲覧できないように対策を講じましょう。

労働条件通知書の電子化で気をつけるポイントの3つ目は、紙で印刷できるように設定することです。電子交付された労働条件通知書を紙で印刷しようとした場合に、書面で発行されたものと同じ形式・レイアウトになることが望まれます。労働条件通知書をPDFファイルで添付すると確実でしょう。紙での印刷が難しくなるのは、メッセージアプリの本文に労働条件を細切れに記載するもの、一定期間を過ぎると削除されて閲覧できなくなるようなファイル形式などです。きちんと必要事項が明記された書面の形で、メールなどで送るのが分かりやすいでしょう。

企業が労働条件通知書の電子化をうまく活用するためには、雇用管理システムの導入がおすすめです。労働契約には、あらゆるデータ管理が必要です。労働者の個人情報や雇用契約書の内容管理、採用・不採用の通知など、管理しなければならないデータは膨大です。労働条件通知書のみ電子交付を進めても、他の面が追いついていなければ効果は薄いと言えます。雇用管理システムを導入し、雇用に関するデータを一括で管理することで、業務の効率化が図れるでしょう。

労働条件通知書の電子化を最大限に活用するには、労働者が自由にアクセス・ダウンロードできるようにすることをおすすめします。労働者一人ひとりにメールで送付していては、結局手間がかかってしまい、現実的ではありません。そこで、労働者が自分でアクセスし、必要に応じてダウンロードできるような環境を整えましょう。たとえば、企業のサーバにパスワードをかけて労働条件通知書のファイルをアップロードすれば、より効率的に交付が行えます。雇用管理システムの一部として取り入れてみましょう。

労働条件通知書の電子化をうまく利用すれば、煩雑な業務を減らし、より重要な業務にリソースをさけるようになります。今、あらゆる業務でIT化が進んでいます。従来の業務を見直し、より効率化できるものはないか探してみましょう。WorkVisionが提案する雇用管理システムでは、雇用契約に必要な個人情報を本人がスマートフォンから入力することで、自社書式の契約書をPDFで出力でき、契約書への捺印をWeb上で実現できます。このシステムは、日本の法律に精通した弁護士監修の電子契約サービス「クラウドサイン」を利用しています。「クラウドサイン」は、契約書をクラウド上にアップロードし、相手方が合意ボタンを押すだけで契約を締結することが可能です。