テレワークにも有効な電子決裁ワークフローとは？電子決裁ワークフローのメリット5つ

電子決裁ワークフローとは、従業員が作成した稟議書など、上司や役員による承認・決裁が必要な書類を、システム上に反映した決裁の流れ（ワークフロー）に準じて処理を行う仕組みのことです。従来のような書類を作成・プリントアウトして回付する決裁業務とは異なり、全てシステム内で完結できるため、紙代・インク代の削減につながる他、システムが持つ様々な機能から、決裁業務のスピードや正確性が大幅に向上し、意思決定を早めることができます。また、スマートフォンやタブレットでも申請や承認が可能なため、テレワークにも有効です。

決裁を行う前には、必ず承認業務が必要になります。そもそも、「承認」とは、直属の上司や上司の更に上役などによって稟議書が認められることで、「決裁」とは最終意思決定者（社長や社内で決裁権を与えられる管理職者）がその内容を認め、実行に移すことです。つまり、「決裁」と「承認」は「管理職者が稟議書の内容を認める」という意味では業務内容は変わらず、「誰が」認めているかで呼び名が変わります。電子決裁も電子承認も、多くのサービスでは1つのシステム上で完結することができます。

では、電子決裁ワークフローにはどのようなメリットが有るのでしょうか。ここでは、電子決裁の導入で得られる5つのメリットを紹介します。書類によるオフラインの承認・決裁を行っている企業は、業務効率・意思決定スピードの改善において大きなメリットが得られることを理解しましょう。

電子決裁ワークフロー導入による1つ目のメリットは、決裁処理がスムーズになることです。電子決裁では、部下がシステム上で承認・決裁を求める書類を作成すると、承認・決裁権限者のもとにはメールによる通知やシステム上にアラートが表示されます。権限を持つ管理職者はその通知を確認して決裁を行えば良いので、スムーズに業務を完結できます。また、決裁が完了次第、部下にも決裁された旨が即時通知されるので、従来のようにプリントアウトされた書類を1枚1枚確認・押印して、部下に通知する必要はありません。部下に通知する必要もなく、決裁が完了次第、部下にも決裁された旨が即時通知されるので、申請した企画をスムーズに進めることができます。

電子決裁ワークフロー導入による2つ目のメリットは、意思決定が迅速になることです。先述の通り、電子決裁ではメールへの通知や画面上にアラートが表示され次第すぐに決裁業務に入れるので、従来のように決裁者に稟議書が届くまでのタイムラグを無くすことができます。また、スマートフォンで確認もできるため、外出中でも決裁が可能です。

3つ目のメリットは、内部統制を強化できることです。電子決裁システムを導入する際は、各社の決裁のルールを明確に決めることになります。そのためそのルールに従ってシステムが構築されたり、自動処理が行われるようになります。「〇〇円以上が発生する経費申請の場合は役員の決裁が必要」など細かいルールを明確化することにもつながるので、決裁における内部統制が強化され、従業員が守るべきルールの明確化につながります。

4つ目のメリットは、様々なシーンで時短が図れることです。過去の稟議書を流用できるため、定期的な申請では改めて全ての項目を入力することなく申請を進めることが可能です。また、会計システムとのデータ連携では、会計システム向けの仕訳データが自動生成されるため、重複入力などの人的ミスがなくなり、経理部門の確認作業が短縮できます。さらに、ペーパーレス化により、従来プリントアウトしていた書類の保管に費やしていた時間はゼロとなります。

5つ目のメリットは、業務処理漏れの防止につながることです。プリントアウトした書類による決裁業務の場合、決裁者による書類の確認漏れ・記名や押印漏れが発生したり、何らかの理由で決裁が行われるまでに書類が紛失する可能性もあります。しかし、電子決裁では、稟議書作成・書類の申請・上司による承認・決裁までが、システム上で完結できます。また、それぞれのフロー上では、必要な業務が表示され、未完了の場合にはアラートが表示されるので、業務漏れ防止に繋がります。

この記事では、電子決裁ワークフロー導入によって得られる5つのメリットを紹介しました。従来の決裁フローに比べて、決裁業務の利便性・正確性・スピードどれをとっても、電子決裁の方が圧倒的に上回ります。現在の決裁業務に課題を感じる方は、ぜひ電子決裁ワークフローの導入を検討してください。また、下記のページでは、WorkVisionが提供するワークフローシステムの詳細や、導入事例を紹介しています。ワークフローによる決裁業務の他にも、交通費精算をAPI連携で効率化する提案も行っております。業務改善を考える方は、ぜひご一読下さい。