クラウド電子契約サービスを導入するメリット6選！導入の際にすべきこととは？

電子契約とは、電子データ上で契約者が電子署名をすることで、契約を有効にするものです。デジタル技術の進化や、インターネットなどの普及により、従来の紙と印鑑による契約書から、電子契約の実施が増えてきています。

この記事では、普及が進む電子契約についてのメリットや、導入の方法などを詳しくご紹介します。

従来は紙媒体の契約書を作成し、そこに契約者が直筆のサインをしたり、印鑑を押すことによって契約を有効にしてきました。

契約者は「契約書」という紙媒体に直接押印や記名をして、郵送や持参によって相互確認を行います。

電子契約は、電子データのやり取りで契約が進むため、パソコンやスマートフォンなどのデータを見るための端末さえあれば、インターネットを介していつでもどこでも契約が可能になります。

クラウドとは「クラウド・コンピューティング」のことで、インターネットを介してユーザーにサービスを提供することを言います。

「クラウド」は「雲」という意味です。インターネット上のサービスをクラウドと言うようになった理由は諸説あり、一説にはネットワークのことを雲の形で表すことが多かったからだと言われています。

クラウドは、契約済みになった電子書類を保存するときなどに役立ちます。

クラウド上では、メールサービスやホームページの閲覧など、さまざまなことができます。作成したデータを自分が使っているパソコンなどの端末の中に保管するのではなく、クラウド上の保管場所に置いておくことで、関係者との共有が簡単になる特長があります。

ここからは、クラウドを使った電子契約のさまざまなメリットについてご紹介します。

メリットの1つ目は、コストの削減が期待できることです。紙媒体での契約には、さまざまなコストがかかります。

例えば、契約書に必要な収入印紙代や、文章を作成して紙に印刷する印刷費、書類を送付する際の郵送費などがあります。しかし、電子契約ならこういう費用は省くことが可能です。

さらに、これらの工程にかかる人件費の削減も期待できるでしょう。

電子契約のメリット2つ目は、高いセキュリティ効果が期待できることです。

紙媒体の契約書は、人目に触れないよう保管場所を考えたり、鍵のかかる場所を準備したりといった配慮が必要です。

電子契約は、契約後のデータをクラウド上に保管することになるため、紛失や盗難のリスクは少なくなります。また、データを書き換えるとその履歴が残るため、不当なデータ改ざんのリスクも避けられるでしょう。

メリットの3つ目として、契約書の作成が簡単なことが挙げられます。今まで使ったことのない契約書が必要な場合でも、クラウド上にテンプレートがあればダウンロードして使うことができます。

必要に応じて修正するだけで利用でき、書類作成にかかる時間を大幅に短縮することができるでしょう。また、テンプレートを使えば、ひな形を見ながら自分で作成したり、細かくチェックしたりする必要がないため、時間の短縮にもつながります。

電子契約が取り交わされたあと、そのデータはクラウド上に保管されます。そのため、紙媒体のように契約書の原本を保管する場所が不要になります。契約が膨大な数になっても、クラウド上の容量を増やすことですぐに対応できるため、保管場所に困るということはなくなるでしょう。

書類保管のために倉庫などを借りる費用や、管理する人件費などの経費削減にもつながります。

契約の合意から締結までの時間が短縮できるのも、電子契約のメリットの1つです。電子契約であれば、双方が合意したらすぐにクラウド上のデータを使ってやり取りができ、スピード感をもって契約締結ができます。

紙媒体は契約が決まってから契約書を用意して内容を確認し、必要なところにサインや印鑑を押印し、双方の確認が終わって契約完了となるため、時間がかかります。

契約書は厳重な管理が必要になります。紛失などを防ぐためには必要なことですが、その分、気軽に見たり、探したりといったことが困難になる場合があります。

電子契約のデータは、クラウド上で管理されるため、検索することで確認や閲覧がすぐにできます。探したり整理したりする労力も必要ないでしょう。また、データのため、時間が経って書類が劣化することも防げます。

今まで紙媒体しか扱ったことがなく、インターネット環境が整っていない場合は、まずインターネット環境を整えるところから始めましょう。場合によっては、専門家の意見を聞きながら導入する必要があるかもしれません。

インターネット環境が整っていれば、次のステップに進むのはそう難しくはありません。ここから詳しくご紹介します。

まずは、インターネットのセキュリティ対策をしておくことです。インターネット上では、サイバー攻撃を仕掛けられる可能性があるため、しっかりとした対策が必要です。特にパスワードの管理は厳重に行いましょう。

クラウドのサーバーを攻撃されると、データが外部に漏れてしまうケースもあるため、しっかりとセキュリティ対策がされた、安心できるサービスを選択する必要があります。

電子契約をするためには、取引先にも対応をお願いする必要があります。自社での導入が進んでも取引先で導入できず、断念せざるを得ないケースもあるでしょう。

特に定期的に契約が発生するような場合には事前に通告し、導入がまだであれば電子契約のメリットを共有して、検討してもらうことになるでしょう。

一部の契約書には電子契約ができないものもあります。例えば「定期借地契約」「定期建物賃貸借契約」などが該当し、これらは書面によって契約する必要があります。

その一方で、電子契約が可能であるものも増えてきています。例えば、建設業法における工事の請負契約などでも電子契約が認可されています。契約の種類によって対応しているかどうかを、事前に確認することが大切です。

建設業法　第十九条｜e-Gov法令検索

借地借家法　第二十二条・第三十八条｜e-Gov法令検索

自社内でも従業員に対して、電子契約の導入や利用に関する説明を徹底する必要があります。これまでとの違いや変更点などを説明し、同意と協力を得ることが重要です。

人によってはデジタル化に抵抗を覚える可能性があります。研修や説明会への参加を促し、電子契約のメリットや注意点などを教育する必要があるでしょう。従業員と情報を共有することで、業務の効率化につながります。

電子契約サービスの導入を検討するなら、WorkVisionの提案する「クラウドサイン」がおすすめです。クラウドサインは、日本の法律に精通している弁護士が監修するサービスです。

ここからは、クラウドサインが選ばれる理由をご紹介します。導入を検討している場合は、参考にしてみてはいかがでしょうか。

テレワークとは場所や時間に縛られない働き方のことで、普及が急速に進んでいます。対外書類のみならず、押印が必要な社内の書類も電子化できることで、電子契約が利用される場面は大幅に増えています。

クラウドサインでは、電子契約サービスの署名機能を利用するときに、フォーム作成やフロー設定といった作業は必要ありません。書式の変更などにもすぐに対応できるため、デジタル機器の扱いに自信がなくても安心して使えるでしょう。

電子契約において、その契約の法的効力は信用できるものなのかどうか、気になる人も多いでしょう。クラウドサインは弁護士監修で、電子署名にも強力な暗号が施されています。また、シンプルで分かりやすい機能も特長です。

社外への対外的な契約だけではなく、社内での電子化にも対応できるため、テレワークやペーパーレスといった取り組みへの相性が良いことも特長として挙げられます。

通常紙媒体での契約には2週間以上かかることがありますが、クラウドサインを使えば、ワンクリックで手続きが進められ、最短2～3分で合意から締結まで進めることも可能です。

手続きのためにかかる時間や収入印紙にかかる費用など、コスト削減ができるのも魅力でしょう。また、本人宛てで届くメール内での合意によりコンプライアンスが実現できる点も魅力です。

クラウドサインが選ばれる理由は、顧客が求める実務に即したサービスを素早く提供する、対応力の高さにあるでしょう。

一例として、建設工事の請負契約電子化において、クラウドサインでは2018年1月に対応していますが、他のサービスでは2020年1月に対応しており、その対応スピードは約2年の差があります。

こうした顧客のニーズを把握し対応する力の差が、選ばれる理由でしょう。

この記事では、クラウド電子契約サービスを導入するメリットと、導入のためにすべきこと、おすすめの電子契約サービスのクラウドサインについて解説しました。

電子契約はコストの削減や業務の効率化など、さまざまなメリットがあります。今後ますます、オフィスの電子化やテレワークは普及していくことが考えられます。電子契約を上手に取り入れて、経営の効率化を目指しましょう。

WorkVisionのソリューションを使えば、経営の効率化が図れます。