オンライン会議を用いた商談方法の変化とは｜オンラインで商談を行うメリット7つ

新型コロナウイルスによるワークスタイルの変化とともに、多くの企業で取り入れられるようになりました。

WorkVisionが2020年6月に行った「生活スタイルの変化に関する2分間アンケート結果」のWeb商談の実施状況の調査では、「相手から提案されれば利用」と答えた人が41%、「自分から積極的に利用」と答えた人が9％でした。実際に多くの企業が導入しているようです。

従来の会議は会場を用意して、対面式で行うことが一般的でしたが、自粛期間中に多くの企業で在宅勤務が始まったことで、オンライン会議にシフトされました。そのオンライン会議ツールがオンライン商談に利用されています。

アンケート調査の「商談方法が非対面形式に変化していくと思いますか」という項目では、「変化していくと思う」と答えた人が30%、「どちらかというと変化していくと思う」が49%となり、会議・商談方法に対する意識が変化していっていることが顕著に現れました。

新型コロナウイルスによる情勢の変化によって、オンライン会議で商談を行う必要性が高くなっています。しかし、従来とは異なる非対面式のオンライン会議に疑念を抱く人が多いのも現状でしょう。

オンライン会議には、対面式では得られないような注目すべきメリットが多くあります。特にコスト面でのメリットが大きいため、会議関連のコストカットを目標としている企業であれば、本格的に取り入れる価値があるでしょう。

オンライン商談を実施することによって得られるメリットの1つ目は、営業活動を継続できることです。

例えば、新型コロナウイルスによる緊急事態宣言が発令されたときや、外での営業が不可能な状況でも、テレワークを行いながらオンライン会議を利用することで、営業を難なく続けることができます。

営業ができず経営悪化になる企業が多い中、オンライン会議で営業をしながら顧客を獲得することで、従業員も企業も安心して活動し続けることができるでしょう。

オンライン会議で商談をする場合、商談場所まで移動する必要がなくなるため、電車や車での移動時間を大幅にカットすることができます。

移動時間を大幅に短縮することで、他の業務に専念する時間が増えるため、効率アップも期待できるでしょう。

対面式の会議を社外で行うと、出張や訪問による交通費や宿泊費、会場費などがかかります。しかし、非対面式のオンライン会議では遠出する必要がないため、それらのコストを大幅に抑えることができます。

オンライン会議に切り替えることで、さまざまなコストを削減できるようになるため、コストカットを目標としている企業にとっては、大きなメリットとなるでしょう。

会議に限らず業務がオンラインに切り替わると、従業員同士が常にメッセージでやりとりをするようになることから、部下が抱える相談事などもテキストで可視化して上司に伝え易くなるでしょう。

その結果、コミュニケーションが円滑になり人材育成がしやすくなるメリットが得られます。また、オンライン商談による業務の効率化で、通常営業とは違う経験を積めることも、人材育成につながるでしょう。

オンライン会議は、場所や時間にとらわれず行えるため、商談相手との日程調整も対面に比べてスムーズにできるようになり、商談の頻度が高くなる可能性があります。

また、移動の時間などもなくなるため、対面式の会議よりも多くの会議数を1日でこなすことができるでしょう。

オンライン会議へ切り替えると、オンライン上で資料やデータを共有するため、紙媒体の書類が必要なくなり、ペーパーレス化を図ることができます。

その他にも、印刷のコストや書類を人数分まとめる時間なども、大幅にカットできるため多方面でのメリットが得られるでしょう。

非対面式のオンライン商談に切り替えることで、外に出る必要がなくなり、遠方にいる顧客に対しても営業活動ができるようになります。幅広い営業活動が見込めるようになるでしょう。

対面式にこだわると行動範囲が限られるため、幅広い営業活動をする機会を逃してしまうかもしれません。オンライン会議では、非対面式を逆手に取ったメリットが得られます。

オンライン会議には、非対面式会議ならではのデメリットもいくつか存在します。

特に、新しい会議スタイルに慣れない相手がいる場合や、ネット環境に問題がある場合は要注意です。会議の環境に響くようなデメリットには予め注意と対策をしておくことが必要になります。

オンライン会議をするうえで懸念されるデメリットと言えば、やはりオンライン会議に対応できない顧客への対処や理解でしょう。

例えば、慣れない非対面式のオンライン商談に応じてもらえない場合や、そもそもオンライン会議とは何かを説明しないといけない場合などがあります。オンライン会議を進める前に、オンラインによる商談に応じてもらえるか、確認が必要です。

オンライン会議はいつでもできる便利な商談方法ですが、相手の表情やその場の空気から伝わる雰囲気を察しにくいことから、伝えたいことが伝えられずにコミュニケーション不足に陥る可能性があります。

また、企業によっては対面による商談がなければ、対応や発注をしてもらえない可能性があります。

実際に「対面商談無しで業務ツールを発注することに対する抵抗感」についての調査では、「対面による商談がなければ不安」と答えた人が35%となり、オンライン会議に不安を抱いている人は少なからずいることが分かりました。

オンライン会議に欠かせないWi-Fiの電波が弱かったり速度が遅ければ、商談相手との会話に遅延が出たり、急に会議ツールが切れたりするなどのトラブルになりかねません。

このように、ネットの環境に左右されるのもオンライン会議のデメリットです。そして、Wi-Fiなどの周辺機器を見直したり新調するとなると、別のコストがかかってしまう可能性があります。

会議ツールを通して非対面式のオンライン会議を行うときは、会議をより円滑に進めるためのコツを意識すると良いでしょう。

意識するコツは、話し方やカメラの位置などの基本的な周辺環境から、オンラインの資料までさまざまです。ここでは4つご紹介します。

オンライン会議を始める前に、必ずカメラの位置の調節をしておきましょう。おすすめのカメラの位置は、自分の視線と同じ高さです。そうすることで、上から目線にならず相手に好印象を与えることができるでしょう。

事前にビデオ通話の要望がなくてもカメラを用意しておくと、相手が必要とするときに瞬時に対応することができるため、毎回カメラテストをしておきましょう。

オンライン会議ツールを通して話すと、普段は聞き取れるレベルの言葉も聞き取れないトラブルが発生することがあります。

聞き取れない度に聞き直すことは会議の進行にも、相手にとっても負担となるため、常にハキハキと喋ることを心掛けましょう。またハキハキと喋ることで、商談相手にも好印象を与えることができ、営業もより円滑に進むことが期待できるでしょう。

オンライン会議を、人がたくさんいる場所や外の音などが聞こえる場所で行うと、周辺の雑音を拾ってしまい、商談相手が集中できなくなってしまいます。

オンライン会議をするときは、必ず静かな場所で行いましょう。どうしても静かな場所が確保できないときは、ヘッドセットマイクを利用するなど、周囲の雑音を抑える工夫が必要です。

オンライン会議では資料の共有ができますが、事前に会議の資料をPDFファイルなどにして商談相手と共有しておくことが大切です。

特に資料がない場合でも、話し合いたい議題を前もって伝えておくと良いでしょう。そうすることで、相手も事前に会議内容を頭に入れておくことができ、商談を最初からスムーズに進めることができるようになります。

新型コロナウイルスの影響により、働き方から商談方法までオンライン化が進んでいます。

アンケート調査でも、この変化に対応している企業がいることが数字となって現れています。新型コロナウイルスが収束しても、オンライン会議はこれからの商談方法の1つとして加わる可能性があります。

オンライン化を進めるうえでは、WorkVisionのソリューションがおすすめです。さまざまな悩みを解決できるソリューションがあるため、参考にしてみてはいかがでしょうか。